Software für Gremien: mit einer zentralen Verwaltungslösung Zeit und Geld sparen
Software für Gremien
- 28.06.2024
Die Aufgaben von Gremien sind zeitintensiv und fehleranfällig
Gremien benötigen eine zentrale und gut strukturierte Ablage für alle relevanten Dokumente und Daten. Denn für viele Tätigkeiten müssen Protokolle, Berichte und Präsentationen korrekt erstellt und archiviert werden. Zum Datenmanagement gehört auch das Erheben und Speichern von Mitgliederdetails, Teilnehmerlisten sowie die Zuweisung von Rollen und Gruppenzugehörigkeiten. Diese Informationen sollten regelmäßig aktualisiert und auf Korrektheit geprüft werden. Die Verantwortlichen sind außerdem verpflichtet, die Sicherheit der Dokumente zu gewährleisten und sensible Informationen zu schützen. Dies erfordert geeignete Maßnahmen, um unbefugten Zugriff zu verhindern und die Integrität der Daten zu sichern.Ein dezentrales Management führt hier häufig zu einer schlechten Übersicht über die Organisationsstruktur und die Mitglieder, aber auch zu verpassten Fristen. Sitzungen müssen an Zeitpunkten stattfinden, an denen die betreffenden Personen verfügbar sind. Es ist empfehlenswert, potenzielle Teilnehmer nicht nur einzuladen, sondern auch an bevorstehende Sitzungen zu erinnern, um eine hohe Teilnehmerquote zu erreichen. Dazu müssen Rückmeldungen verwaltet und die Teilnahmeformen geklärt werden, zum Beispiel im Fall von hybriden oder virtuellen Sitzungen. Besonders bei überregionalen oder internationalen Gremien ist die Abstimmung von Beteiligten manchmal schwierig. Die Tagesordnung sollte zudem gut durchdacht sein, damit alle wichtigen Themen abgedeckt sind und die Sitzung produktiv verläuft. Dabei berücksichtigen und priorisieren Funktionsträger meist zahlreiche Punkte von verschiedenen Akteuren. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hilft eine leistungsstarke Softwarelösung, die alle Aspekte des Gremienmanagements abdeckt und den administrativen Aufwand reduziert.
ProMeta von infotraX: zentrale Software für Gremien
Eine innovative Softwarelösung für das Gremien- und Funktionsträger-Management sollte umfassende Funktionen anbieten, die alltägliche Prozesse vereinfachen und automatisieren. Das All-in-one-Tool ProMeta von infotraX vereint miteinander agierende Module an einem Ort. Besonders hervorzuheben ist die einfache Verwaltung von Gremien-Mitgliedern, Sitzungen und Dokumenten. Dazu kommen individuelle Konfigurationsmöglichkeiten. Rollen innerhalb eines Gremiums oder Arbeitskreises lassen sich frei definieren. Der Vorsitz, die Stellvertretung und andere Positionen können flexibel zugewiesen werden. Es ist außerdem möglich, die Gruppenzugehörigkeiten über eine Bestellzeit zu überwachen. Personen scheiden automatisch aus ihren Rollen aus, sobald das Bestelldatum erreicht ist, was eine manuelle Nachverfolgung überflüssig macht. Durch Verknüpfungen zu einzelnen Mandatsträgern kann jeder nachvollziehen, welche Positionen eine Person ausübt und in welchen Arbeitsgruppen sie tätig ist. Dank der umfassenden Archivierungsfunktionen lassen sich auch vergangene Besetzungen einfach simulieren. So gehen keine wichtigen Informationen verloren.Ein weiterer Vorteil von ProMeta ist die einfache und automatisierbare Kommunikation mit den Mitgliedern. Mit der integrierten Mailing-Funktion werden Rundmails gezielt an Empfängergruppen gesendet, basierend auf deren Rolle im Gremium. Funktionsträger können auch Vorlagen für wiederkehrende E-Mails und Platzhalter nutzen, um jedes einzelne Mitglied effektiv und persönlich anzusprechen. Der Nachrichtenversand unterstützt auch kundeneigene Mail-Server. Eine automatische Benachrichtigung informiert die Mitglieder über neue Dokumente, sobald diese verfügbar sind. Die Ablage von Präsentationen, Protokollen und anderen Unterlagen erfolgt automatisch im gremieninternen Datei-Manager. Das interne Sicherheitskonzept garantiert, dass nur berechtigte Personenkreise Zugriff haben. Die zentrale Ablage sorgt für eine klare Struktur und erleichtert die Verwaltung aller benötigten Unterlagen, sowohl während als auch nach den Sitzungen.
Sitzungen effizient planen, organisieren und durchführen
Sobald die Daten der Mitglieder vorliegen, können die Verantwortlichen über ProMeta Teilnehmerlisten und Namensschilder erstellen oder Protokollvorlagen generieren. Der Versand der Protokolle, Beschlüsse und Präsentationen kann nach der Sitzung zentral gesteuert werden. Für die Sitzungsnachbearbeitung ist die Übersicht insbesondere vorteilhaft, um die tatsächlichen Terminteilnahmen festzuhalten und auszuwerten. Das digitale Sitzungsmanagement ist damit eine wertvolle Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung der Gremienarbeit.
ProMeta bietet eine zentrale Software für Gremien und Funktionsträger. Die umfassenden Funktionen sorgen dafür, dass Sitzungen effizient und professionell ablaufen und alle relevanten Informationen transparent und griffbereit zur Verfügung stehen. Durch optimierte Kommunikationstools und das Dokumentenmanagement erleichtert ProMeta gremienbezogene Aufgaben ganzheitlich.
