Workation: So lassen sich beim Arbeiten am Urlaubsort Steuern sparen

Jeder Urlaub geht einmal zu Ende. Warum nicht vom Strand oder der Alm aus arbeiten? Immer mehr Unternehmen, darunter zahlreiche Dax-Konzerne, bieten ihren Mitarbeitern eine mobile Arbeitsphase aus dem Ausland an. Für viele Selbstständige gehört es dazu, auch im Urlaub den Kundenkontakt nicht abreißen zu lassen. Diese Verbindung von Arbeit und Urlaub wird auch Workation genannt. Während der klassische Urlaub ein Privatvergnügen ist, können bei einer Workation Steuern gespart werden. Doch das Finanzamt prüft genau. Wir erklären im Folgenden, warum diejenigen am meisten Steuern sparen, die als Team ans Meer oder in die Berge fahren oder die sich dort fortbilden lassen. Außerdem geht es um die Fragen, warum viele Unternehmen nur eine Workation von vier Wochen erlauben und warum man es unbedingt vermeiden sollte, regelmäßig Geschäfte vom Urlaubsort zu führen. Arbeitnehmer können Ausgaben, die ihnen im Zusammenhang mit ihrem Job entstehen, in der Steuererklärung angeben. Diese sogenannten Werbungskosten senken das zu versteuernde Einkommen und damit die Steuerlast. Pauschal zieht das Finanzamt immer 1230 Euro für Werbungskosten ab, wer höhere Aufwendungen hat, muss diese nachweisen. Wird von einem anderen Ort aus gearbeitet, entstehen oft höhere Kosten, doch nicht immer akzeptiert das Finanzamt einen Steuerabzug. Eine Workation geschieht in der Regel auf Initiative des Angestellten oder Selbstständigen. „Meist handelt es sich um eine Art Homeoffice-Tätigkeit, nur von einem anderen Ort aus“, erklärt Stefan Haubrich, Steuerexperte beim Software-Anbieter Wiso Steuer. „Hier erlaubt der Fiskus nur wenig Steuernachlässe“, dämpft er die Erwartungen. Für die Arbeit vom Hotelzimmer oder der Ferienwohnung aus können nicht die tatsächlichen Kosten, sondern lediglich die Homeoffice-Pauschale von sechs Euro pro Tag (max. 210 Tage pro Jahr) geltend gemacht werden. Hinzu kommen die 20 Euro für Telefon und Internet pro Monat, die auch im Homeoffice zu Hause angesetzt werden dürfen. „Wer vor Ort ein Co-Working-Space bezahlt, kann die Miete dafür von der Steuer absetzen und auch die Entfernungspauschale für die einfache Wegstrecke vom Hotel oder der Ferienwohnung dorthin“, weiß Haubrich. » Lesen Sie auch: Diese ungewöhnlichen Dinge können Sie von der Steuer absetzen Die Reisekosten, die Unterkunft sowie die Verpflegung seien laut Haubrich bei einer Workation zwar nicht absetzbar, aber dafür alles, was an Arbeitsmaterial für Arbeit am Urlaubsort angeschafft wird – zum Beispiel ein besserer Laptop, ein mobiler Drucker oder ein mobiler Router beziehungsweise Surfstick. Eine Einschränkung gibt es hier jedoch. Analog zu den Arbeitsmitteln zu Hause gilt: Wenn die private Nutzung unter 10 Prozent bleibt, können die Kosten voll angesetzt werden. Geht die private Nutzung jedoch darüber hinaus, ist das nur anteilig möglich. Auch eigene Kranken- oder Haftpflichtversicherungen, die speziell für die Workation abgeschlossen werden, können Angestellte als Werbungskosten eintragen. Selbstständige können die Kosten analog ebenfalls geltend machen, nur zählen sie bei ihnen als Betriebsausgaben. Es gibt jedoch ein Schlupfloch. Entscheidend für den Kostenabzug in der Steuererklärung ist, dass der Ortswechsel beruflich bedingt war. Das ist der Fall, wenn das ganze Unternehmen oder Team im Rahmen eines „Offsite“ vorübergehend in andere Gefilde zieht, um zu arbeiten oder sich weiterzubilden. Ein entsprechendes Seminar kann auch allein absolviert werden. Offsite und berufsbedingte Bildungsurlaube werden steuerrechtlich wie eine Dienstreise behandelt. Das bedeutet: „Die Steuerpflichtigen dürfen alle selbst getragenen Kosten wie die An- und Abreise, Unterkunft, etwaige Seminargebühren und eine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten geltend machen“, sagt Haubrich. Bei der Verpflegungspauschale lauert ein Fallstrick: „Sind in den Seminargebühren Mahlzeiten enthalten, muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden – um 20 Prozent für ein Frühstück oder je 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen“, sagt Haubrich. Bei Fortbildungen schaut das Finanzamt jedoch sehr genau hin, insbesondere, wenn die Bildungsreise ins Ausland ging. „Damit der Fiskus sich an den Kosten über eine Steuererstattung beteiligt, muss sie in einem objektiven Zusammenhang mit dem ausgeübten Beruf stehen und dazu dienen, die fachlichen Fähigkeiten und Kenntnisse zu erweitern“, sagt sagt Florian Fischer, Partner der Steuerberatung Fischer und Reimann. Ein Beispiel dafür sei ein Führungskräftecoaching. Einschränkungen gebe es laut Fischer, wenn die Bildungsmaßnahme eher privater Natur ist – etwa zur allgemeinen Persönlichkeitsentwicklung. » Lesen Sie auch: Ratgeber Steuererklärung 2024 – So holen Sie beim Fiskus das Maximum raus Auch Sprachkurse erkennt das Finanzamt häufig nur anteilig an. „Wer beispielsweise auf eigene Kosten Chinesisch lernt, um in China zu arbeiten, wird die Sprache dann auch nutzen, um sich dort im Alltag zurechtzufinden“, erläutert Daniela Karbe-Geßler, Steuerexpertin beim Bund der Steuerzahler. Alle, die sich zum Yogalehrer oder Mental Health Coach ausbilden lassen, müssen nachweisen, dass sie in diesem Bereich anschließend arbeiten wollen. Nur dann können die Aufwendungen als vorweggenommene Werbungskosten (Angestellte) beziehungsweise vorweggenommene Betriebsausgaben (Selbstständige) angesetzt werden. Bei Bildungsreisen lauert zudem ein Fallstrick: „Wird die Bildungsreise mit einem privaten Urlaub verknüpft, können die Steuervorteile schnell schrumpfen“, warnt Wiso-Experte Haubrich. Unterkunft und Verpflegung können für die Ferientage gar nicht angesetzt werden. Wer einen Tag Seminar mit drei Tagen Sightseeing verknüpft, kann zudem die An- und Abreisekosten nur anteilig geltend machen. Bei einer Woche Bildungsurlaub seien maximal fünf Tage Urlaub im Anschluss noch akzeptabel, erklärt Haubrich. Ist das Seminar nur halbtags, sollten sich die Freizeitaktivitäten am Nachmittag im Rahmen halten. Hier hilft ein Reisetagebuch, in dem die Vor- und Nachbereitungszeiten des Seminars enthalten sind, rät Steuerberater Fischer. Haubrich weist zudem auf eine Ausnahme hin: „Ordnet der Arbeitgeber die Weiterbildung beziehungsweise Dienstreise an, dann sind die An- und Abreisekosten immer absetzbar, auch wenn noch Freizeit drangehängt wird.“ Egal ob Dienstreise oder Workation, wer vom Ausland aus arbeitet, benötigt vom ersten Tag an von seinem Arbeitgeber eine sogenannte „A1-Bescheinigung“. Sie gilt als Nachweis, dass der Angestellte weiterhin in der deutschen Sozialversicherung ist. » Lesen Sie auch: Das droht beim heimlichen Arbeiten im Ausland Vor Beginn der Workation sollten Interessierte zudem die Besteuerungsvorschriften des Landes prüfen. „In der Regel müssen erst vor Ort Steuern gezahlt und eine Steuererklärung abgegeben werden, wenn man sich länger als 182 Tage dort aufhält“, sagt Haubrich. Viele Unternehmen beschränken die Workation-Dauer jedoch auf 30 Tage. Sie kalkulieren wie folgt: Theoretisch könnte der Arbeitnehmer jedes Wochenende sowie alle Urlaubs- und Feiertage ebenfalls in dem Land verbringen. Kommen noch ein paar Krankheitstage hinzu, sind die 182 Tage Aufenthalt auch mit nur 30 Tagen Workation schnell überschritten. Gewerbetreibende, Außendienstler oder Geschäftsführer können auch weit vor den 182 Tagen in die Steuerpflicht rutschen – nämlich dann, wenn sie (versehentlich) eine Betriebsstätte gründen. „Eine Betriebsstätte im Ausland kann entstehen, wenn ein Gewerbetreibender in einem anderen Land regelmäßig und über einen längeren Zeitraum hinweg eine betriebliche Tätigkeit ausübt“, erklärt Fischer. Das könne beispielsweise passieren, wenn ein Geschäftsführer regelmäßig in seine Ferienwohnung fliegt und von dort aus arbeitet. Sein Unternehmen wird dann steuerpflichtig im Ausland. Gewerbetreibende und Außendienstler, die von unterwegs ihre Kunden betreuen, gehen auf Nummer sicher, wenn sie Verträge erst nach ihrer Rückkehr unterschreiben. Mehr: Diese Punkte checkt das Finanzamt 2024 sehr genau Erstpublikation: 02.09.2024, 03:50 Uhr.