Prozessautomation: So gelingt die Umsetzung im Mittelstand ohne hohen Aufwand
Prozessautomation
- 01.07.2025
Manuelle Prozesse kosten bares Geld
Wenn Mitarbeiter täglich Stunden mit manueller Dateneingabe, wiederkehrenden Aufgaben und dem Wechsel zwischen isolierten Softwaretools verbringen, entsteht ein erheblicher wirtschaftlicher Schaden, der oft unbemerkt bleibt. Vertriebsmitarbeiter übertragen Leads händisch aus E-Mails ins CRM, das Backoffice kämpft mit Excel-Listen und in der Personalabteilung bleibt für strategische Aufgaben kaum Zeit. Allein durch diese Reibungsverluste gehen Unternehmen laut Studien wie der von McKinsey bis zu 30 Prozent ihrer operativen Effizienz verloren – Monat für Monat.In solchen Szenarien wächst der Wunsch nach Entlastung und Digitalisierung. Doch entsprechende Maßnahmen scheitern häufig an fehlenden Ressourcen und zu hoher Komplexität. Klassische IT-Beratung ist teuer, standardisierte Software oft zu unflexibel. Gesucht wird ein Partner, der individuelle Lösungen liefert, Bestehendes integriert und konkrete Resultate erzielt – ohne komplizierte Technik oder langwierige Projekte.
Prozessautomation: Lösung für den Mittelstand muss lediglich aktiviert werden
Mit prozessautomation.ai erhalten mittelständische Unternehmen einen Umsetzungspartner, der praxisnahe Prozessautomatisierung ohne überflüssige Komplexität ermöglicht – individuell, integriert und ergebnisorientiert. Der Dienstleister entwickelt individuell trainierte KI-Agenten und integriert sie in bestehende Systeme. Die virtuellen Assistenten werden exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens abgestimmt. Anstelle von Theoriemodellen oder vorgefertigten Tools entstehen hier maßgeschneiderte Automatisierungen für die Bereiche Vertrieb, HR, Marketing, Projektsteuerung und Backoffice.Die Besonderheit: prozessautomation.ai setzt nicht auf Ticketportale oder monatelange Workshops. Stattdessen läuft die Umsetzung pragmatisch, schnell und strukturiert. Ein Ansprechpartner, klare Kommunikationswege und sichtbare Ergebnisse prägen die Projekte. Erste Ergebnisse werden meist bereits innerhalb weniger Wochen erzielt.
Drei Hebel für maximale Effizienz
1. SaaS-Optimierung
Viele Unternehmen arbeiten mit mehreren cloudbasierten Softwarelösungen, nutzen deren Potenzial aber nur bruchstückhaft. Durch gezielte Auswahl, Integration und Automatisierung von Anwendungen wie LexOffice, Airtable oder Pipedrive entstehen schlanke Prozesse mit weniger manuellen Eingriffen – von der Buchhaltung bis zur Kundenkommunikation.
2. Workflow-Automatisierung
Wiederkehrende Abläufe wie Terminvereinbarungen, Onboarding-Prozesse oder der Angebotsversand lassen sich dauerhaft automatisieren. Somit laufen die Aufgaben im Hintergrund ab, Fehlerquellen werden reduziert und Mitarbeiter gewinnen Zeit für produktive Tätigkeiten.
3. KI-gestützte Prozessoptimierung
Der gezielte Einsatz von KI-Agenten beschleunigt Entscheidungsprozesse, verbessert die Servicequalität und stärkt die interne Kommunikation. Anstatt generischer Chatbots werden hier eigenständige Agenten entwickelt, die sich an individuelle Unternehmensprozesse anpassen.
Nachweisbare Entlastung durch gezielte Prozessautomation
Der Nutzen automatisierter Abläufe zeigt sich in der Praxis schnell: Unternehmen, die mit prozessautomation.ai zusammenarbeiten, berichten von deutlich reduzierten manuellen Aufgaben, effizienteren Abläufen und spürbarer Entlastung im Tagesgeschäft. In vielen Fällen lassen sich Prozesse mit geringem Aufwand digitalisieren – bei gleichbleibender Teamgröße und messbarer Produktivitätssteigerung.Mehrere Praxisbeispiele belegen den Mehrwert der Prozessautomation. Beim Agrarunternehmen BAT wurde beispielsweise der gesamte Recruiting-Prozess digitalisiert – inklusive Bewerberstrecken und Anbindung an das HR-System. Lisa-Marie Hohnsbehn, Leitung Personalmarketing, lobt die schnelle, strukturierte Umsetzung und die reibungslose Zusammenarbeit.
Die Lantzerath Group optimierte mit prozessautomation.ai ihre Bewerbungsprozesse über mehrere Standorte hinweg. Standortfilter, Funnel und Systemanbindungen sorgten für spürbare Entlastung im Tagesgeschäft. Es ergab sich ein Gewinn für alle Beteiligten, wie Evgenia Almai aus dem Personalwesen betont.
Auch im Autohaus Meyer wurde Automatisierung erfolgreich implementiert. Eine neue Website mit intelligenter Fahrzeugsuche, CRM-Schnittstelle und automatisierter Leadverteilung sorgte für eine messbare Effizienzsteigerung im Vertrieb. Laut der Marketingverantwortlichen Ann-Carolin Koschare gab es bereits nach kurzer Zeit spürbare Verbesserungen.
Umsetzung folgt einem bewährten Prozess
Die Zusammenarbeit mit prozessautomation.ai ist bewusst einfach gehalten. Im Erstgespräch werden individuelle Herausforderungen analysiert und Potenziale identifiziert. Anschließend folgt eine gezielte Prozessanalyse, bei der Zeitfresser und Automatisierungsmöglichkeiten klar benannt werden.Dann startet die Umsetzung: kundenspezifische KI-Agenten, individuell integrierte Automationen und klar dokumentierte Abläufe ersetzen manuelle Prozesse, ohne dass zusätzlicher IT-Aufwand im Unternehmen entsteht. Nach der Implementierung liegt der Fokus auf kontinuierlicher Verbesserung: Prozesse werden regelmäßig analysiert und bei Bedarf weiter optimiert.
