Automatisierung von Geschäftsprozessen: Es geht auch einfach und kostengünstig
Automatisierung von Geschäftsprozessen
- 01.07.2025
Viele Unternehmen schrecken vor komplexen Digitalisierungsprojekten zurück
Zahlreiche mittelständische Unternehmen kämpfen mit denselben strukturellen Problemen: Prozesse laufen zu langsam, Fachkräfte fehlen, Ressourcen werden durch manuelle Tätigkeiten gebunden und immer wieder schleichen sich Fehler in Routineabläufe ein. Dieser Umstand bremst das Wachstum und beeinträchtigt die Wettbewerbsfähigkeit. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist es möglich, diese Probleme maßgeblich zu entschärfen.Eine Zahl von IBM macht deutlich, wie groß das Potenzial ist: Rund 80 Prozent aller Prozesse im Mittelstand sind automatisierbar. Gleichzeitig verbessert Automatisierung die Qualität der Abläufe laut Gartner im Durchschnitt um 35 Prozent. Die Bereitschaft, entsprechende Maßnahmen umzusetzen, ist durchaus vorhanden. Aber ein Umbau der kompletten IT-Infrastruktur, hohe Investitionen oder komplexe Software-Projekte stoßen im Mittelstand oft auf Widerstand.
Mittelstand braucht Effizienz ohne IT-Großprojekte
Im Gegensatz zu klassischen Digitalisierungsansätzen geht es hier nicht um den Ersatz ganzer Tools oder Systemlandschaften. Stattdessen werden bestehende Anwendungen wie CRM, ERP, Buchhaltungs- und HR-Software über Schnittstellen intelligent vernetzt. Dies wiederum ermöglicht automatisierte Workflows, die sich in bestehende Umgebungen einfügen und umgehend dort entlasten, wo heute noch manuell gearbeitet wird.
Typische Einsatzfelder für die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind beispielsweise die folgenden:
- Angebotsentwürfe automatisch aus CRM- und ERP-Daten vorbereiten
- Eingangsrechnungen erfassen, zuordnen und zur Freigabe vorbereiten
- Leads passend verteilen und automatische Follow-up-Erinnerungen auslösen
- Onboarding-Aufgaben wie IT-Zugänge, Fristen und Unterlagen koordinieren
- Termine automatisiert abstimmen – mit Echtzeit-Verfügbarkeit und Kalenderabgleich
- Relevante Dokumente, Aufgaben und Anfragen automatisch bündeln und auffindbar machen
- Automatische Hinweisfunktion bei ungewöhnlichen Vorgängen – für mehr Entlastung im Arbeitsalltag
Drei Hebel sorgen für spürbare Entlastung
Die Philosophie des Beratungsdienstleisters lässt sich wie folgt skizzieren:
Erstens: Viele Unternehmen verfügen bereits über Software-Lösungen, die ihre Aufgaben theoretisch unterstützen könnten. In der Praxis bleibt jedoch viel Potenzial ungenutzt – sei es durch falsche Tools oder mangelnde Integration. Durch gezielte Analyse und Optimierung bestehender SaaS-Landschaften lassen sich hier erhebliche Effizienzreserven aktivieren.
Zweitens: Wiederkehrende Aufgaben zählen zu den größten Produktivitätsbremsen. Mit durchdachten Workflows, die über vorhandene Systeme hinweg greifen, lassen sich manuelle Eingriffe deutlich reduzieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Fehleranfälligkeit.
Drittens: Künstliche Intelligenz eröffnet zusätzliche Möglichkeiten, etwa bei der Priorisierung von Aufgaben, der Verarbeitung großer Datenmengen oder in der personalisierten Kundenansprache. Richtig eingesetzt, entlastet KI von Routinetätigkeiten, erkennt relevante Muster und sorgt für schnellere, fundierte Entscheidungen mit spürbarem Hebeleffekt auf den gesamten Ablauf.
Automatisierung von Geschäftsprozessen: Referenzen belegen den Mehrwert
Dass dieser Ansatz funktioniert, zeigt der Blick auf die bisherigen Projektergebnisse. In zahlreichen Unternehmen konnten manuelle Tätigkeiten um bis zu 50 Prozent reduziert werden. Gleichzeitig sanken die Betriebskosten um bis zu 30 Prozent – bei teils verdoppelter Produktivität. Besonders bemerkenswert ist dabei, dass diese Effekte nicht auf umfassenden Systemwechseln beruhen, sondern auf präzise abgestimmten Automatisierungslösungen, die sich an die realen Abläufe im Unternehmen anpassen.Rückmeldungen aus dem Markt bestätigen die Wirksamkeit des Konzepts. Lisa-Marie Hohnsbehn von der BAT Agrar GmbH & Co. KG hebt hervor, wie strukturiert und reaktionsschnell prozessautomatisierung.ai auch kurzfristige Anforderungen umsetzt. Besonders im Recruiting konnten Prozesse gestrafft und beschleunigt werden. Für Unternehmen, die im HR-Bereich mit hohem Tempo arbeiten müssen, ist das ein entscheidender Vorteil.
Evgenia Almai von der Lantzerath-Group betont die hohe Individualität der Lösungen, die das Team entwickelt. Die Fähigkeit, sich schnell auf neue Anforderungen einzustellen, sei besonders wertvoll – gerade in komplexen Unternehmensstrukturen, in denen Standardlösungen nicht weiterhelfen. Dass Automatisierung hier nicht starr, sondern flexibel und dynamisch gedacht wird, erweist sich als zentrales Erfolgskriterium.
