GWG-Grenze 2025: So sparen Unternehmer mit kleinen Anschaffungen Steuern

Fünf Jahre für ein Handy, acht Jahre für einen Teppich, elf Jahre für ein Klimagerät – das sind die üblichen Abschreibungsregeln (AfA) für Unternehmer und Selbstständige. Was sie heute kaufen, können sie also erst im Laufe vieler Jahre vollständig von der Steuer absetzen – so sehen es die sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums vor. Doch es gibt eine Ausnahme: wenn die Anschaffung nicht viel kostet. Sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) dürfen sofort im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgaben angesetzt werden. So sinkt im Anschaffungsjahr die Steuerlast deutlich stärker als bei der regulären Abschreibung. Und es gibt noch eine Zwischenlösung, bei der kleinere Anschaffungen gebündelt über fünf Jahre abgeschrieben werden. Lesen Sie im Folgenden, wie sich die drei Abschreibungsregeln hinsichtlich der Steuerersparnis unterscheiden, welche Auswirkungen sie haben und was Sie bei der Buchhaltung beachten müssen. Die alte Bundesregierung hatte geplant, die GWG-Grenzen anzuheben. Daraus wurde nichts. Darum gelten 2025 weiterhin die Grenzen von 2018. Als geringwertiges Wirtschaftsgut zählen alle beweglichen Anschaffungen, die einzeln maximal 800 Euro netto (952 Euro brutto, also mit Mehrwert- beziehungsweise Umsatzsteuer) kosten und längerfristig sowie eigenständig nutzbar sind. Es können auch gebrauchte Anschaffungen sein. Die Nettogrenze wurde eingeführt, weil Unternehmer in der Regel „die Vorsteuer ziehen“, also sich die Umsatzsteuer auf ihre Vorprodukte vom Finanzamt erstatten lassen. „Die Vorsteuer können Unternehmer auch auf GWG ziehen“, sagt Tino Keller, Chef von Accountable, Anbieter einer Steuer-App für Selbstständige. Bei einem Laptop, der im Laden 949 Euro kostet, holen sie sich also die Umsatzsteuer von rund 151 Euro zurück. Die verbliebenen 797 Euro netto für den Laptop setzen sie als GWG sofort als Betriebsausgabe ab. Kleinunternehmer dagegen ziehen keine Vorsteuer. Daher würden sie für denselben Laptop 949 Euro brutto als Betriebsausgaben sofort abschreiben. Sämtliche Wirtschaftsgüter eines Jahres mit einem Netto-Anschaffungswert zwischen 250,01 Euro und 1000 Euro können auch in einem Sammelposten zusammengefasst und anschließend über fünf Jahre abgeschrieben – unabhängig von ihrer tatsächlichen Nutzungsdauer. Wird ein Posten vor Ablauf der fünf Jahre verkauft oder geht kaputt, läuft die Abschreibung entsprechend weiter. Sobald sich ein Unternehmer in einem Jahr für einen Sammelposten entscheidet, ist eine Sofortabschreibung parallel nur noch für GWG bis 250 Euro möglich. Sammelposten lohnen beispielsweise, wenn in einem Jahr besonders viele kleinere Anschaffungen getätigt werden. Anstatt alle auf einen Schlag abzuschreiben, wird über die Poolabschreibung der Gewinn über fünf Jahre gleichmäßig reduziert. Eine Rechtsanwältin kauft für 400 Euro netto einen Kühlschrank sowie einen Besprechungstisch für 990 Euro netto mit vier Stühlen zu je 150 Euro netto. Folgende Abschreibungsmöglichkeiten hätte sie: 1) Sofortabschreibung der GWG: Den Kühlschrank und die Stühle könnte die Anwältin sofort als GWG abschreiben und den Tisch über 13 Jahre, wodurch sie im ersten Jahr 1000 Euro als Betriebsausgaben absetzen könnte und in den folgenden zwölf Jahren jeweils 76 Euro. Diese Variante verbessert sofort die Liquidität im Jahr der Anschaffung, da die Steuerlast größtmöglich sinkt. 2) Poolabschreibung für GWG: Da alle Anschaffungen jeweils unter 1000 Euro liegen, könnte sie daraus einen Sammelposten bilden und diesen über fünf Jahre abschreiben. Damit könnte sie über diesen Zeitraum 398 Euro pro Jahr absetzen. Der Steuerspareffekt pro Jahr ist geringer, dafür wird der Gewinn über mehrere Jahre geglättet. 3) Reguläre Abschreibung: Sie könnte die Anschaffungen über ihre jeweilige Nutzungsdauer von zehn Jahren (Kühlschrank) beziehungsweise 13 Jahren (Tisch und Stühle) abschreiben. Damit würde sie in den ersten zehn Jahren 162 Euro pro Jahr und in den folgenden drei Jahren 122 Euro pro Jahr absetzen. Hier ist der Steuerspareffekt pro Jahr am geringsten. Die GWG müssen für das Finanzamt in einem eigenen Verzeichnis aufgelistet werden, in dem die Anschaffungskosten und das Kaufdatum vermerkt sind. Liegt kein entsprechendes Verzeichnis vor, kann das Finanzamt die Sofortabschreibung streichen und die regulären Abschreibungszeiträume gemäß AfA-Tabellen heranziehen. Eine Ausnahme sind kleine Anschaffungen bis 250 Euro. Für diese gibt es keine besonderen Aufzeichnungspflichten. Im Gegensatz dazu müssen alle Anschaffungen, die über ihre reguläre Nutzungsdauer abgeschrieben werden, im sogenannten Anlagenverzeichnis aufgeführt werden. Dieses enthält den Anschaffungspreis, das Kaufdatum und die Wertentwicklung (Zu- und Abschreibung) des Wirtschaftsguts. Ist ein Gut vollständig abgeschrieben, bleibt es mit dem Restbuchwert, auch „Erinnerungswert“ genannt, von einem Euro im Anlageverzeichnis. „Einen solchen Erinnerungswert gibt es für GWG, die sofort oder über einen Sammelposten abgeschrieben werden, nicht“, erklärt Keller. Mehr: Diese ungewöhnlichen Dinge können Sie von der Steuer absetzen