Digitaler Helfer bei der Baustellendokumentation: Eine Software schafft Übersicht und sorgt für volle Nachvollziehbarkeit

Baustellendokumentation Software

12.07.2022
Redaktion Ad2.0

So wichtig ein lückenlos geführtes Bautagebuch ist, so aufwendig gestaltet sich diese Aufgabe in der Praxis. Deshalb setzen immer mehr Bauleiter, Architekten, Ingenieure und Handwerker bei der Baustellendokumentation auf Software, die ihre Arbeit vereinfacht und sie zugleich gegen eventuelle Haftungsforderungen absichert. Insbesondere die mobile Nutzung als Bautagebuch-App erweist sich dabei als echte Hilfe.

Warum eine Baustellendokumentation nicht nur für Bauleiter und Ingenieure sinnvoll ist

Baustellendokumentation mit einer Software Dutchview GmbH

Eventuelle Baumängel können selbst Jahre nach Abschluss der Bauarbeiten zu Haftungsforderungen führen, die nicht selten vor Gericht landen. Eine lückenlose Baustellendokumentation, die neben dem aktuellen Stand der Bauarbeiten auch sämtliche Mängel sowie alle anderen relevanten Daten in möglichst kurzen zeitlichen Abständen erfasst, ist deshalb ein wesentlicher Aspekt eines jeden Bauvorhabens.

Ob und inwiefern eine solche Baustellendokumentation verpflichtend ist, wird im Bauvertrag festgehalten; eine gesetzliche Verpflichtung besteht allerdings nicht. Eine Ausnahme stellen Architekten und Bauingenieure dar: Nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure gehört die Dokumentation des Baufortschritts, beispielsweise als Bautagebuch, zu ihren Grundleistungen. Da Architekten üblicherweise besonders hohe Ansprüche an die Ausführung der Bauarbeiten stellen, ist ein regelmäßig geführtes Tagebuch für diesen Berufsstand aber auch so eine mehr als sinnvolle Maßnahme.

Ein solches Bautagebuch enthält neben Einträgen zum Baufortschritt weitere relevante Aspekte des Bauvorhabens wie beispielsweise die am Bau beteiligten Unternehmen und Gewerke, die Anzahl der Mitarbeiter, Anweisungen der Bauleiter oder die Abnahmeprotokolle der fertiggestellten Abschnitte. Sollten zu einem späteren Zeitpunkt Mängel auftauchen, kann der Ablauf der Bauarbeiten so lückenlos rekonstruiert werden. Wer hingegen darauf verzichtet oder es mit der Beweisführung nicht allzu genau nimmt, muss bei strittigen Fragen allzu häufig mit langwierigen Gerichtsverfahren rechnen.

Bautagebuch als App: Die Baustellendokumentation wird digital

In der Praxis ging die Baustellendokumentation allerdings lange Zeit mit einem hohen Aufwand einher, weshalb diese wichtige Aufgabe nicht auf jedem Bau mit der gebotenen Gründlichkeit erledigt wurde. Die unübersichtliche Zettelwirtschaft sorgte zudem für jede Menge Chaos, in dem wichtige Informationen regelmäßig verlorengingen oder nachträglich verändert wurden. Die Zeiten, in denen man bei der Baudokumentation auf Stift und Papier oder Excel-Listen zurückgreifen musste, sind allerdings längst vorbei: Heute nutzen immer mehr Bauleiter, Architekten und Ingenieure spezielle Bautagebuch-Apps, die den Arbeitsaufwand und die Kosten einer Baustellendokumentation deutlich senken.

Digitale Baustellendokumentation – mit der Software von Ed Controls

Die Baustellen-App Ed Controls erlaubt es ihnen sogar, Mängelaufnahmen, aber auch Qualitätskontrollen, Inspektionen oder Einträge ins Bautagebuch noch vor Ort vorzunehmen. Statt zu Zettel und Stift zu greifen, brauchen sie für eine nachvollziehbare Baudokumentation nun nichts weiter als ein Smartphone oder ein Tablet. Auch die dazugehörigen Beweisfotos werden direkt über die App aufgenommen, sodass die komplette Baustellendokumentation zentral an einer Stelle erledigt werden kann. Dank Schnittstellen zu solchen Programmen wie Dropbox oder Sharepoint lassen sich Fotos und Dokumente über Ed Controls zudem ebenso einfach und ohne Medienbrüche importieren oder versenden. So können die Architekten, Bauleiter & Co. sogar mit Subunternehmen direkt kommunizieren und so zu einem effizienteren Ablauf der Bauarbeiten beitragen.

Der große Vorteil von Ed Controls: Statt vor Ort alles handschriftlich festzuhalten und die Daten später auf dem PC in eine Tabellensoftware zu übertragen, erledigt man mit der Baustellen App nun beides in einem Arbeitsschritt. Der zentrale Zugang zu allen relevanten Daten vereinfacht darüber hinaus die Kommunikation der am Bauprojekt beteiligten Parteien und sorgt dafür, dass sie jederzeit über den Fortschritt der Bauarbeiten auf dem Laufenden bleiben.

Schnellere Bearbeitung dank einfacher Kommunikation

Wer möchte, kann die Status-Updates sogar automatisiert per E-Mail versenden – beispielsweise als PDF-Export. Aber auch Aufgaben wie beispielsweise die Beseitigung von Mängeln können dank des integrierten Ticket-Systems problemlos an die zuständigen Stellen delegiert werden, die anschließend direkt mit ihrer Arbeit beginnen können. Zugleich sehen alle Stakeholder so auf einen Blick, welche Arbeiten noch anstehen, wie weit sie fortgeschritten sind und wer für ihre Umsetzung zuständig ist. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern hilft auch dabei, Missverständnisse sowie Lücken in der Baustellendokumentation zu vermeiden. Strittige Fragen oder Haftungsforderungen, die häufig in gerichtlichen Auseinandersetzungen münden, können so von Anfang an ausgeschlossen werden.

Da Ed Controls in europäischen Datenzentren gespeichert wird und die Anforderungen der DSGVO voll erfüllt, bleiben die Nutzer der Bautagebuch-Software aber auch beim Thema Datenschutz auf der rechtlich sicheren Seite.

Einige Features der Bau-App im Überblick

• Mängelmanagement

• Automatisch erstellte Prüfberichte

• Definition der Gewerke

• Kann on- und offline verwendet werden

• Datenspeicherung in europäischen Datenzentren

• Offene Schnittstelle zu anderen Systemen

• Ständige Datenverfügbarkeit dank Speicherung in der Cloud

Hier geht's zum Shop von Ed Controls.

Dank Baustellen-App sind sämtliche Daten jederzeit abrufbar

Damit Ed Controls im Unternehmen vom ersten Tag an Mehrwert schafft, achteten die Entwickler auf eine intuitive Bedienung ohne lange Einarbeitungszeiten. Deshalb verzichtete man auch auf ausgefallene Funktionen, die im praktischen Alltag der Ingenieure, Bauleiter, Architekten und Handwerker schlicht keine Anwendung finden.

Das digitale Bautagebuch erweist sich aber auch bei der Visualisierung von Bauplänen und Bauteilen als äußerst anschaulich – so kann man in der Baustellen-App alle Stockwerke eines Gebäudes einsehen, für mehr Übersicht näher heranzoomen oder den Plänen DIN-Symbole und Piktogramme hinzufügen. Das Add-on "Locator" ermöglicht es den Nutzern der Software für die Baustellendokumentation sogar, Baupläne mit GPS-Positionen zu verknüpfen. Gerade bei größeren Infrastrukturprojekten sorgt dies für mehr Übersicht.

Ed Controls unterstützt die Verantwortlichen allerdings nicht nur beim Mängelmanagement: Abnahmekontrollen, Checklisten sowie Bautagebücher gelingen dank der integrierten Audits von Ed Controls ebenso mühelos. Wer möchte, kann sogar Vorlagen für die Protokolle-Checklisten erstellen und den damit verbundenen Aufwand noch weiter reduzieren.

Bei der Baustellendokumentation ist die Software auch offline ein nützliches Tool

Da es sich bei Ed Controls um eine cloudbasierte Lösung handelt, sind sämtliche Daten jederzeit zugänglich. Dank der Möglichkeit, Bibliotheken zu erstellen und sie mit Dokumenten, Verträgen, Zeichnungen & Co. zu füllen, braucht es für den Zugriff auf diese Daten nicht einmal eine Internetverbindung.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil digitaler Lösungen besteht in der Möglichkeit, die Vielzahl der erfassten Daten auszuwerten und zur weiteren Optimierung der Arbeitsabläufe zu nutzen. Ed Controls bildet dabei keine Ausnahme: Der Fortschritt auf der Baustelle wird nicht nur in Echtzeit erfasst und nahezu ebenso schnell an alle Stakeholder kommuniziert, sondern kann mithilfe der Desktop-Version auch in aller Ruhe in nützliche Statistiken umgewandelt werden. Das erlaubt eine genaue Bewertung der Qualität der erbrachten Leistungen und liefert den Verantwortlichen zugleich wichtige Erkenntnisse, die sie bei ihrem nächsten Projekt direkt in der Praxis umsetzen können.

Case Study: Digitale Baudokumentation im Brandschutz

Die Vorteile der Bautagebuch-Software von Ed Controls

• Intuitive Bedienung auf Handys, Tablets oder PCs

• Alle wichtigen Daten und Informationen an einem Ort

• Die lückenlose Dokumentation schafft Rechtssicherheit

• Mehr Effizienz dank einer nahtlosen Kommunikation

• Nützliche Statistiken für kontinuierliche Optimierungen

Auch Architekten schwören auf den Einsatz der Bautagebuch-Software

Architekten gehören ohne Zweifel zu den Berufsgruppen, die von einer Baustellendokumentation mit einer Software ganz besonders profitieren. Dies liegt zum einen daran, dass das Führen eines Bautagebuchs nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) für sie verpflichtend ist, und zum anderen an den Ansprüchen, die sie selbst an die Bauleistung stellen. Während die meisten Bauunternehmen vor allem die Kosten im Blick behalten, geht es den Architekten bei der Ausführung der Bauleistungen in erster Linie um die Qualität.

Dieses Selbstverständnis formt wiederum die Erwartungshaltung der Auftraggeber, die nicht nur die ordnungsgemäße Umsetzung der Baumaßnahmen erwarten, sondern auch solche Aspekte wie die Ästhetik oder die Möglichkeit einer nachhaltigen Nutzung des Bauwerks in ihre Beurteilung einbeziehen. Mit dem Anspruch wachsen aber auch die Anforderungen an das Bautagebuch, was dazu führen kann, dass den einzelnen Dokumentationsschritten zu wenig Beachtung geschenkt wird oder sie schlicht ausgelagert werden. Ed Controls macht die Baustellendokumentation allerdings so schnell und einfach, dass Architekten die volle Kontrolle behalten können, ohne dafür Abstriche bei der Genauigkeit machen zu müssen.