Chatbots und Datenschutz: Sicherer Einsatz von generativer KI im Unternehmen

Chatbots und Datenschutz

09.09.2024
Mirijam Annina Merkoffer

Die Künstliche Intelligenz ist ein Thema, das derzeit in allen Medien präsent ist. Denn die generative KI hat in den vergangenen Monaten einen beeindruckenden Sprung gemacht und ist mittlerweile aus vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Dennoch ist sie umstritten, denn einerseits birgt sie große Chancen, andererseits aber auch potenzielle Gefahren. Deren Art und Ausprägung ist bislang nur schwer abzuschätzen und für Unternehmen stehen dabei vor allem Datenschutzbedenken im Vordergrund. Schließlich müssen sie auch beim Einsatz von generativer KI die gültigen Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO einhalten, um keine empfindlichen Strafen zu riskieren. Die Frage, wie sich Chatbots und Datenschutz vereinen lassen, muss daher vor der Einführung Künstlicher Intelligenz im Unternehmen zwingend beantwortet werden.

Warum die Datenschutzfrage für jedes Unternehmen relevant ist

Chatbots und Datenschutz: Generative KI sicher einsetzen — Vorteile von Business GPT Telekom MMS 2024

Fakt ist: Ausnahmslos jedes Unternehmen muss sich spätestens jetzt mit den Themen Künstliche Intelligenz und Datenschutz auseinandersetzen. Das gilt selbst, wenn noch keine KI im Arbeitsalltag genutzt wird und keine entsprechende Einführung geplant ist. Denn nicht immer ist die Nutzung von generativen KI-Chatbots für den Arbeitgeber transparent, wie eine Studie von Bitkom erst kürzlich ergeben hat. Demnach haben 34 Prozent der Deutschen bereits entsprechende KI-Tools genutzt, und zwar nicht nur für private Zwecke.

Etwa die Hälfte der ChatGPT-Nutzenden hat den Chatbot bereits auch beruflich eingesetzt und bei 17 Prozent wusste der Arbeitgeber darüber nicht Bescheid. Dies ist äußerst interessant, denn es macht klare Regeln zum Umgang mit Künstlicher Intelligenz und Datenschutz auch für Unternehmen relevant, die generative KI nicht direkt einsetzen. Fast 30 Prozent der Erwerbstätigen wünschen sich solche Regeln sogar, damit sie ihnen im Arbeitsalltag als Orientierung dienen. Stichwort: Rechtssicherheit.

Diese Mitarbeitenden, die als Vorreiter dienen und die Chancen im Einsatz von generativer KI zur Produktivitätssteigerung erkennen, werden auch als Secret Cyborgs bezeichnet. Sie können einen großen Mehrwert für das Unternehmen generieren, aber auch ein Risiko darstellen, falls es an den soeben erwähnten Regeln fehlt. Die "Schatten-IT" birgt somit die Gefahr, dass sensible Unternehmensdaten in öffentlich zugängliche Datenpools gelangen und von der Künstlichen Intelligenz verbreitet werden. Potenzielle Folgen sind Datenschutzverletzungen oder Sicherheitsrisiken mit all ihren Konsequenzen, die für Unternehmen sogar existenzgefährdend werden können. Ziel sollte daher sein, dass alle Tools, die genutzt werden, den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen.

Chatbots und Datenschutz erfordern klare Richtlinien

Unternehmen müssen heutzutage demnach klare Richtlinien und Governance-Mechanismen für den Einsatz von generativer KI am Arbeitsplatz entwickeln sowie implementieren. Ziel sollte dabei einerseits die Rechtssicherheit sein, andererseits ein Zugewinn an Effizienz bei den Geschäftsprozessen. Zudem gilt es, vertrauliche Informationen sowie persönliche Daten jederzeit zu schützen. Wie das gelingen kann, zeigt der Fall UKA. Der Energieparkentwickler plant, baut, betreibt und verkauft Wind- sowie Photovoltaikparks in Deutschland sowie international. Das Unternehmen war der erste Kunde des Produkts Business GPT von Deutsche Telekom MMS.

UKA setzt also mittlerweile auch generative Künstliche Intelligenz in Form eines eigenen internen Chatbots ein. So kann der virtuelle Assistent auf Basis der GPT-Sprachmodelle von OpenAI zeitintensive Prozesse erleichtern sowie beschleunigen, ohne den Datenschutz zu gefährden. Eine solche datenschutzkonforme Integration von Chatbots in bestehende Unternehmenssysteme bietet zahlreiche Vorteile:

• Sie fördert eine innovationsfreundliche Kultur,
• steigert die Effizienz der Mitarbeitenden in bestimmten Arbeitsprozessen sowie des Unternehmens im Gesamten,
• verbessert die Benutzererfahrung,
• sorgt für mehr Konsistenz in der Kommunikation und
• maximale Transparenz bei der Nutzung.

Zudem bieten gut integrierte Chatbots maximale Flexibilität und Skalierbarkeit, um sich an wachsende oder sich verändernde Geschäftsprozesse anzupassen – sich sozusagen mit dem Unternehmen zu entwickeln.

Chancen durch LLM-basierte Chatbots für Unternehmen

LLM-basierte Chatbots als SaaS-Lösung für unternehmensinterne Anwendungsfälle zu nutzen anstelle von freizugänglichen KI-Tools, bietet neben dem Datenschutz aber noch weitere Vorteile. Sie können anhand von unternehmensspezifischen Trainingsdaten aus Datenbanken und Dokumenten lernen und bringen ein generisches sowie umfassendes Modell mit sich, um die Interpretation von Anfragen ohne erneutes Training zu ermöglichen. Daraus ergeben sich vielfältige Use Cases für Business GPT, wie zum Beispiel im

• Kundenservice,
• internen Support,
• Marketing und Vertrieb,
• Training und der Entwicklung,
• Produktmanagement,
• Recruiting und der HR,
• Berichtswesen und der Datenanalyse,
• Projektmanagement.

So kann eine größere Kundenzufriedenheit erreicht werden, Mitarbeitende werden entlastet und die Conversion Rates in Marketing- und Sales-Prozessen gesteigert – um nur einige von vielen Chancen durch den Einsatz sicherer generativer KI im Unternehmen zu nennen. Deshalb lohnt es sich, nicht nur die Frage zu stellen, wie die Schatten-IT minimiert werden kann. Ebenso wichtig ist es, die Vorteile von internen Chatbots zu erkennen und zu klären, wie diese beispielsweise durch Lösungen wie Business GPT optimal sowie sicher eingesetzt werden können.