anny, die Desk-Sharing-App für flexibles Arbeiten

Desk Sharing App

10.01.2024
Irina Brüning

Tag für Tag am gleichen Platz in der Firma – so sieht die Arbeitsrealität für immer weniger Menschen aus. An die Stelle alter Konzepte sind hybride Modelle getreten. Um Abläufe zu vereinfachen und zu optimieren, empfiehlt sich die Nutzung von Desk-Sharing-Apps. Diese müssen nutzerfreundlich sein, um sich durchzusetzen.

Büros im Wandel

An dem Phänomen „New Work“ ist in den vergangenen Jahren kaum jemand vorbeigekommen. Kurz gesagt verbirgt sich dahinter eine neue Möglichkeit, um Arbeit und Privatleben besser zu vereinen. Die vorübergehende Verpflichtung, zwecks Eindämmung der Corona-Pandemie Bürotätigkeiten von zu Hause zu erledigen, machte vielen das Arbeiten im Homeoffice schmackhaft. Daneben verändert auch die zunehmende Digitalisierung die Gegebenheiten. Auf die Frage, was einen Arbeitsplatz ausmacht und wo er sich befinden kann, gibt es längst nicht mehr nur eine Antwort. Hybrides Arbeiten schenkt Mitarbeitenden Zeit, da sie den Weg in die Firma nicht jeden Tag zurücklegen müssen, und macht Unternehmen für Talente attraktiver. Damit die Umstellung auf neue Modelle klappt, braucht es eine gute Kommunikation von Anfang an und ausreichend Möglichkeiten, dauerhaft miteinander in Kontakt zu bleiben.

Um die Organisation zu vereinfachen und Ressourcen sowie Services übersichtlich zu verwalten, ist die Nutzung eines Managementsystems für die Arbeitsplatzbuchung sinnvoll. Wann ist wer an welchem Ort und benötigt welchen Sitzplatz oder Raum? Diese Fragen sollten sich möglichst mit einem kurzen Blick klären lassen. Ziel ist ein Büro, das sich selbst organisiert. Zweckmäßigkeit darf jedoch nicht zu Lasten der Nutzerfreundlichkeit gehen, damit das System von den Mitarbeitenden auch angenommen wird. Mit der Mission, eine allumfassende digitale Lösung zu kreieren, wurde 2020 das Start-up anny gegründet. Sie kam gerade zur rechten Zeit und befindet sich daher seit der Gründung permanent im Aufwind.

Eine vielseitige Desk-Sharing-App

anny ist mehr als nur ein Buchungssystem. Es handelt sich um eine Lösung, die unterschiedliche Funktionen kombiniert, um den Arbeitsalltag zu revolutionieren. Die mühselige Koordination von Terminen am Telefon oder per Nachricht und die Organisation von Kapazitäten in Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an. Die Arbeitswoche ist mit wenigen Klicks planbar: Benötigte Räume und Parkplätze können einfach ausgewählt werden. Wo sitzt die Lieblingskollegin? Ihr Avatar verrät es. Wer bevorzugt mit einer bestimmten Person zusammenarbeiten möchte, kann sie im Wochenplaner favorisieren und sich mit ihr abstimmen. Konferenzräume lassen sich für frei wählbare Zeitfenster buchen.

Die Kartenfunktion zeigt genau, wie die Räumlichkeiten aussehen und welche Plätze noch frei sind. Maßstabsgetreue Darstellungen auf realen Karten schaffen eine Verbindung zwischen der digitalen und der analogen Welt. Unternehmen können im Echtzeit-Dashboard jederzeit nachvollziehen, wie stark einzelne Räume oder Standorte ausgelastet sind. Auf diese Weise lässt sich ermitteln, wie viele Arbeitsplätze in der Firma tatsächlich benötigt werden. Die Buchung ist mit der anny-App übrigens auch von unterwegs über das Handy möglich, Push-Benachrichtigungen erleichtern ein schnelles Einchecken. Extrem praktisch ist auch die Display-App für die Raumbelegung: Tablets können als Raumdisplay eingesetzt werden, um anzuzeigen, zu welchen Zeiten ein Raum noch verfügbar ist.

Funktionen entdecken

Erweiterung liebgewordener Anwendungen

Wer von einem neuen Tool hört, reagiert häufig mit der Befürchtung, sich radikal umgewöhnen zu müssen. „Bis jetzt ging es doch auch!“ Es wird künftig noch besser gehen – mit anny und den zahlreichen Integrationen. In Teams, deren Mitglieder sich nicht alle am gleichen Ort befinden, ist die gleichnamige App sehr beliebt, die Chats, Anrufe und den Zugriff auf gemeinsame Dokumente ermöglicht. Microsoft Teams harmoniert perfekt mit dem Wochenplaner von anny, ohne dass die gewohnte Umgebung verlassen werden muss. Gemeinsame Planung innerhalb der Gruppe war noch nie so einfach!

Zuletzt ist ein Add-in für Outlook hinzukommen, über das Mitarbeitende Ressourcen direkt buchen können. So entsteht eine Zwei-Wege-Synchronisation zwischen anny und einem Kalender bei Microsoft365, das Add-in fügt sich nahtlos ein. Bei der Raumbuchung lassen sich Zusatzregeln oder Formulare auswählen.

anny erfüllt die Anforderungen aller Interessengruppen im Unternehmen. Mitarbeitende schätzen die vielfältigen Möglichkeiten und die intuitive Bedienung, die ihnen Raum zum Ausprobieren gibt. Die IT-Abteilung freut sich über die Skalierbarkeit und Flexibilität der All-in-one-Lösung. Sowohl der Betriebsrat als auch die Zuständigen für den Datenschutz machen sich bei Neuerungen vor allem Gedanken über die Sicherheit. anny kann alle Bedenken schnell zerstreuen: Die Anwendung ist DSGVO-konform, es werden nur zwingend notwendige Daten erhoben und in Deutschland gespeichert, ein Incognito-Modus ist vorhanden.