Mit Digital-Workplace-Management-Tool Anreize für mehr Bürozeit und weniger Homeoffice bieten

Digital Workplace Management Tool

11.01.2024
Sabine Moering

Corona hat dem Arbeiten im Homeoffice einen massiven Aufschwung verliehen. Die meisten Unternehmen bieten dadurch heute zumindest auch teilweise Homeoffice an. Zugleich möchten sie ihre Mitarbeitenden aber motivieren, wieder mehr vor Ort im Büro zu arbeiten. Das erfordert innovative Lösungen – und auch Veränderungen im Arbeitsumfeld Büro. Unternehmen, die zukünftig auf Desk Sharing umstellen und hybride Lösungen anbieten möchten, brauchen ein Digital-Workplace-Management-Tool, um die Arbeitsplätze täglich zu planen, im Überblick zu behalten und zu verwalten.

Warum braucht es ein Digital-Workplace-Management-Tool ?

Unternehmen, die sowohl mit Arbeitsplätzen im Büro als auch mit Homeoffice-Angeboten arbeiten, könnten das theoretisch auch ohne Software. Manch ein Unternehmen vereinbart mit den Mitarbeitenden feste Tage fürs Homeoffice, manch ein Unternehmen stellt die Arbeitsform frei mit beispielsweise zwei Präsenztagen pro Woche. Das geht alles auch ohne Tool. Jedoch: Unternehmen fehlt in diesem Fall ein statistischer Überblick über das Arbeitsverhalten seiner Mitarbeitenden – genauso wie der Überblick über mögliche Veränderungen im Zeitverlauf. Es gehen wichtige Erkenntnisse verloren – und auch die Mitarbeitenden selbst wissen nie, wen sie an diesem Tag im Büro antreffen oder nicht. Gerade für die Arbeit in Teams oder Projektgruppen ist das ungünstig.

Spätestens, wenn ein Unternehmen Desk Sharing anbieten möchte, braucht es Planung und den Überblick darüber, wann welche Plätze noch frei sind. Eine schlichte Software-Lösung für das Problem sind Buchungstools; über diese können Mitarbeitende von zuhause aus einen Schreibtisch im Büro buchen, sodass es bei der Arbeitsplatzbelegung nicht zu Überschneidungen kommt. Es gibt aber auch Softwares, die über das reine Buchen hinausgehen und viel mehr Management-Tools sind. Diese können beispielsweise neben den Arbeitsplätzen auch Meetingräume, Arbeitszeiten, Urlaub und Homeoffice managen und bieten in der Regel weitere interessante Features.

goconut: das Digital-Workplace-Management-Tool mit Gamification-Funktion

Eine Software, die sich auf das Management moderner Arbeitsräume und die Steuerung von hybriden Arbeitsmöglichkeiten spezialisiert hat, ist goconut. Die Software beinhaltet intelligente Funktionen für die Buchung eines Arbeitsplatzes – beispielsweise berücksichtigt sie die Vorlieben und Gewohnheiten der Mitarbeitenden und schlägt automatisch als erstes freie Arbeitsplätze in der sogenannten Homezone vor, dem jeweils bevorzugten Arbeitsbereich im Büro. Daneben kann man über goconut auch Meetingräume reservieren und sogar Parkplätze, Beamer oder einzelne Laptops. Zusätzlich sieht jeder Mitarbeitende, wie die weitere Bürobelegung an dem jeweiligen Tag aussehen wird – dadurch gibt es die Möglichkeit, Arbeitsplätze auch gezielt in der Nähe von Teammitgliedern zu buchen oder durch die Erstellung gesamter Working Groups sogar eine Gruppenbuchung für das gesamte Team durchzuführen. Darüber hinaus können in goconut auch Arbeitszeiten erfasst und Urlaubstage verwaltet werden.

Eine Besonderheit von goconut ist das Gamification-Feature: Für jede Aktion, die ein Mitarbeitender in dem Tool durchführt, erhält er Punkte – dadurch wird ein umfassendes Belohnungssystem geschaffen, welches auch als Motivator für mehr Präsenzzeit im Büro sowie als Grundlage für spannende Wettbewerbe zwischen Kollegen dient. Ziel davon ist es, Mitarbeitende wieder mehr ins Büro zu locken, den sozialen Austausch zu fördern und damit auch Effizienz am Arbeitsplatz sowie ein positives Arbeitsumfeld zu fördern.

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goconut: nutzerfreundlich und intelligent

goconut besticht nicht nur durch seine innovativen Features, sondern auch durch optimale Rahmenbedingungen für dessen Implementation. So zeichnet es sich beispielsweise durch äußerst geringe Installationskosten aus: Es ist keine Hardware erforderlich, lediglich der Grundriss des Büros wird benötigt. Weiterhin profitieren Kunden von einem persönlichen Ansprechpartner im Support und von höchsten Standards im Bereich Datenschutz – goconut ist DSGVO-konform und gewährleistet die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Unternehmen die volle Kontrolle über die Administration behalten: Alle Änderungen an Räumen, Plätzen und so weiter können direkt vom Unternehmen durchgeführt werden. Für Verantwortliche als auch für Mitarbeitende ist zudem die Nutzerfreundlichkeit des User Interfaces äußerst vorteilhaft; durch die intuitive Bedienung kann das Tool ohne aufwendige Schulungen genutzt werden.

Nicht zuletzt erstellt goconut Statistiken für Admins und Nutzer, welche wertvolle Einblicke in die Auslastung der Ressourcen und die Entwicklung derselben geben. Intelligente Zusatz-Features wie der Meeting-Finder machen das Arbeiten noch effizienter: In nur drei Sekunden finden Nutzer den optimalen Termin, was die Effizienz von Meetings deutlich steigert und Zeit spart.

Optional bietet goconut auch die Installation von kabellosen Meetingraumdisplays mit Akkulaufzeiten von drei bis vier Monaten an.