Digitale Unterschrift: Voraussetzung, um auch nach dem Ausdrucken gültig zu bleiben

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04.01.2023
Redaktion Ad2.0

Um wichtige Dokumente bequem per Mausklick zu unterzeichnen, sind heute weder Signaturkarte noch Kartenlesegerät nötig. Eine kostenlose Software macht es möglich, digitale Signaturen direkt im Browser zu tätigen. Wie das funktioniert und wann eine digitale Unterschrift auch nach dem Ausdrucken noch gültig ist, steht im folgenden Text.

Digitale Signaturen bieten Unternehmen viele Vorteile

Sobald wichtige Dokumente kurzfristig gegengezeichnet werden müssen, beispielsweise um keine Frist zu verpassen, gilt die digitale Unterschrift als ideale, weil sofortige, Lösung. Neben der Zeitersparnis bietet die elektronische Signatur zudem deutliche Einsparpotenziale – schließlich kann auf diesem Weg auf den Versand von Dokumenten per Post komplett verzichtet werden. Zudem können Unternehmen und Organisationen durch die Verwendung von elektronischen Unterschriften ihre bereits digital gestalteten Geschäftsprozesse medienbruchfrei umsetzen.

So logisch, so einfach. Allerdings gibt es verschiedene Möglichkeiten, digital zu unterschreiben. Diese bieten eine unterschiedliche Beweiskraft und Sicherheit zum Schutz der zu unterzeichnenden Dateien und Dokumente. Neben der einfachen elektronischen Signatur stehen zudem die fortgeschrittene sowie die qualifizierte Signatur zur Verfügung. Welche Form im Einzelfall gewählt wird, hängt von der jeweiligen Verwendung ab. Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden dabei in der europäischen eIDAS-Verordnung für den Binnenmarkt standardisiert und mit dem Vertrauensdienstgesetz in nationales Recht umgesetzt.

Digitale Unterschrift ausdrucken: Wann ist diese gültig?

Ist die digitale Unterschrift beim Ausdrucken gültig? — Langzeitarchivierung

Die einfache elektronische Signatur ist umgehend anwendbar und recht simpel. Sie besteht oft nur aus einem textlichen Namenszug, der in eine E-Mail integriert ist oder aus einer eingescannten Unterschrift. Daher gilt die einfache elektronische Signatur als schwächste aller Signaturen und ist, genau genommen, keine digitale Unterschrift – weil sie nicht eindeutig einer Person respektive dem Unterzeichnenden zuzuordnen ist. In der Praxis wird die einfache elektrische Signatur daher nur bei einem geringen rechtlichen Risiko verwendet. Hierzu zählen zum Beispiel Allgemeine Geschäftsbeziehungen oder PDF mit eingescannter Unterschrift. So kann man die einfache digitale Unterschrift zwar ausdrucken, jedoch bietet sie keinerlei Manipulationsschutz und darf somit als nicht gültig angesehen werden.

Weil die fortgeschrittene Signatur eine Identifizierung des Unterzeichnenden zulässt und diesem eindeutig zugeordnet werden kann, bietet sie ein höheres Maß an Beweiskraft und Sicherheit. Sie wird mit einem einmaligen, geheimen Signaturschlüssel erstellt, zu dem lediglich der Inhabende Zugang hat. Zu den Dokumenten, bei denen die fortgeschrittene elektronische Signatur zum Einsatz kommt, gehören Datenschutzerklärungen, unbefristete Arbeitsverträge, Versicherungsanträge, SEPA-Mandate oder Vollmachten.

Die höchste Beweiskraft bietet die qualifizierte elektronische Signatur, weshalb sie mit der klassischen, handschriftlichen Signatur gleichzusetzen ist. Diese verliert selbst ausgedruckt nicht ihre Gültigkeit. Um dieses Sicherheitslevel zu erreichen, ist eine Identitätsprüfung der unterzeichnenden Person nötig. Dies geschieht via Video- oder Bank-Ident. Über einen zertifizierten Vertrauensdienstanbieter kann der Unterzeichnende schließlich eine qualifizierte Signatur auslösen. Verwendet wird die qualifizierte elektronische Signatur bei Dokumenten, die eine Schriftform erfordern, wie befristete Arbeitsverträge, unbefristete Arbeitsverträge mit digitalem Beweiswert, Bürgschaften oder Lebensversicherungen.

Digitale Verschlüsselung – kostenlos mit der proTECTr Cloud Plattform

Unternehmen, die elektronische Signaturen erzeugen und infolgedessen auch fähig zu deren Überprüfung sein wollen, benötigen hierzu eine spezielle kryptographische Software. Diese wird dazu verwendet, ein eindeutiges Dokumentenabbild (Hash-Wert) zu berechnen und diesen anschließend mit einem privaten Schlüssel des zugehörigen Zertifikats zu verschlüsseln, beides also zu verknüpfen. Auch die Überprüfung elektronischer Signaturen sowie deren Gültigkeit erfolgt durch solch eine Software.

Als besonders einfach in der Anwendung zur Erzeugung und Prüfung von Signaturen hat sich die Saas/Cloud-Lösung von proTECTr erwiesen. Mit der proTECTr Cloud Plattform lassen sich Dokumente und Dateien blitzschnell kostenlos verschlüsseln, digitale Unterschriften und Signaturen anbringen sowie Gerichtspost per eBO erledigen. Die Verschlüsselung erfolgt nach neuestem Stand der Technik und lokal, also direkt auf dem Endgerät. Die Server selbst befinden sich in Deutschland. Besonders komfortabel ist zudem die E-Mail-Integration mittels Outlook-Add-in. Durch die browserbasierte Software ist keine Installation nötig und es besteht volle Datenhoheit, was bedeutet, dass keinerlei Speicherung dieser Daten erfolgt. Und natürlich werden alle gesetzlichen Bestimmungen erfüllt, es liegt also eIDAS- und DSGVO-Konformität vor.

Um proTECTr zu nutzen ist lediglich eine kurze, kostenlose Online-Registrierung notwendig. Die Preise beginnen bei null EURO für das Basis-Paket, das eine unbegrenzte Datei-Verschlüsselung beinhaltet. Daneben wird ein Business-Paket angeboten (fünf EURO pro Monat), das ein Organisationskonto, unbegrenzte fortgeschrittene Signaturen sowie optional zubuchbare qualifizierte Signaturen enthält. Beim Individual-Paket werden Whitelabel, flexibles Hosting, die Integration in die Geschäftsprozesse, individueller Support, Service-Level-Agreements und vieles mehr angeboten.

Jede Variante enthält regelmäßige Updates, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Onboarding und immer den höchsten Datenschutz. Auch interessant: In Kombination mit der Langzeitarchivierung BSI TR-ESOR kann der Beweiswert für wertvolle Dokumente über Jahrzehnte gesichert werden.