Digitaler Lieferscheinprozess für die Steine- und Erdenindustrie: Der „0-Blatt-Lieferschein“ in der Praxis

Digitaler Lieferschein

04.06.2025

Die Digitalisierung in der mineralischen Rohstoffindustrie nimmt Fahrt auf – besonders im Bereich der Lieferscheine. Beate Volkmann, Vorstand und Consultant der PRAXIS EDV-Betriebswirtschaft- und Software-Entwicklung AG, erklärt, wie ein vollständig papierloser Lieferscheinprozess funktioniert, welche praktischen Vorteile er bietet und warum Unternehmen gut beraten sind, jetzt auf den sogenannten 0-Blatt-Lieferschein umzusteigen.

Was genau bedeutet der Begriff 0-Blatt-Lieferschein?

Beate Volkmann: Im Kern geht es um einen vollständig digitalen Lieferscheinprozess – von der Erstellung bis zur revisionssicheren Archivierung. Das bedeutet: keine Papierformulare mehr, kein manuelles Handling. Sobald ein Kunde einen Lieferabruf auslöst, wird dieser digital in einzelne Transportaufträge umgewandelt und den jeweiligen LKWs zugewiesen. Die Fahrer erhalten alle Auftragsdetails – inklusive geplanter Zeiten, Materialien sowie Lade- und Entladestellen – in Echtzeit über unsere PxP AuftragsApp.

Wie sieht dieser digitale Prozess konkret im Arbeitsalltag aus?

Beate Volkmann: Der Fahrer fährt ins Werk, das Material wird verladen und anschließend verwogen. Dabei entsteht der erste digitale Lieferschein, der direkt an der Waage auf einem Signaturpad elektronisch unterzeichnet wird. Der Lieferschein wird dann automatisch an die Verwaltung übermittelt und gleichzeitig in der PxP AuftragsApp des Fahrers sowie in der PxP BauleiterApp bereitgestellt – alles in Echtzeit. Auf der Baustelle erfolgt eine zweite digitale Unterschrift durch den Bauleiter oder Polier – ebenfalls über die App. Damit ist der Vorgang abgeschlossen und der Lieferschein wird rechtssicher archiviert.

Wie gelangen die Dokumente anschließend zum Kunden?

Beate Volkmann: Der Kunde hat mehrere Optionen: über ein Kundenportal, die BauELSE oder klassisch per E-Mail – je nach Bedarf. Unser Ziel ist jedoch ein vollständig papierloser, medienbruchfreier Datenfluss.

Funktioniert dieses System auch bei Rücklieferungen oder Materialannahmen?

Beate Volkmann: Ja, das digitale Lieferscheinsystem deckt auch Rücktransporte ab. Wenn etwa überschüssiges Material von der Baustelle ins Werk zurückgebracht wird, wird die avisierte Menge zunächst digital vom Kunden bestätigt. Die tatsächliche Rücknahmemenge wird an der Waage erfasst und per App bestätigt – egal ob stationär oder direkt vom Radlader aus. Ob in Tonnen oder Kubikmetern: Der Ablauf bleibt durchgängig digital. Auf Wunsch können sogar Fotos direkt über die PxP AuftragsApp eingebunden werden – ein echter Mehrwert für Dokumentation und Nachweisführung.

Welchen Mehrwert bringt das System speziell für Bauunternehmen?

Beate Volkmann: Bauunternehmen erhalten mehr Übersicht durch die Möglichkeit, jede Lieferung in Echtzeit zu verfolgen – von der Verladung bis zur Ankunft auf der Baustelle. Standzeiten werden dadurch minimiert. Eine reibungslose Kommunikation stellt sicher, dass alle Beteiligten – vom Fahrer bis zum Bauleiter – jederzeit auf dem gleichen Informationsstand sind. Digitale Unterschriften und eine lückenlose Dokumentation gewährleisten rechtliche Sicherheit und Nachvollziehbarkeit bei Unstimmigkeiten. Die Rechnungskontrolle erfolgt auf Basis der digitalen Lieferscheine und der hinterlegten kaufmännischen Vereinbarungen. Wer auf Rohstofflieferanten mit medienbruchfreien, digitalen Prozessen setzt, spart sich unnötigen Aufwand!

Gibt es denn auch Vorteile für die Rohstofflieferanten?

Beate Volkmann: Einerseits kann der Fachkräftemangel spürbar reduziert werden, da Belege und Daten zwischen Werk, Maschine, Logistik und Verwaltung der beteiligten Geschäftspartner weitgehend automatisiert, papierlos und ohne manuelle Eingriffe übertragen werden. Zudem entsteht ein klarer Wettbewerbsvorteil gegenüber Mitbewerbern, die keinen digitalen Lieferschein anbieten können.

Was sollten Unternehmen bedenken, die bei der Digitalisierung und Automatisierung noch zögern?

Beate Volkmann: Bauunternehmen werden künftig verstärkt Rohstofflieferanten bevorzugen, die mit dem 0-Blatt-Lieferschein arbeiten. Nicht nur da dies Zeit und Aufwand spart, sondern auch für deutlich mehr Transparenz und Planungssicherheit auf der Baustelle sorgt. Keine Papierstapel, kein Suchen nach Lieferscheinen, keine Unklarheiten bei Teillieferungen oder Rücknahmen. Mit der BauELSE steht der Branche eine einfache Lösung zur Verfügung, die seit Jahren erfolgreich im Tagesgeschäft eingesetzt wird. Der Blick in die Praxis zeigt: Auch in der Bauzulieferindustrie ist der digitale Wandel längst Realität – und bietet messbaren Nutzen für alle Beteiligten.