Digitales Hinweisgebersystem als Alternative zu Briefkasten und Co.

Digitales Hinweisgebersystem

25.01.2023
Redaktion Ad2.0

Wer Hinweise auf Verstöße gibt, etwa im Falle von Datenschutzverletzungen oder mangelnder Produktsicherheit, handelt oft nicht im Einklang mit den Wünschen seines Vorgesetzten, der das eventuell verbergen möchte. Dass solche Hinweise und somit auch die Hinweisgeber essenziell für wichtige Anliegen wie den Verbraucherschutz sind, liegt jedoch auf der Hand. In der Pflicht, sichere Kanäle bereitzustellen, sind Unternehmen deshalb seit Inkrafttreten der EU-Richtlinie 2019/1937. Bei der Umsetzung kann ein digitales Hinweisgebersystem allen Beteiligten Vorteile bieten.

"Whistleblower" sind auf schützende Strukturen angewiesen

Der Hinweisgeberschutz wird in Deutschland über das Hinweisgeberschutzgesetz, kurz HinSchG, geregelt. Durch dieses sind Unternehmen ab einer Größe von 50 Mitarbeitern dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzuführen, die eine sichere und sogar anonyme Übermittlung von Hinweisen ermöglicht. Das Beschwerdeverfahren, das im Rahmen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) seit dem 01.01.2023 etabliert werden muss, bedarf der Schaffung eines Kanals, über den Beschwerden und Hinweise übermittelt werden können. Sollten sich Repressalien ergeben, kann der Hinweisgeber einen Entschädigungsanspruch geltend machen. Der Schutz betrifft nicht nur Mitarbeiter, sondern auch bereits aus dem Unternehmen ausgeschiedene Menschen, Praktikanten und Bewerber.

Selbstverständlich genügt es nicht, lediglich den Hinweisgeber zu schützen. Darüber hinaus ist es wichtig, die übermittelten Informationen so sicher wie möglich aufzubewahren und zeitnah zu bearbeiten. Vor allem auf kritische Hinweise sollte schließlich so zügig wie möglich eine Reaktion folgen. Um das zu gewährleisten, sollte dem Hinweisgeber nach einer Woche eine Eingangsbestätigung übermittelt werden. Für eine konkrete Reaktion auf den Hinweis hat das Unternehmen rund drei Monate Zeit. Erfolgt keine Reaktion, kann der Hinweisgeber auch ohne Rückmeldung an die Öffentlichkeit gehen, ohne mit Repressalien rechnen zu müssen. Im Falle einer Gefahr für die öffentliche Sicherheit sogar ganz ohne vorherige Absprache.

Welche Möglichkeiten gibt es für den Meldeweg?

Digitales Hinweisgebersystem — Meldekanäle im Vergleich DILICOman

Selbstverständlich existieren für die Einführung eines Kanals für die Abgabe von Hinweisen mehrere Wege. Die EU-Richtlinie lässt Unternehmen hier die Freiheit, sich individuell zu den eigenen Umständen passend zu entscheiden. Wichtig ist nur, dass der Hinweisgeber auf Wunsch anonym bleiben darf.

Als potenzielle Kanäle kommen

• der Postweg,
• ein E-Mail-Postfach,
• eine telefonische Hotline,
• ein Chat-Bot,
• eine externe Ombudsperson,
• sowie eine Online-Plattform infrage.

Je nach Ausgangslage und Gestaltung unterscheiden sich diese Möglichkeiten in wichtigen Bereichen wie etwa der Einfachheit der Kommunikation, der Einrichtung des Kanals und datenschutzrechtlicher Rahmenbedingungen. Aus diesem Grund lohnt es sich, vorab gründlich zu überlegen, welcher Kanal im eigenen Unternehmen tatsächlich die sinnvollste Option darstellt.

Vor allem eine digitale Lösung per Online-Plattform kann sich hier nach Abwägung der Alternativen als besonders vorteilhaft herausstellen. Sowohl wichtige Datenschutz-Belange als auch Anonymität, Nutzerfreundlichkeit und Einrichtung sind bei hochwertigen und seriös konzipierten Plattformen abgedeckt.

Wie lange dauert es, bis das System implementiert ist?

Wie lange es konkret dauert, bis ein Kanal für die Übermittlung von Hinweisen eingerichtet ist, ist abhängig von verschiedenen Faktoren und Details. Einerseits kann bereits die Art des Kanals für eine kürzere oder längere Einrichtungsdauer sorgen. Ein Ombudsmann ist eventuell nicht so schnell gefunden und beauftragt wie eine Lösung für ein E-Mail-Postfach oder eine Online-Plattform.

Hinzu kommt die Tatsache, dass die Entscheidung über die Implementierung selbst unterschiedlich aufwendig sein kann. Je nach Anzahl der Instanzen, die für die Entscheidung durchlaufen werden müssen, sollten Unternehmen Zeit einplanen. Zusätzlich berücksichtigt werden sollte jene Zeit, die für die Schaffung wichtiger Grundlagen, etwa im Rahmen der DSGVO oder bei der Ernennung von Verantwortlichen, benötigt wird.

Im Zweifelsfall lohnt es sich, schon während der Planungs- und Entscheidungsphase auf fachkundige Beratung durch Experten zu setzen, die sich bereits seit Längerem mit dem Thema Hinweisgeberschutz beschäftigen. Diese können dank ihres objektiveren Blicks auf die Gesamtsituation eventuell konstruktive Ratschläge geben und auf unentdeckte Fallstricke hinweisen.

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Digitales Hinweisgebersystem: DILICOman bietet "Plug and play"-Lösung

Bei DILICOman in der Nähe von Heilbronn arbeiten Experten aus den Bereichen Digitale-Hinweisgeber-Lösungen sowie Compliance-Services. Das Unternehmen bietet ein digitales Hinweisgebersystem, welches dank seines "Plug and play"-Charakters innerhalb kurzer Zeit implementiert und in Betrieb genommen werden kann. Dies gilt auch dann, wenn keine eigene IT-Abteilung vorhanden ist.

Das System von DILICOman ist DSGVO-konform und eignet sich für die Umsetzung des Lieferkettensorgfaltspflicht- sowie des Hinweisgeberschutzgesetzes. Die Fallbearbeitung gelingt inklusive Fristenmanagement und in mehreren Sprachen so, dass Hinweisgeber von einer sicheren und nach Wunsch anonymen Kommunikation profitieren. Gehostet wird das System in der deutschen Cloud.