Frage an Projektmanager: Kann ein digitales Lastenheft auch agil entwickelt werden?

Digitales Lastenheft

06.01.2023
Mirijam Annina Merkoffer

Das Lastenheft ist ein essenzieller Erfolgsfaktor für Projekte. Es beschreibt die durch einen Anbieter zu erbringende Leistung und ist verbindlicher Vertragsbestandteil. Es gibt die Richtung für alle Beteiligten an und gibt wertvolle fachliche Orientierung in sämtlichen Projektphasen. Ein solches Lastenheft zu formulieren, gehört daher zu den ersten sowie auch wichtigsten Schritten bei jedem Projekt. Es beantwortet die Frage: Was will ich im Projekt erreichen? Welche Eigenschaften soll die Lösung haben?

Eine Aufgabe, die für den Projektmanager nicht einfach ist. Sein Team wird meist aus Mitarbeitern mit unterschiedlichem Wissensstand und Erfahrungen zusammengestellt. Häufig trägt er mit seinem Team manuell Anforderungen zusammen. Dabei kann es dazu kommen, dass die Anforderungen nicht sachgerecht, unvollständig oder widersprüchlich sind. Es fehlt einfach am notwendigen Wissen oder die verschiedenen Projektmitarbeiter haben ein unterschiedliches Verständnis. Für die Projektmitarbeiter ist zu einem so frühen Zeitpunkt im Projekt häufig nicht erkennbar, ob die Anforderungen technisch nicht oder nur mit enormen Aufwand umsetzbar sind.

Soll die Erarbeitung der Projektlösung extern vergeben werden, haben die Anbieter häufig mehr Wissen als der Auftraggeber. Sie kennen sich im Fachgebiet sehr gut aus und wissen, wie eine gute Lösung geschaffen werden kann, welche Lösungsalternativen es gibt und was dabei zu beachten ist. Wird im Rahmen einer Freihandvergabe nur ein Anbieter angefragt, berät dieser in der Regel den Kunden gut. Stehen mehrere Anbieter in Konkurrenz, helfen sie vor der Beauftragung oftmals nur soweit, dass der eigene Aufwand minimal bleibt und keine Ideen oder Fachwissen an Konkurrenten gelangen.

Da in einem Wettbewerb ein hoher Preisdruck besteht, werden kritische Fragen nur selten angesprochen, weil sie meist zu kostspieligen Lösungen führen. Die kritischen Fragen werden demzufolge nach der Beauftragung angesprochen und führen oft zu kostenpflichtigen Änderungen.

Ebenso gilt, je umfangreicher ein Lastenheft, desto weniger Beteiligte haben es komplett gelesen, da in der Regel jeder Beteiligte nur auf seine Zuarbeit achtet. Das gesamtheitliche Verständnis und die Lösungsqualität leiden darunter enorm.

Damit ist es fast unmöglich, ein Lastenheft im ersten Anlauf sachlich richtig, widerspruchsfrei und vollständig sowie leicht verständlich zu formulieren. Dementsprechend sind meist mehrere Iterationsschleifen notwendig. Nicht selten gibt es den Fall, dass die gewünschte Lösung nicht gut genug im Lastenheft beschrieben wurde und der Auftraggeber eine vertragsgerechte Leistung bekommt, die ihm am Ende nicht den erwarteten Nutzen bringt. Alternativ müssen Anforderungen in der Angebotsphase korrigiert werden. Dies ist für alle Beteiligten unschön.

Sowohl bei Freihandvergabe oder Ausschreibung sollten Auftraggeber und Anbieter ihr Wissen in kooperativer Zusammenarbeit nach der besten Lösung streben. Voraussetzung dafür ist, dass der Auftraggeber alle Anbieter gleichberechtigt behandelt und deren Interesse an der Wahrung von besonderem Wissen, ausgeklügelten Lösungen und Innovationen akzeptiert. Eine solcher Herangehensweise ist schwierig umzusetzen. Daraus ergibt sich die Frage, ob ein agiler Prozess definiert werden kann, der dabei unterstützt, das Lastenheft schrittweise zu verbessern, zu konkretisieren und die oben formulierten Anforderungen erfüllt?

Machen wir ein Gedankenexperiment: Was wäre, wenn wir dem eigentlichen Beschaffungsprozess einen zeitlich befristeten und den Anbietern klar kommunizierten Zeitraum vorschalten, in dem wir den Anbietern ermöglichen, die Aufgabenstellung zu verstehen und ihre Fragen zu stellen. Die Beantwortung der Fragen hilft dem Kunden, die Anforderungen im Lastenheft zu vervollständigen beziehungsweise zu konkretisieren. Ein gemeinschaftlicher Erkenntnisprozess, der dem Kunden und den Anbietern hilft, die beste Lösung zu kreieren.

Um dieses Gedankenexperiment umzusetzen, brauchen wir eine gute Unterstützung durch ein IT-Tool, das die oben beschriebenen Anforderungen nach gleichberechtigter Behandlung ohne gegenseitige Information der Anbieter sowie andere Rahmenbedingungen des Ausschreibungsrechts erfüllt. Die Lösung ist ein digitales Lastenheft, das einen agilen inhaltlichen Verfeinerungsprozess unter Einbeziehung der Anbieter schafft.

Zielsetzung bei der Erstellung digitaler Lastenhefte

Digitales Lastenheft - die Vorteile — pixabay.com

Trotz Digitalisierung haben Lastenhefte im Laufe der Zeit nicht an Bedeutung verloren. Allerdings können und sollten auch diese mittlerweile in digitaler Form erstellt werden. Eine PDF-Datei als Lastenheft ist zwar digital, erlaubt aber keine digitalen Bearbeitungsprozesse – weder durch den Kunden noch durch die Anbieter.

Moderne Tools helfen dabei, digitale Lastenhefte qualitativ hochwertiger und schneller zu erstellen. Sie beinhalten optimalerweise Komponenten zur...

• Definition der Anforderungen durch den Kunden

• Definition von Bewertungskriterien zur systematischen Bewertung der Angebote

• Unterstützung der Anbieter, die Anfrage gut zu verstehen und gezielte Rückfragen zu stellen

• schrittweisen Verfeinerung des Lastenheftes durch den Kunden inklusive gleichberechtigter Kommunikation mit den Anbietern

• Nachweis der Erfüllung der Anforderungen durch die Lösung des Anbieters

• objektiven und teilautomatisierten Bewertung und zum Vergleich der Angebote als Entscheidungsunterstützung durch den Kunden

Ergebnisse einer derartigen Unterstützung mit IT-Tools sind die wesentliche Beschleunigung und Aufwandsminimierung des Angebotsprozesses für alle Beteiligte, bessere und objektivere Entscheidungen, die Vermeidung von Fehlentscheidungen sowie die Minimierung von Risiken. In letzter Konsequenz führt ein digitales Lastenheft dazu, dass der Kunde mehr Anbieter anfragen und ihre Angebote vergleichen, damit bessere Lösungen finden und mehr Nutzen aus der Projektlösung in ihrem gesamten Lebenszyklus ziehen kann. Die Anbieter selbst profitieren von schnellen Antworten auf Rückfragen, beschleunigter Beauftragung durch teilautomatisierte Prozesse zur Entscheidungsfindung und Abwicklung sowie mehr Kundenanfragen und damit möglichen Referenzprojekten. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligte!

Digitales Lastenheft mit CBA Synergy erstellen

Die CBA Synergy bietet mit ihrem Produkt CBA Project eine effektive Lösung für agile digitale Lastenhefte an. Diese setzt bei einem auf das Projekt bezogenen Problemlösungsprozess an und unterstützt die oben genannten Aufgaben mit KI.

1. Das Projektteam wird durch eine wissensbasierte Generierung der Anforderungen im Wissensmanagementsystem CBA Compendio unterstützt, die den aktuellen Stand der Technik, Erfahrungen aus bisherigen Projekten und die Erfahrungen, Meinungen und Ideen der MitarbeiterInnen berücksichtigt.

2. In einem zweiten Schritt werden Bewertungskriterien für die Anforderungen definiert, die eine gleichberechtigte Behandlung aller Anbieter gewährleistet. Aus ihnen werden automatisch Fragen an die Anbieter generiert, die diese wie einen Fragebogen beantworten können. Die Antworten der Anbieter können später teilautomatisch ausgewertet werden.

3. Die Anbieter erhalten neben dem eigentlichen Lastenheft vielfältige Informationen zum Projektkontext, Begriffsdefinitionen im Glossar und können sich in dem ihnen freigegebenen Rahmen über Wissenswertes zum Projekt informieren. Sie haben die Möglichkeit, an den Kunden Rückfragen zu stellen.

4. Die Rückfragen können durch den Kunden schnell und unkompliziert beantwortet werden. Die Antworten sind allen Anbietern gleichzeitig in anonymisierter Form sichtbar.

5. Solche Rückfragen können auch zu Änderungen in der Anforderungsdefinition führen. Dank digitaler Form können Änderungen dabei flexibel sowie transparent übermittelt werden. Das bringt eine spürbare Reduktion des Koordinations- sowie Zeitaufwands.

6. Die Anbieter können die Fragebögen zu den Anforderungen sehr schnell und einfach beantworten. Es ergibt sich für alle Angebote ein systematisches Bild und eine gute Vergleichbarkeit.

7. Die Bewertung der Angebote kann neben automatisierten Bewertungsverfahren unter anderem über ExpertInnenmeinungen oder Umfragen zum Beispiel bei Key Usern erfolgen. Es erfolgt eine Konsolidierung der Bewertungen zu KPIs, die den Business Value einer Lösung charakterisieren und wichtig für die Entscheidungsfindung sind. Dabei bleibt den Anbietern ein hinreichender Rahmen, die Besonderheiten ihrer Lösungen darzustellen.

Dank digitaler Form können Änderungen flexibel sowie transparent übermittelt werden. Das bringt eine spürbare Reduktion des Koordinations- und Zeitaufwands. Es können mehr Anbieter angefragt werden, um dadurch gegebenenfalls intelligentere Lösungsansätze und attraktivere Angebote zu erhalten.

Es entsteht ein kooperativer Prozess zwischen Kunden und Anbietern und damit ein Wettbewerbsvorteil für beide Seiten. All das gelingt, indem CBA Project eine Reihe an praktischen Funktionen bietet. Dazu gehören Vorlagen für produktgruppen- und/oder unternehmensspezifische digitale Lasten- sowie Pflichtenhefte. Das bedeutet einen geringeren Aufwand, aber dennoch die Möglichkeit zur Individualisierung. Dank eines integrierten Workflows kann jeder Arbeitsschritt bei der Erstellung der Lastenhefte digital absolviert werden – vom Projektsteckbrief über die Anforderungsdefinition, die Abstimmung mit den Anbietern über die Lösungsfindung mithilfe unterschiedlicher Dialogfunktionen bis zur teilautomatisierten Entscheidungsgrundlage. Weitere Funktionen umfassen das teilautomatisierte Extrahieren von Anforderungen, Parametern, Anwendungsfällen sowie Bewertungskriterien aus der individuellen Wissensbasis und ein abschließendes Learning für Folgeprojekte.

Ein digitales Lastenheft ist nicht nur ein digitales Medium zur Erstellung von Lastenheften, sondern unterstützt auch den gesamten Vorprozess einer Beschaffung inhaltlich und bezieht die Anbieter in einem kooperativen Prozess ein. Es führt systematisch zur Auswahl der Lösung mit dem besten Business Value. Dies sind Mehrwerte, die nur ein agiles digitales Lastenheft erbringen kann.

CBA Synergy: Wettbewerbsvorteile erkennen und nutzen

Mit CBA Project bietet die CBA Synergy GmbH ein modernes Anforderungsmanagement-Tool für alle Projektmanager an, die in ihren Projekten den besten Business Value für ihr Unternehmen erreichen wollen. Ein systematischer Weg dazu führt über ein agil in Kooperation mit den Anbietern erstelltes digitales Lastenheft, das vollständig, widerspruchsfrei sowie sachlich richtig ist. Dank der modernen Software-as-a-Service-Lösung generieren sie einen direkten Wettbewerbsvorteil und müssen keine Zeit mehr mit überdimensionierten Lastenheften verschwenden. Dadurch können Planungs- und Angebotsphasen schneller abgeschlossen werden und Koordinationsschwierigkeiten gehören der Vergangenheit an.

Die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen ist in der modernen Arbeitswelt zu einem zentralen Erfolgsfaktor geworden. Die Nutzung von CBA Project ist daher ein wichtiger Meilenstein, um sich als Unternehmen erfolgreich für die Zukunft aufzustellen. Hierfür bietet CBA Synergy noch zahlreiche weitere Software-as-a-Service-Lösungen, die allesamt aus derselben Vision entstanden sind: Durch die Koordination der unternehmensübergreifenden Geschäftsprozesse Synergien zu schaffen und die IT zum Wertschöpfungsfaktor zu machen. Dafür entwickelt CBA Synergy cloudbasierte Anwendungen, um Unternehmensnetzwerke zu kreieren, ohne dabei an Flexibilität oder Eigenständigkeit zu verlieren.