Wie digitales Dokumentenmanagement im Mittelstand Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit verbessert

Dokumentenmanagement Mittelstand

10.05.2023
Urs Richter

Gegenüber der Papierform hat die Verwaltung digitaler Dokumente bereits zu einer erheblichen Vereinfachung und Verschlankung geführt. Zugleich sind die Anforderungen, etwa an die Archivierung von Unterlagen oder an ihre abteilungsübergreifende Verfügbarkeit, gewachsen. Bei der Ablage in einem einfachen Ordnersystem drohen statt physischer nun digitale Aktenberge, die genauso unübersichtlich und unsicher sind. Abhilfe verschafft ein digitales Dokumentenmanagement, das sich auch für den Mittelstand rechnet.

Wie die Verwaltung digitaler Dokumente funktioniert

Dokumentenmanagement Mittelstand — Ende der klassischen Papierakte. Auch der Mittelstand setzt immer mehr auf digitales Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem oder kurz DMS dient zur Aufzeichnung, Wiedergabe, Verwaltung und Speicherung, zum Archivieren und schließlich auch Löschen aller wichtigen elektronischen Dokumente innerhalb eines Unternehmens oder einer Institution. "Elektronische Dokumente" bezeichnet dabei nicht allein Textdateien, also Word-Dokumente, E-Mails, Excel-Listen und eingescannte Schriftstücke, sondern alle digital angelegten Informationen, auch Bild-, Audio- und Videoformate. Bei der Speicherung im DMS wird jedes Dokument mit einer definierten Anzahl sogenannter Metadaten versehen, also mit "Informationen über Informationen". Solche Metadaten sind beispielsweise: Eingangs- und Bearbeitungsdatum, Autor, Auftragsnummer, Schlagwörter, Zugriffsrechte etc.

Anhand dieser Metadaten lässt sich das DMS automatisch nach zusammengehörenden Informationen durchsuchen, zum Beispiel jedes Dokument mit derselben Auftragsnummer anzeigen. Die Datenbank ist somit die zentrale Stelle zum Bearbeiten und Archivieren des gesamten "Firmenwissens". Auf sie kann von allen berechtigten Instanzen zugegriffen werden, im Betrieb, im Homeoffice, mobil, von Mitarbeitern, Kunden, Zulieferern und Partnern. Der Mehrwert, der sich daraus ergibt, macht die Anschaffung eines DMS auch für kleine und mittelständische Unternehmen rentabel.

Das revisionssichere Dokumentenmanagement ist für den Mittelstand sogar verpflichtend

Die Vorteile eines DMS zeigen sich etwa im verbesserten Workflow der Rechnungsprüfung oder im Vertragsmanagement: Automatische Erinnerungen an Fristen sichern das Skonto und verhindern mögliche Strafgebühren. Für das Wissensmanagement eines Unternehmens stellt das DMS die Schnittstelle zwischen Entwicklung, Produktion, Vertrieb, Service, technischer Redaktion, Rechtsabteilung oder auch nach außen zu Kunden und Partnern dar. Durch die entsprechende Versionierung können alle Beteiligten sicher sein, dass sie auf den aktuellen Stand zugreifen.

Einen besonderen Mehrwert stellt ein Dokumentenmanagementsystem für die rechtssichere Erhebung und Verwahrung von Informationen dar. Alle personenbezogenen Daten, etwa Personalakten, müssen konform der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) behandelt werden. Ein DMS gewährleistet das automatisch. Ebenso schafft es die Grundlagen für eine revisionssichere Ablage gemäß GoBD. Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" wurden 2014 vom Bundesfinanzministerium erlassen und 2019 neu gefasst und sollen für alle EDV-Systeme gelten. Insbesondere für das Rechnungswesen ist ein GoBD-konformes Archiv daher unerlässlich.

Nicht zuletzt spart ein Datenspeicher immense Mengen Papier, trägt also aktiv zum Umweltschutz bei. Die Vorteile eines DMS sind daher offenkundig. Das Problem sind eher die historisch gewachsenen, uneinheitlichen IT-Lösungen, mit denen viele Betriebe noch arbeiten.

Das Zauberwort lautet "Integration" - wie sie ein IT-Spezialist aus Münster gewährleistet

Sulz Solutions macht Akten digital

Die Sulz Solutions GmbH mit Sitz in Münster ist ein IT-Dienstleister mit Schwerpunkt auf Customer-Relationship-Management (CRM) und Dokumentenmanagement-
systeme. Die Firma hat langjährige Erfahrung im Consulting und bei der Einführung und Administration von CRM- und DMS-Lösungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Zu den Leistungsmerkmalen von Sulz Solutions gehört die Flexibilität. DMS werden auf den individuellen Bedarf jedes Kunden konfiguriert und wachsen mit den Anforderungen weiter. Vor allem aber lassen sie sich nahtlos in die vorhandene, gewachsene IT-Landschaft integrieren. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Über flexible, offene Schnittstellen wie ODBC und REST-API werden Abläufe automatisiert und vereinfacht. Ebenfalls möglich ist die Integration des DMS in bestehende ERP-Lösungen, etwa von Datev, Diamant oder Sage.

Zu diesen und allen weiteren Fragen hinsichtlich des digitalen Dokumentenmanagements ist Sulz Solutions ein gefragter Ansprechpartner mit verlässlichen Lösungen zur Optimierung aller Unternehmensprozesse.