Umstellung auf E-Rechnung: So läuft sie reibungslos ab

E-Rechnung

09.09.2024
Irina Brüning

In Bezug auf die Buchhaltung mussten sich Unternehmen in den vergangenen Jahren immer wieder umgewöhnen. Ein prominentes Beispiel ist die Einführung der DSGVO, die größere Anpassungen an bestehenden Prozessen und Systemen erforderte. Auch die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung bringt Veränderungen mit sich: Cloudbasierte ERP-Lösungen setzen sich immer mehr durch. Momentan in aller Munde ist die E-Rechnung. Was genau ist das und wie können sich Unternehmen auf die kommende Pflicht vorbereiten?

Papierkram ist von gestern

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde es im März 2024 beschlossen: Am dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen Pflicht. Doch was genau verbirgt sich eigentlich hinter diesem Begriff? Richtlinie 2014/55/EU definiert die elektronische Rechnung als einen strukturierten Datensatz, in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können. Das Format PDF bedeutet eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung und entspricht den Anforderungen nicht! Für steuerliche Zwecke wird die Definition weiter gefasst: Elektronische Rechnungen sind alle Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Für den Vorsteuerabzug sind die zwingend erforderlich.

Im Rahmen der neuen Vorgaben wurden zwei neue Dateiformate entwickelt: XRechnung und ZUGFeRD. Ersteres stammt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und gilt als verbindlicher nationaler Standard, ist jedoch nicht als Einziges für den Datenaustausch zulässig. Ebenfalls verwendet werden kann das Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), ein hybrides Datenformat, das in einem PDF-Dokument (Variante PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format integriert. Die Rechnung umfasst also einen mit den Augen lesbaren Teil und eine inhaltlich identische Kopie für die elektronische Verarbeitung.

Empfang von E-Rechnungen ab 01.01.2025 – ohne Ausnahme!

Die Verpflichtung dazu, elektronische Rechnungen empfangen und archivieren zu können, besteht für alle deutschen Unternehmen bereits ab dem 1. Januar 2025. Übergangsregelungen erlauben es Unternehmen noch bis Ende 2026, Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in anderen Formaten auszustellen, sofern der Empfänger dem zustimmt. Bis Ende 2027 sind alle elektronischen Formate erlaubt, wenn sie mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt werden.

Wie ein Dokumentenmanagementsystem helfen kann

„Ich hab's nicht gewusst“, ist keine Ausrede, wenn bei einer Prüfung festgestellt wird, dass eine E-Rechnung nicht vorschriftsgemäß verarbeitet wurde. Dieses Risiko besteht beispielsweise bei einer ZUGFeRD-Rechnung, die sich als gewöhnliche PDF-Datei „tarnt“, da die XML-Ebene ohne ein entsprechendes Programm nicht erkennbar ist. Wird sie ausgedruckt statt digital verarbeitet, kann die Vorsteuer aberkannt werden. Auch Soloselbstständigen kann es ab Januar passieren, dass Lieferanten elektronische Rechnungen schicken. Es ist ratsam, sich frühzeitig vorzubereiten. Dabei verzeichnen die Steuerberater bereits jetzt viele Anfragen; selbst tätig werden ist also die beste Option.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erleichtert die Aufgaben, die neu auf Unternehmer zukommen, weswegen sich seine Anschaffung bereits jetzt lohnt. Grundsätzlich dient ein DMS zur Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten von ihrer Erstellung und Speicherung bis hin zur Löschung, sobald die geltenden Vorschriften dies erlauben. Es hilft dabei, sie zentralisiert und systematisch zu organisieren, und steigert so die Effizienz der Arbeitsprozesse. Nutzer eines DMS, die auf die Papierform verzichten, sind nicht nur bezüglich Verpflichtungen auf der sicheren Seite, sondern schonen auch die Umwelt, sparen Platz und arbeiten im Team besser zusammen, da sie Dokumente leichter teilen und gemeinsam bearbeiten können.

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E-Rechnungen einfach prüfen und archivieren mit der belegebox

Die Umstellung muss nicht kompliziert sein und bringt sogar Vorteile mit sich: Dies ist die Botschaft der Docunout GmbH aus Nürnberg, die das cloudbasierte DMS belegebox entwickelt hat. Dieses ist ab 9,90 Euro pro Monat verfügbar und speziell für kleinere Unternehmen mit 1 bis 50 Mitarbeitern gedacht. Da alles in der Cloud abläuft, muss nichts aufwendig installiert werden. belegebox eignet sich hervorragend als Vorsystem zur Rechnungs- und Lieferscheinprüfung vor der Buchhaltung. Es prüft und visualisiert E-Rechnungen; Freigabeprozesse und die revisionssichere Archivierung sind inklusive. Auch Verträge, Lieferscheine et cetera lassen sich im „virtuellen Schrank“ ablegen, was Prozesse im Arbeitsalltag effizienter und einfacher macht. Nie wieder Belege suchen!

Auch das komplexe Format XRechnung wird in der belegebox so aufbereitet, dass eine Überprüfung leicht erfolgen kann. Im Browser stehen die visuelle Ansicht und die XML-Struktur übersichtlich nebeneinander. Die Arbeit mit Rechnungen und Belegen ist auch ohne Zugriff auf Buchhaltungssysteme wie DATEV möglich, die Bedienung auch für Laien intuitiv. Wer mehr Informationen wünscht, kann sich von der Docunout GmbH kostenlos zur Nutzung der belegebox beraten lassen.