E-Rechnungssoftware: der digitale Wandel im Rechnungswesen

E-Rechnungssoftware

28.11.2024
Anne Springwald

Ab dem 01. Januar 2025 tritt die B2B-E-Rechnungspflicht in Kraft. Mit dieser Einführung wird es erforderlich, Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen, zu verarbeiten und zu validieren. Für über vier Millionen Unternehmen in Deutschland bedeutet dies eine Umstellung auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung. Doch was genau steckt hinter der E-Rechnung und wie können Unternehmen mit einer E-Rechnungssoftware sicherstellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen?

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Eine leistungsstarke E-Rechnungssoftware unterstützt Firmen bei der Erstellung, Übermittlung und Archivierung. EasyFirma GmbH & Co KG

Die bevorstehende E-Rechnungspflicht verlangt, dass Rechnungen ausschließlich in digitaler Form ausgestellt und bearbeitet werden. Hintergrund dieser Verordnung ist die Vereinheitlichung und Automatisierung im Rechnungswesen, wodurch die manuelle Bearbeitung und somit auch das Fehlerrisiko reduziert werden sollen. Der digitale Rechnungsprozess erfolgt überwiegend über die Formate ZUGFeRD und XRechnung, die standardisiert und maschinenlesbar sind. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass diese Formate korrekt verarbeitet werden können.

Die Herausforderung für Unternehmen liegt dabei nicht nur in der Ausstellung der E-Rechnung, sondern auch in der technischen und inhaltlichen Validierung jeder Rechnung. Die technische Validierung garantiert, dass die Rechnung formal korrekt strukturiert ist, während die inhaltliche Prüfung auf Datenrichtigkeit abzielt. Beide Aspekte sind für die fehlerfreie Bearbeitung essenziell. Softwarelösungen, die den Prozess der E-Rechnungsverarbeitung automatisieren, sind daher besonders gefragt, da sie die Validierung im Hintergrund erledigen.

Übermittlung und Verarbeitung von E-Rechnungen

XRechnungen basieren auf XML und sind maschinenlesbar. Die Übertragung erfolgt häufig über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), ein Netzwerk, das für einen sicheren, standardisierten Datenaustausch zwischen öffentlichen Institutionen und Unternehmen entwickelt wurde. PEPPOL dient nicht nur der strukturierten Übermittlung, sondern auch der Einhaltung hoher Sicherheitsstandards – wodurch es für Unternehmen im öffentlichen Sektor besonders relevant ist. Private Unternehmen nutzen das Netzwerk meist nur dann, wenn sie mit öffentlichen Stellen zusammenarbeiten; ansonsten ist der Versand per E-Mail oft ausreichend.

Für den B2B-Bereich und viele private Unternehmen bietet sich das ZUGFeRD-Format an, das maschinenlesbare XML-Daten mit einem visuell lesbaren PDF verbindet. Dadurch wird die Rechnung in einer für Menschen und Maschinen gleichermaßen verständlichen Form bereitgestellt und kann bequem per E-Mail verschickt und empfangen werden. Voraussetzung ist jedoch, dass die ZUGFeRD-Rechnungen den technischen Standards entsprechen und die XML-Daten korrekt eingebettet sind. Empfangene Rechnungen müssen eine ordnungsgemäße maschinenlesbare Datei enthalten, um spätere Bearbeitungsprobleme zu vermeiden.

EasyFirma: eine anwenderfreundliche E-Rechnungssoftware

Für Unternehmen, die eine benutzerfreundliche und zugleich leistungsstarke Lösung suchen, bietet sich EasyFirma als E-Rechnungssoftware an. Seit der Gründung im Jahr 2007 verfolgt das Unternehmen das Ziel, die Rechnungsstellung und Buchhaltung für kleine und mittlere Unternehmen zu vereinfachen. Besonders in Zeiten der Digitalisierung und der E-Rechnungspflicht ist EasyFirma eine ideale Lösung, die auch ohne umfassende IT-Kenntnisse bedient werden kann.

Die Software von EasyFirma deckt alle relevanten Funktionen für die E-Rechnungspflicht ab und besitzt zudem einige Vorteile gegenüber anderen Anbietern:

Unterstützung der Formate ZUGFeRD und XRechnung: EasyFirma ist in der Lage, sowohl das ZUGFeRD- als auch das XRechnung-Format zu verarbeiten, sodass Rechnungen flexibel ausgetauscht werden können. Beide Formate sind maschinenlesbar und standardisiert, was eine reibungslose Weiterverarbeitung ermöglicht.

Einfach zu bedienen und ohne Abo: Ein großer Vorteil von EasyFirma ist die unkomplizierte Handhabung. Im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen wird EasyFirma nicht als Abo angeboten, sondern als einmaliger Kauf. So entstehen keine langfristigen Verpflichtungen und die Software bleibt dennoch stets einsatzbereit.

Integrierte Buchhaltungssoftware und umfassender Support: EasyFirma bietet neben dem Rechnungsmodul auch eine vollständige Buchhaltungssoftware. Damit wird der Verwaltungsaufwand für Unternehmen stark reduziert. Bei Fragen steht ein umfangreicher Support zur Verfügung, der sowohl bei der E-Rechnung als auch bei allgemeinen Fragen zur Software hilft.

Rechtssicher und flexibel einsetzbar: Die Software entspricht allen rechtlichen Anforderungen und ist für die gesetzeskonforme E-Rechnungsverarbeitung bestens geeignet. Zudem ist EasyFirma sowohl als PC- als auch Onlineversion verfügbar, sodass der Zugriff von verschiedenen Standorten aus möglich ist.