Externer Datenschutzbeauftragter: In Freiburg im Breisgau beraten Experten

externer datenschutzbeauftragter freiburg im breisgau

30.05.2018
Redaktion Ad2.0

Seit dem 25. Mai gilt die neue Datenschutzgesetzverordnung (DGSVO). Leider ist die Umsetzung der Verordnung eine komplexe Angelegenheit. Viele Unternehmen müssen den Datenschutz extern erledigen lassen. Ein externer Datenschutzbeauftragter überwacht, kontrolliert und strukturiert alle firmeninternen Prozesse, die mit dem Datenschutz zu tun haben. Mit einer Internet-Plattform können alle Prozesse überwacht und gesteuert werden. Als externer Datenschutzbeauftragter empfiehlt sich ein Dienstleister, der u. a. in Freiburg im Breisgau tätig ist.

Mit Datenschutz-Management-Software schneller arbeiten

Der Datenschutz gilt als eine teure Angelegenheit. Egal ob externer oder interner Datenschutzbeauftragter: Erst einmal müssen alle firmeninternen Prozesse gesichtet und später neu strukturiert werden. Die Mitarbeiter müssen geschult werden. Oft benötigt ein Unternehmen zusätzlich neue Software, um den Datenschutz zu garantieren. Auch verschließbare Schränke müssen angeschafft werden. Es gibt also viele Details zu beachten. Einfacher geht dies alles mit einer entsprechenden Internet-Plattform des Datenschutz-Beauftragten, der so alle Prozesse überwachen kann.

Ein externer Datenschutzbeauftragter, der ohne spezielle Software arbeitet, braucht im Schnitt circa zwei Wochen, um das Unternehmen mit all seinen Prozessen zu prüfen und die entsprechenden Vorgaben anzugehen. Mit einer Internetplattform, die vom externen Datenschutzbeauftragten zur Verfügung gestellt wird, geht dies jedoch viel schneller und günstiger. Es können alle Arbeitsprozesse des Unternehmens in der Plattform eingetragen und fortlaufend überwacht werden. So muss der externe Datenschutzbeauftragte nur noch die Mitarbeiter schulen - und das muss noch nicht mal vor Ort geschehen.

Praktisches Arbeiten mit der Internet-Plattform

Am Anfang steht für den Datenschutzbeauftragten die Bestandsaufnahme. Diese dauert bei mittleren und größeren Unternehmen circa drei bis fünf Tage. Mithilfe einer Internet-Plattform des Datenschutzbeauftragten kann der erste Schritt viel schneller erledigt werden. Dabei werden alle Arbeitsabläufe des Unternehmens identifiziert und geprüft, wo Datenschutz vonnöten ist. Das betrifft zum Beispiel die Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge oder Arbeitsverträge. Ein dafür nötiges Verfahrensverzeichnis kann mithilfe der Software in kurzer Zeit erstellt werden.

Anschließend erfolgt die Risikoanalyse. Auf ihr basiert die Folgeabschätzung für den Datenschutz. Für alle Prozesse kann der externe Datenschutzbeauftragte zurate gezogen werden und er kann alle Aufgaben übernehmen. Über die Plattform wird langfristig alles überwacht.

Um weiter Geld zu sparen, erfolgt die Mitarbeiterschulung, die sonst sehr kostenintensiv ist, auch über die Software. Es reicht dafür eine Online-Schulung. Dabei geht es lediglich darum, dass alle Mitarbeiter informiert und instruiert werden, die Datenschutzmaßnahmen gesetzeskonform umzusetzen. Es ist nicht nötig, dass Kurse und Seminare vor Ort gehalten werden; dies kann alles online über die Plattform geschehen, zu der die Mitarbeiter Zugang erhalten.