Trotz Ausnahmezustand ein Firmenevent planen – und glänzen

Firmenevent planen

• 09.12.2025
• Redaktion Ad2.0

Wie nur ein Firmenevent planen, wenn Budget und Ressourcen knapp sind? Wer Veranstaltungen trotz Spardruck professionell umsetzen will, steht vor einer doppelten Herausforderung: Wirkung erzeugen mit weniger Mitteln. Worauf es dann ankommt und wie sich anspruchsvolle Events dennoch erfolgreich realisieren lassen, erläutert dieser Beitrag.

Mit knappen Mitteln Wirkung erzielen? Schwierig!

In vielen Unternehmen regiert heute der Rotstift. Allerorten werden Budgets zusammengestrichen, als erstes dort, wo es um vermeintlich verzichtbare Posten geht. Zum Beispiel werden weniger Firmenveranstaltungen als noch vor Jahren durchgeführt und diese wenigen sollen deutlich kostengünstiger sein. Sie ganz abzuschaffen kann nicht der Anspruch sein: Auf die Präsenz bei Messen, die Außendarstellung der eigenen Marke, die Kommunikation mit Kundschaft und auf die Anerkennung der eigenen Belegschaft kann kein Unternehmen verzichten. Firmenevents bleiben wichtig.

Allerdings fehlen außer den finanziellen häufig auch die personellen und technischen Ressourcen. Wer für Events verantwortlich ist, trägt große Verantwortung, doch arbeitet unter hohem Zeitdruck: Viele Organisationsteams wurden verkleinert, Aufgaben auf weniger Schultern verteilt. Dennoch müssen Veranstaltungen professionell geplant, auf Zielgruppe, Format und Budget abgestimmt und reibungslos durchgeführt werden.

Auch wenn Umfang und Mittel schrumpfen, bleibt der Aufwand daher groß. Der Bedarf an kompetenter Unterstützung steigt. Gefragt sind Partner, die technisch versiert und organisatorisch souverän agieren.

• Überzeugende Events mit G+B
• Mehr Interaktion bei Firmenevents
• Tipps für die Messeplanung

Ein Firmenevent planen wie die Profis

Ein solcher Partner ist GAHRENS + BATTERMANN mit Hauptsitz in Bergisch Gladbach. Seit über vier Jahrzehnten begleitet das Unternehmen bundesweit Kunden bei der Konzeption, Planung und technischen Umsetzung von Firmenevents – von klassischen Präsenzveranstaltungen über hybride Formate bis zu rein digitalen.

Bereits in der Planungsphase bringt das Team die technischen Gegebenheiten mit den Zielen der Veranstaltung in Einklang. Welche Wirkung soll erzielt werden? Welche Botschaft steht im Mittelpunkt? Was ist räumlich, finanziell und zeitlich umsetzbar? G + B liefert darauf dank seiner Kompetenz in allen Gewerken praxisnahe Antworten: Licht, Ton, Video, Medien- und Netzwerktechnik werden professionell mit dem eigenen Team betreut. Nur so gelingt es, flexibel auch ungewöhnliche Designvorstellungen oder einen knappen Finanzrahmen zu berücksichtigen.

Wer ein Firmenevent bereits im Vorfeld auch optisch planen möchte, dem stellt G + B auf Wunsch 3D-Visualisierungen des späteren Setups zur Verfügung. Bei der konkreten Gestaltung werden dann modulare Systeme eingesetzt, deren Elemente sich beliebig kombinieren lassen, beim Transport nur wenig Platz einnehmen – ein nicht zu unterschätzender Vorteil in Zeiten steigender Logistikkosten – und ressourcenschonend wiederverwendbar sind.

Ein Schwerpunkt von G + B sind digitale Dienstleistungen. Bereits lange vor dem pandemiebedingten Digitalisierungsschub entwickelte der Anbieter Tools, um Veranstaltungen auch online attraktiv zu machen, etwa mittels Livestreaming oder hybriden Plattformen. Mittels eines Teilnehmermanagement-Systems können Gäste zentral eingeladen, registriert und betreut werden. Auch interaktive Elemente wie eine Event-App lassen sich integrieren, sorgen für eine starke Publikumsbindung und eine lebendige Veranstaltung.

Auch wer Tipps bei der Wahl eines attraktiven Veranstaltungsorts wünscht, wird bei G + B nicht alleine gelassen. Ergänzend bieten die Profis erweiterte Services wie statische Gutachten und Gefährdungsanalysen an.

„Auf die Minute abgeliefert“

GAHRENS + BATTERMANN sind seit 1983 erfolgreich in der Veranstaltungsbranche tätig. Mittlerweile organisieren rund 230 Mitarbeitende an sechs Standorten in Deutschland Firmenevents von Messen über Konferenzen bis zu Livestreams. Das Unternehmen verantwortet alle technischen Aufgaben selbst: Medientechnik, Licht, Rigging, Ton, Video, LED-Wände, Streaming, Netzwerktechnik, Teilnehmermanagement. Das erlaubt selbst bei anspruchsvollen Veranstaltungen mit vielen Beteiligten schnelle Reaktionszeiten und strukturierte Abläufe mit klarer Zuständigkeit.

Firmenevents, die G + B plant und realisiert, sind so unterschiedlich wie die Kunden selbst, darunter Konzerne, Mittelständler, Verbände und Agenturen. BMW, Siemens, Telekom, Volkswagen, Allianz, Continental, Ubisoft und viele weitere gehören zu den zufriedenen Kunden.

Exemplarisch sollen hier zwei Stimmen zu Wort kommen, die das große Engagement der Firma bezeugen: „Es war wieder mal beeindruckend zu sehen, wie trotz großem Team und wechselnden Anforderungen bei G + B ein Rad ins andere greift – und auf die Minute (oder Sekunde) abliefert!“, lobt Tim Schmidt-Lange, Head of Project bei Merz. Alexa C. von der Sonnen GmbH ergänzt: „An dieser Stelle möchte ich gerne auch noch einmal DANKE sagen! Es war mir ein Fest, mit euch allen zusammenzuarbeiten und ich freue mich schon aufs nächste Mal!“

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  Welche Herausforderungen bestehen bei der Planung von Firmenevents in Zeiten knapper Budgets?

  Die größte Herausforderung liegt darin, unter Spardruck dennoch eine beeindruckende Wirkung zu erzielen. Es geht darum, Mittel effizient einzusetzen und Events professionell zu planen und durchzuführen, trotz reduzierter finanzieller, personeller und technischer Ressourcen.

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  Warum sind Firmenevents trotz Kostendruck wichtig?

  Firmenevents sind entscheidend für die Außendarstellung der eigenen Marke, die Kommunikation mit der Kundschaft und die Anerkennung der Belegschaft. Sie können nicht einfach abgeschafft werden, da sie für das Unternehmen von strategischer Bedeutung sind.

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  Wie unterstützt GAHRENS + BATTERMANN bei der Planung von Firmenevents?

  GAHRENS + BATTERMANN bietet umfassende Unterstützung von der Konzeption bis zur technischen Umsetzung. Das Unternehmen stellt 3D-Visualisierungen zur Verfügung, nutzt modulare Systeme für flexible Gestaltung und bietet digitale Lösungen wie Livestreaming und hybride Plattformen an, um Events erfolgreich zu gestalten.

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  Welche Vorteile bieten digitale Dienstleistungen bei Firmenevents?

  Digitale Dienstleistungen wie Livestreaming und Event-Apps sorgen für eine starke Publikumsbindung und eine lebendige Veranstaltung. Sie ermöglichen eine zentrale Verwaltung von Einladungen und Registrierungen und steigern die Interaktion mit den Teilnehmern, was besonders in Zeiten von Hybrid- und Online-Formaten wichtig ist.

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  Was macht GAHRENS + BATTERMANN zu einem erfahrenen Dienstleister für Firmenevents?

  GAHRENS + BATTERMANN verfügt über vier Jahrzehnte Erfahrung in der Veranstaltungsbranche und organisiert Firmenevents mit einem Team von rund 230 Mitarbeitenden an sechs Standorten in Deutschland. Sie bieten umfassende technische Unterstützung und garantieren schnelle Reaktionszeiten sowie strukturierte Abläufe.