IT-Einkauf optimiert mit globalem Device as a Service (DaaS)

IT-Einkauf

20.11.2024

Laptop, Smartphone, PC, Webcam und Tablet gehören heute zur Standardausrüstung vieler Mitarbeitenden. Die Vielzahl an Komponenten macht deren Management für die IT-Abteilungen zunehmend komplex und aufwendig. Das gilt vor allem für große, internationale Unternehmen und Konzerne, die eine Vielzahl an Geräten in zahlreichen Ländern, vielleicht sogar auf unterschiedlichen Kontinenten managen müssen. Dabei dürfen im Device-Management keine Fehler oder lange Verzögerungen passieren, denn ohne die Geräte können Angestellte nicht effektiv arbeiten, ihre Produktivität sinkt, die Mitarbeiterzufriedenheit geht in den Keller. Zudem hat das Device-Management Einfluss auf wichtige Unternehmensziele wie eine sichere IT-Umgebung, Skalierbarkeit sowie mehr ökologische und ökonomische Nachhaltigkeit.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, setzen vermehrt international agierende Unternehmen auf Device as a Service (DaaS). DaaS ist ein Lifecycle-Services-Modell, den Lebenszyklus von Geräten ganzheitlich, einheitlich und zentral zu organisieren. Es entlastet die IT-Abteilungen und den Einkauf, erhöht die finanzielle Planbarkeit und verbessert gleichzeitig die User Experience und die Nachhaltigkeitsbilanz des Unternehmens. Zusammen mit einem Leasingmodell entlastet die Device-as-a-Service-Lösung auch das Budget.

Das Konzept

Nutzen Unternehmen das Device-as-a-Service-Modell, beziehen sie PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones sowie entsprechendes Zubehör, Services und technischen Support von einem externen Dienstleister. Dieser ist idealerweise herstellerunabhängig. Das heißt, er verfügt über ein breites Hersteller-Portfolio mit entsprechender Expertise. DaaS ist als Kaufmodell möglich, bei dem der Kunde die Hardware erwirbt. Er kann die Geräte aber auch leasen statt kaufen. Der Dienstleister übernimmt die Bereitstellung, Bevorratung und Logistik der Devices sowie deren Management durch Updates, Wartung, Modernisierung sowie Reparatur und Austausch.

Das DaaS-Modell bietet sechs große Vorteile

1. Optimierte finanzielle Planbarkeit:

Hardwarebeschaffung ist ein großer Posten in IT-Budgets. Durch das Leasing-Prinzip des DaaS-Modells werden hohe Anschaffungsinvestitionen vermieden und durch feste monatliche Raten ersetzt. Das Opex-Modell hat einen positiven Einfluss auf den Cashflow, da Unternehmen nur für die Nutzung der Geräte zahlen und nicht für deren Besitz.

Unabhängig von der Entscheidung Kauf oder Leasing können mit Device as a Service durch schlankere interne Prozesse finanzielle Einsparungen erzielt werden. Die Bestellung eines neuen Endgerätes kann schnell interne Prozess- und Personalkosten von über hundert Euro pro Device verursachen. Diese werden durch DaaS reduziert.

2. Höhere Skalierbarkeit, Flexibilität und Verfügbarkeit:

DaaS ermöglicht Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität, indem es ihnen erlaubt, ihre IT-Infrastruktur schnell an sich ändernde Anforderungen anzupassen. Sei es die Einstellung neuer Mitarbeitenden, der Wechsel zu einem anderen Hardware-Anbieter oder wie im Falle von Windows 11 der erhöhte Anspruch eines Betriebssystems an die Hardware-Komponente und den damit verbundenen Austausch zahlreicher Geräte. DaaS ermöglicht eine schnelle und einfache Skalierung der Infrastruktur und sie erhöht die Verfügbarkeit. IT-Abteilungen und Einkauf sind immer wieder mit mehr oder weniger ausgeprägten Lieferengpässen bei Hardware-Komponenten konfrontiert. Durch eine planvolle und bedarfsorientierte Bevorratung von Devices lassen sich die Konsequenzen dieser Engpässe abschwächen oder gänzlich verhindern.

3. Entlastung der IT-Abteilung:

Mit zunehmender Digitalisierung steigen die Anforderungen und die Auslastung der IT-Abteilungen stetig. Der Fachkräftemangel unter den IT-Experten verschärft die Situation zusätzlich. Gleichzeitig verschlingen Routineaufgaben einen erheblichen Teil der fachlichen Kapazitäten. Die Nutzung des DaaS-Modells reduziert die Auslastung der internen IT-Abteilung merklich, indem ein Partner fünf aufwendige Aufgaben übernimmt: Beschaffung, Logistik, Konfiguration, Installation und Verwaltung der Geräte. Das schafft mehr Kapazitäten bei der internen IT für strategische und unternehmenskritische Aufgaben.

4. Verbesserung der User Experience:

Eine flächendeckend gute User Experience ist für Unternehmen mit dem Wunsch, Talente zu binden, elementar. Aber gerade für international aufgestellte Organisationen ist sie gar nicht leicht zu erreichen. Die Einheitlichkeit und vor allem Schnelligkeit von Device-as-a-Service kann hier den entscheidenden Vorteil bringen. Dauert es in großen Unternehmen oft einige Wochen, bis ein Angestellter einen Laptop oder ein Smartphone ausgeliefert bekommt, können DaaS-Anbieter diese Zeit auf ein bis vier Werktage verkürzen. Wenn die Geräte zusammen mit dem Zubehör beim Mitarbeitenden ankommen, sind sie bereits konfiguriert, enthalten alle notwendigen Apps und Tools. Der Angestellte kann sofort mit dem Gerät arbeiten. Lücken in der Effizienz werden vermieden.

5. Erhöhte Security:

Bei aller gewünschten Flexibilität in der IT, bei der Security gilt: Einheitlichkeit ist Trumpf. Durch die zentrale Auslieferung der Hardware-Komponenten durch einen Dienstleister weltweit kann ein einheitlicher Security-Standard in allen Niederlassungen in allen Ländern geschaffen werden. Das vermeidet Schatten-IT und Sicherheitslücken. Zudem bietet das DaaS-Konzept die Möglichkeit, durch regelmäßige Upgrades hardwaretechnisch immer auf dem neuesten Stand der Technik zu sein.

6. Bessere Nachhaltigkeitsbilanz:

Nachhaltigkeit ist für Unternehmen heute kein Buzzword mehr, sondern ein ernstzunehmender Auftrag, der an gesetzliche Vorgaben, Unternehmensziele und die Reputation einer Organisation geknüpft ist. DaaS verbessert die Nachhaltigkeitsbilanz einer IT-Abteilung merklich. Der bedeutendste Faktor hierbei ist das Leasing. Nach dem Nutzungszeitraum im Unternehmen – meist drei bis fünf Jahre – werden die Geräte vom Anbieter wieder aufbereitet, die Daten sicher gelöscht und als refurbished Hardware in den Produktkreislauf zurückgeführt. Dies reduziert IT-Schrott, den Bedarf an Neuanschaffungen und spart wertvolle Ressourcen.

Doch auch andere Faktoren spielen eine nicht zu unterschätzende Rolle. Durch eine Bevorratung von Devices in einem zentralen Logistikcenter können bei einem Hersteller Großbestellungen getätigt werden, statt mehrfach kleinere Mengen anliefern zu lassen. Smartphones und Tablets werden vor dem Versand mit einer Schutzfolie ausgestattet, um Beschädigungen und damit verbundene Rücksendungen zu vermeiden. Das Bundling sorgt dafür, dass Mitarbeitende alle Devices sowie Zubehör für sie gebündelt in einem Paket erhalten, statt in mehreren. Das Paket wird direkt vom Distribution Center zur Firmenniederlassung oder ins Homeoffice des Mitarbeitenden geschickt. Dies alles spart jede Menge Verpackungsmaterialien und Transportwege – und damit CO₂.

Die Auswahl des richtigen DaaS-Anbieters

Das globale DaaS-Konzept ist komplex und verlangt gewisse Voraussetzungen von einem Dienstleister. So sollte er selbst eine internationale Struktur mit Warehouses und Service-Niederlassungen in zahlreichen Ländern sowie große logistische Kapazitäten aufweisen. Er sollte sowohl im Bereich Hardware als auch im Bereich Service über eine weitreichende Erfahrung verfügen und eine breite Palette von Endgeräten unterschiedlicher Hersteller anbieten. Ein professioneller DaaS-Partner analysiert die bestehenden Beschaffungsprozesse in einem Unternehmen, optimiert und verschlankt sie und integriert sie nahtlos in die bestehenden Abläufe und Systeme. Dies garantiert einen reibungslosen Übergang und minimiert mögliche Probleme.