"Die digitale Transformation im Handwerksbetrieb ist notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben"
Dirk Stefen und Dr. Kapil Kohli von der myCraftnote Digital GmbH im Gespräch

myCraftnote Digital GmbH

09.01.2025

Die myCraftnote Digital GmbH unterstützt Handwerksbetriebe bei der digitalen Transformation durch die Software Craftnote, welche die Planung, Organisation, Dokumentation und Kommunikation in Bauprojekten optimiert. Dabei gestaltet die Craftnote-App die Kommunikation und Verfügbarkeit von Informationen digital und effizient. Im folgenden Gespräch geben Gründer Dirk Stefen und Managing Director Dr. Kapil Kohli Einblicke in die Vision und Arbeitsweise des Unternehmens sowie die Vorteile der Software.

Was war die Motivation hinter der Gründung der myCraftnote Digital GmbH und welche Vision verfolgen Sie mit Craftnote?

Die Motivation hinter der Gründung der myCraftnote Digital GmbH war, die Tradition des Handwerks mit der digitalen Welt nahtlos zu verbinden. Wir wollten eine Lösung schaffen, die Handwerkern ermöglicht, ihre Arbeit effizienter und effektiver zu gestalten, ohne die Wurzeln des Handwerks zu verlassen. Unsere Vision ist es, dass jeder Handwerker Craftnote von Tag eins bedienen kann, unabhängig von Gewerk und Firmengröße. Wir schaffen Zeit für das Wesentliche – das Handwerk – und stellen sicher, dass wichtige Informationen zu jeder Zeit dort wo sie gebraucht werden verfügbar sind.

Wie unterstützt Craftnote Handwerksbetriebe konkret dabei, den digitalen Wandel zu vollziehen?

Mit Craftnote wird die Digitalisierung etablierter Abläufe im Handwerksbetrieb unterstützt. Dabei werden analoge Prozesse, wie zum Beispiel die Dokumentation (Rapporte), digital abgebildet. Jeder Handwerker weiß: "Was auf der Baustelle nicht erfasst wird, fehlt später im Büro." Daher haben wir bei der Entwicklung der App die Anforderungen auf der Baustelle in den Vordergrund gestellt – Einfachheit, Reduktion auf das Wesentliche und Nutzung von Gewohnten, wie zum Beispiel WhatsApp. Diese Prinzipien haben wir auf unsere digitale Baumappe, die Plantafel, die integrierte Zeiterfassung und die digitalen Berichte angewendet.

Sie betonen, dass Craftnote ohne umfangreiche Schulungen sofort einsetzbar ist. Wie erreichen Sie diese Benutzerfreundlichkeit?

Craftnote erreicht seine hohe Benutzerfreundlichkeit, indem es den Handwerker auf der Baustelle in den Mittelpunkt stellt. Bei der Entwicklung haben wir Wert auf Einfachheit, Reduktion auf das Wesentliche und die Nutzung vertrauter Elemente gelegt. Dies führt zu einer intuitiven Menüführung, die es den Nutzern ermöglicht, ohne umfangreiche Schulungen sofort mit Craftnote zu arbeiten.

Welche Vorteile bietet die digitale Baumappe von Craftnote im Vergleich zur traditionellen Papierdokumentation?

Die digitale Baumappe von Craftnote ist eine innovative Lösung für Baustelle und Büro. Sie bietet mehrere entscheidende Vorteile:

Zugriff auf aktuelle Informationen: Durch die Synchronisation haben Nutzer jederzeit und überall Zugriff auf die aktuellen Informationen.

Schnelles Finden: Die Suchfunktion und die Projekt- und Ordnerstruktur ermöglichen es, Informationen schnell zu finden und nachvollziehbar zu ordnen.

Sicherung von Dokumenten: Alle Dokumente, Fotos und Pläne sind digital in der Cloud gespeichert, was den nachträglichen Verlust von Unterlagen verhindert.

Digitale Bearbeitung und Unterschrift: Fotos können gemacht, bearbeitet und wichtige Stellen markiert werden. Dokumente können direkt vor Ort digital unterschrieben und Berichte in Sekunden als PDF exportiert werden.

Wie verbessert Craftnote die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle?

Craftnote etabliert einen Kommunikationsweg, der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und den asynchronen Austausch fördert. Alle projektbezogenen Informationen sind an einem Ort und für alle Berechtigten jederzeit verfügbar. Der Projekt-Chat ermöglicht schnelle und direkte Absprachen, die in zeitlicher Abfolge klar nachvollziehbar sind. Hier tauschen Mitarbeiter Dokumente, Fotos, Text- und Sprachnachrichten aus. So sind alle Teammitglieder stets auf dem aktuellsten Stand, was Verzögerungen und Rückfragen deutlich reduziert. Bei sehr vielen Projekten hilft zudem die Suchfunktion, benötigte Informationen schnell zu finden.

Inwiefern können Handwerksbetriebe ihre bestehenden Formulare in Craftnote digitalisieren und anpassen?

Handwerksbetriebe können ihre bestehenden Formulare in editierbare PDF-Dateien umwandeln, beispielsweise mit der Hilfe eines Dienstleisters. Diese editierbaren PDFs können in der Craftnote-App genutzt und mit Texten, Daten, Datum, Bildern, Unterschriften ausgefüllt werden.

Wie integriert sich Craftnote mit bestehenden Branchensoftwarelösungen und welche Vorteile ergeben sich daraus?

Craftnote bietet eine Schnittstelle, die es ermöglicht, Craftnote mit einer bestehenden Branchensoftware zu verbinden. Über die Schnittstelle werden zum Beispiel Daten für die Projekterstellung zu Craftnote übertragen. Das beschleunigt Abläufe und vermeidet Doppelarbeit sowie Übertragungsfehler.

Auf der Baustelle erfasste Informationen, wie zum Beispiel Arbeitszeiten für einen Auftrag, werden über einen Export der bestehenden Branchensoftware bereitgestellt. Dies beschleunigt die Nachkalkulation ebenso wie die Erstellung von Rechnungen.

Können Sie konkrete Beispiele nennen, wie die Nutzung von Craftnote zu Zeit- und Kostenersparnissen in Handwerksbetrieben geführt hat?

Diese Beispiele zeigen, wie Craftnote Zeit und Kosten spart und die Effizienz in Handwerksbetrieben steigert:

Beispiele Faktor Zeitersparnis

"Die Rechnungsstellung verkürzte sich bei uns von bis zu zwei Wochen auf ein bis zwei Tage. Durch Craftnote sparen wir viel Zeit!" – Nino Moretti, Inhaber und Geschäftsführer Casa Moretti
Link zur Erfolgsgeschichte

"Durch den Einsatz von Craftnote sparen wir jede Woche den Aufwand einer Halbtagskraft." – Sven Zigri, Inhaber und Geschäftsführer Blitzschutz Däumling GmbH
Link zur Erfolgsgeschichte

Beispiel Faktor Kostenersparnis

Neben der Zeitersparnis profitiert das Unternehmen Fortmann auch finanziell: "Ich würde sagen, wir sparen im Jahr rund 50.000 Euro allein durch die optimierte Organisation und die Vermeidung von Doppelarbeit", resümiert Jendrik Fortmann, Inhaber und Geschäftsführer der Fortmann Haustechnik GmbH & Co. KG.
Link zur Erfolgsgeschichte

Wie sehen Sie die digitale Transformation im Handwerk und welche Rolle spielt die myCraftnote Digital GmbH in dieser Entwicklung?

Die digitale Transformation im Handwerksbetrieb ist notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Craftnote spielt eine zentrale Rolle, da es im wichtigsten Teil eines Auftrages, der Auftragsabwicklung, ansetzt. Hier entstehen durch Fehler meist höhere Kosten oder unzufriedene Kunden. Craftnote gestaltet daher die Kommunikation und Verfügbarkeit von Informationen digital und effizient. Das reduziert unproduktive Zeiten und Fehler, was zu zufriedeneren Kunden führt.

Wir unterstützen Handwerksbetriebe bei der Transformation durch unsere Software, die die Planung, Organisation, Dokumentation und Kommunikation in Bauprojekten optimiert.

Welche neuen Funktionen oder Erweiterungen planen Sie für Craftnote, um den sich wandelnden Anforderungen im Handwerk gerecht zu werden?

Als Teil der HVD, die Marktführer in Nordeuropa ist, profitieren wir von den Ressourcen und dem Know-how der Gesellschaft. Craftnote wird sich im Sinne der sich wandelnden Bedürfnisse des Handwerks kontinuierlich weiterentwickeln.

In unserer Pipeline befinden sich spannende Projekte, die Handwerksbetrieben noch mehr Effizienz und Transparenz bringen werden. Unsere Mission ist es, innovative Lösungen zu entwickeln, die die Planung, Organisation, Dokumentation und Kommunikation in Bauprojekten optimieren.