Papierlose Steuerberater für eine effiziente Zusammenarbeit
papierlos steuerberater
- 25.05.2023
Digitalisierung schafft Effizienz und vereinfacht Prozesse
Darüber hinaus müssen die Dokumente gemäß den geltenden Aufbewahrungsfristen verwahrt und revisionssicher dokumentiert werden. Durch die einzuhaltenden Fristen fallen die Kosten für die Lagerung für einen langen Zeitraum an. Mit den Jahren kommen immer mehr Aktenordner hinzu und Nachfragen nach einzelnen Dokumenten verursachen nicht selten Chaos und stören den alltäglichen Arbeitsablauf. Lange Zeit mussten Steuerbüros Organisationstalent beweisen, um trotz der Flut an Papieren weiterhin effizient arbeiten zu können. In der heutigen Zeit schafft die Digitalisierung an dieser Stelle Abhilfe und die Möglichkeit, papierlos als Steuerberater arbeiten zu können. Um die Beziehung zu den Mandanten zu festigen und sich auch in der Zukunft in der Branche behaupten zu können, werden Steuerkanzleien nicht um die Digitalisierung herumkommen. Denn auch die Ansprüche und Anforderungen der Mandanten haben sich verändert und damit bedarf es für eine zukunftsfähige Zusammenarbeit neuer Lösungen.
Digitale Lösungen für die papierlose Steuerberaterkanzlei
Die Anforderungen an digitale Systeme sind hoch. Es bedarf einfach anzuwendender Programme, mit welchen es zuverlässig möglich ist, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und zugleich die Mandanten zu erreichen. Im Detail sollten digitale Lösungen dementsprechend eine sichere Daten- und Dokumentenübertragung sowie ein revisionssicheres Dokumentenmanagement ermöglichen. Intelligente Workflows sowie eine digitale Mandantenanbindung tragen dazu bei, dass sich alle geschäftlichen Prozesse über ein System abbilden lassen. Durch Komplettlösungen lässt sich die Digitalisierung innerhalb eines Steuerbüros effizient umsetzen.Zu den Anbietern für Komplettlösungen zählt die Simba Computer Systeme GmbH. Diese bietet alles von der digitalen Dokumentenverwaltung über die Kommunikation und den Datenaustausch bis hin zur Ablage über eine verschlüsselten Mandantenakte in einem System an. Sämtliche Stamm- und Bewegungsdaten lassen sich zentral verwalten und sind für alle beteiligten Mitarbeiter jederzeit abrufbar. Der Zugriff auf Auswertungen und Dokumente erfolgt zeit- und ortsunabhängig über das Simba Direkt Portal vom Computer im Büro aus oder mobil per App. Das erleichtert die Zusammenarbeit und vereinfacht die Prozesse. Die Daten sind stets aktuell und die mandantenbezogene Dokumentenverwaltung lässt eine Volltextrecherche sowie Verschlagwortung zu. Die Zeiten, in denen lange Zeit nach Dokumenten gesucht wurde, gehören mit derartigen Systemen der Vergangenheit an. Durch integrierte Vorlagen und Musterbriefe wird die Kommunikation vereinfacht. Der digitale Dokumententransfer erfolgt verschlüsselt, wodurch ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet wird.
Beratung und Software als Komplettlösung
Die Simba Computer Systeme GmbH hält als Anbieter von Komplettlösungen nicht nur die passende Software bereit, sondern auch Unterstützung bei der Digitalisierung der Steuerkanzlei. Auf dem Weg zum papierfreien Büro berät das Unternehmen Kanzleien zielgerichtet und bietet unter anderem Schulungen für Mitarbeiter oder die Einrichtung und Integration des Portals an. Im Zuge der Digitalisierung kommt es jedoch nicht nur darauf an, die eigene Steuerkanzlei papierloser zu gestalten, sondern auch Mandanten von den Vorteilen zu überzeugen. Das ermöglicht langfristig den papierlosen und effizienten Datenaustausch. Simba Software unterstützt an dieser Stelle und hilft Steuerberatern dabei, die Mandanten von der Digitalisierung zu überzeugen. Dazu bieten sie nicht nur eine Beratung an, sondern stellen betreffenden Mandanten bei Bedarf wichtige Hilfsmittel wie vorkonfigurierte Scanner zur Verfügung.
