Wie Powerprozesse die Immobilienverwaltung leise revolutioniert

Powerprozesse

14.05.2025

Aktenordner, doppelte Arbeitsschritte und überfüllte Postfächer mit unbeantworteten Mieteranfragen – für viele Hausverwaltungen ist das Alltag. Zwar versprechen digitale Lösungen Abhilfe, doch oft bedeuten sie vor allem eines: zusätzliche Plattformen, mehr Schulungsaufwand und neue Komplexität.

Powerprozesse, gegründet von Jonathan Tausendfreund, geht bewusst einen anderen Weg. Statt eine weitere Softwarelösung anzubieten, macht das Unternehmen bestehende Systeme intelligenter – und automatisiert Routineaufgaben im Hintergrund. Das Ergebnis: weniger Stress, mehr Zeit für das Wesentliche.

Wenn digitale Werkzeuge mehr Aufwand als Nutzen bringen

Die meisten Immobilienverwaltungen arbeiten bereits mit Softwarelösungen wie Casavi, Facilioo oder ETG24. Trotzdem müssen Mitarbeitende immer wieder Daten per Hand eingeben, Dienstleistern hinterhertelefonieren oder überfüllte Posteingänge bearbeiten.

Für Jonathan Tausendfreund liegt der Kern des Problems woanders: "Es mangelt nicht an weiteren Tools – um echte Entlastung zu schaffen, müssen wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden."

Genau hier setzt Power Prozesse an. Arbeitsabläufe, die bislang drei Programme und etliche E-Mails erforderten, laufen nun dank KI-Automatisierungen unbemerkt im Hintergrund – effizient, nahtlos und ohne zusätzliche Belastung für das Team.

Automatisierung, die sich wie Zauberei anfühlt

Powerprozesse revolutioniert die Immobilienverwaltung

Was genau ist eigentlich Low-Code-Automatisierung? "Man kann es sich vorstellen wie einen digitalen Assistenten, der im Hintergrund zuverlässig Kleinkram erledigt", sagt Jonathan.

Ein Beispiel: Wenn ein Mieter auszieht, müssen normalerweise Daten in mehrere Systeme übertragen werden – für Buchhaltung, Kaution, Nebenkostenabrechnung. Mit Powerprozesse reicht ein Klick, und alle Systeme sind synchronisiert, Aufgaben werden automatisch zugewiesen, Folgeprozesse eingeplant.

Hier sind ein paar Beispiele für smarte Automatisierungen, die das Team bereits umgesetzt hat:

• Erinnerungen an unbearbeitete Tickets und automatische Eskalationen bei Verzögerungen

• KI-gestützte Antwortvorschläge für Mieteranfragen oder Schadensmeldungen

• Automatische Erinnerungen an Handwerker und Status-Updates an Mieter

• Sortierung eingehender E-Mails nach Zuständigkeit

• Erkennung von doppelten Vorgängen zur Vermeidung von Mehraufwand

• Einholung und Aufbereitung mehrerer Handwerkerangebote innerhalb von Sekunden

Bei einem Kunden konnte allein eine Automatisierung, die E-Mails dem richtigen Mitarbeiter zuweist, vorbereitet und formuliert, über 30 Stunden Arbeitszeit pro Monat einsparen.

Systeme, die einfach im Hintergrund funktionieren

Das Besondere: Die Mitarbeitenden müssen sich nicht umstellen oder neue Programme lernen. "Wir integrieren uns direkt in die bestehenden Systeme", erklärt Tausendfreund. "Die Automatisierungen laufen leise im Hintergrund – das Einzige, was auffällt, ist: Plötzlich ist mehr Zeit da."

In einem Markt voller neuer Tools, Dashboards und Plattformen verfolgt Power Prozesse damit einen erfrischend pragmatischen Ansatz: Bestehende Prozesse werden nicht ersetzt, sondern verbessert – mit intelligenter, unaufdringlicher Automatisierung.

Von der Agentur zur Prozessrevolution

Tausendfreund kommt ursprünglich nicht aus der Immobilienbranche. Fünf Jahre lang leitete er eine Marketingagentur für IT-Kunden – und begann dort, interne Abläufe mit Automatisierungen effizienter zu gestalten. Die Erfolge waren so überzeugend, dass er daraus ein eigenes Geschäftsmodell entwickelte.

Der entscheidende Impuls kam von einem befreundeten Immobilienverwalter: Könnte diese Art der Prozessoptimierung auch in seiner Firma helfen? Die Antwort war eindeutig – und aus einem Nebenprojekt wurde Powerprozesse.

Heute betreut das Unternehmen kleine und mittelgroße Hausverwaltungen mit fünf bis hundert Mitarbeitenden. Die Nachfrage wächst stetig – nicht zuletzt, weil viele Unternehmen nach Lösungen suchen, um Stress zu reduzieren, Margen zu erhöhen und Mieter sowie Eigentümer besser zu betreuen.

Ein 3-Schritte-Modell, das sich in den Alltag einfügt

Das Onboarding bei Powerprozesse ist so gestaltet, dass es sich problemlos in den Arbeitsalltag integrieren lässt:

• Kick-off & Prozessaufnahme – Gemeinsame Analyse der bestehenden Abläufe und Systeme

• Automatisierungsdesign & Integration – Das Team von Powerprozesse plant und übernimmt die technische Umsetzung der Automatisierungen

• Test, Schulung & Rollout – Interne Tests, kurze Einweisungen für Mitarbeiter und der Start automatisierter Workflows

Oft zeigen sich erste positive Effekte bereits wenige Tage nach dem Livegang.

Skalierung mit Augenmaß

Inzwischen konzentriert sich Tausendfreund voll auf Powerprozesse. Ziel ist es, ein Team von 15 Mitarbeitenden bis 2028 aufzubauen.

"Ich möchte Verwaltern ermöglichen, ihren Arbeitsalltag ruhiger, strukturierter und entspannter zu gestalten &ndash, etwas, das in dieser Branche viele für unmöglich halten."

Mit wachsender Kundenzahl, messbaren Erfolgen und einem Ansatz, der auf Einfachheit statt Komplexität setzt, zeigt Powerprozesse: Digitale Transformation muss nicht laut sein – sondern kann leise, intelligent und effektiv sein.