Mit der Proven-Impact GmbH zurück auf Erfolgskurs: Christian Bäcker erklärt, warum Projekte der digitalen Transformation scheitern und was man dagegen tun kann

Proven-Impact GmbH

29.02.2024

Digitalisierung ist für viele Unternehmen ein Hoffnungsträger, der effizientere Prozesse, weniger Aufwand und höhere Umsätze verspricht – aber was, wenn das Projekt scheitert? Als Geschäftsführer der Proven-Impact GmbH hat sich Christian Bäcker eingehend mit dieser Frage befasst und die "Back on Track Methode" zur zielführenden Aufarbeitung der Probleme digitaler Projekte entworfen. Mit dieser Methode unterstützen er und sein Team Unternehmer dabei, Fehlerquellen aufzuspüren und entgleiste Digitalisierungsprojekte wieder auf Kurs zu bringen. Was es im Detail damit auf sich hat, erfahren Interessierte hier.

Digitalisierte Geschäftsprozesse stellen in der heutigen Zeit einen dringend benötigten Wettbewerbsvorteil dar. Nahezu jedes Unternehmen arbeitet daher inzwischen mehr und mehr daran, seine Abläufe digital abzubilden. In einigen Fällen folgt jedoch nach kurzer Zeit bereits das böse Erwachen: Das Projekt verschlingt mehr Mittel, dauert länger und liefert schlechtere Ergebnisse, als ursprünglich erwartet. "Gescheiterte digitale Projekte können weitreichende Folgen für ein Unternehmen haben – von Umsatzeinbußen bis zu anhaltendem Reputationsverlust. Um aus diesem Loch herauszufinden, sind neue Lösungen gefragt", erklärt Christian Bäcker, Geschäftsführer der Proven-Impact GmbH.

"Jedoch ist in den meisten Fällen noch nicht alles verloren", erklärt der Experte weiter. "Viele solcher Schieflagen lassen sich schnell beheben, wenn es gelingt, die Ursachen aufzuspüren und gezielt dagegen vorzugehen." Zu diesem Zweck hat Christian Bäcker das Programm "Back on Track" entwickelt, in dem er und sein Expertenteam strauchelnde Digitalisierungsprojekte zurück auf den richtigen Weg und in Richtung eines erfolgreichen Abschlusses führen. Dabei baut der Ansatz der Proven-Impact GmbH auf umfassenden Root-Cause-Analysen auf, um innerhalb von nur sechs Wochen eine effektive und nachhaltige Lösung zu liefern.

Christian Bäcker: Fehleinschätzungen, Scope Creep und ständige Anpassungen – daran scheitern Projekte wirklich!

"Projekte der digitalen Transformation scheitern aus mehreren Gründen – falsche Erwartungen, unzureichende Bedarfsanalysen und verschiedene Sichtweisen innerhalb des Unternehmens sind unter den häufigsten", schildert Christian Bäcker. In der Regel, so der Experte, macht sich dies in Form verschiedener Symptome bemerkbar, die sich im Laufe des Projekts abzeichnen. So kommt es beispielsweise in vielen Fällen vor, dass Ziele, die zu Beginn des Projekts gesetzt worden sind, wiederholt nicht erreicht werden oder schlimmstenfalls überhaupt nicht mehr verfolgt werden können. "Werden Meilensteine verfehlt, spricht dies dafür, dass entweder die Erwartungen nicht gestimmt haben oder der Ansatz als solcher der falsche ist", merkt Christian Bäcker an.

Ein weiterer Faktor sind Anpassungen im Laufe des Projekts, die dazu führen, dass der anfangs gewählte Lösungsansatz nicht länger zu den Anforderungen der Stakeholder passt. Muss ständig etwas geändert werden, weil neue Anforderungen hinzukommen, sorgt dies für Unsicherheit und Verwirrung innerhalb des Projektteams, während der Umfang immer weiter wächst – es kommt zu sogenanntem Scope Creep. Dieses Phänomen ist im Übrigen auch in vielen Fällen dafür verantwortlich, dass das Budget überstrapaziert wird. "Oftmals haben Management und IT grundverschiedene Ansichten, wie etwas realisiert werden soll. So etwas erschwert die Einigung enorm und kann die digitale Transformation zum Erliegen bringen", so Christian Bäcker.

Aus dem Ruder gelaufene Projekte durch gezielte Aufarbeitung retten

Ist ein Projekt erst einmal entgleist, ist guter Rat häufig teuer. "Je komplexer ein Vorhaben ist, desto schwerer fällt es letztendlich, die Ursachen für Probleme genau festzustellen", erläutert Christian Bäcker. "Um die Kernprobleme zu identifizieren, ist daher eine detaillierte Analyse der Fakten und Kennzahlen absolut unerlässlich." Im Rahmen der "Back on Track Methode" setzt er zu diesem Zweck auf Ansätze, die sich schon in unzähligen Fällen bewährt haben. Der Weg zur Lösung beginnt bei Proven-Impact immer mit dem sogenannten Health-Check – der Feststellung der Fokusbereiche und Basisanforderungen des Projekts. "Indem wir zunächst die Bereiche identifizieren, die für den Erfolg am wichtigsten sind, schaffen wir einen sinnvollen Rahmen, um an einer Lösung zu arbeiten", erklärt Christian Bäcker.

Darauf aufbauend ist es möglich, den Status quo zielführend aufzuarbeiten. Dabei legt Christian Bäcker großen Wert darauf, eng mit den Entscheidungsträgern innerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten. "Um nachhaltige Erfolge zu erzielen und das Projekt auf den Erfolgskurs zurückzuführen, ist es wichtig, die Vision zu verstehen, die dahinter steckt. Deshalb erarbeiten wir die Grundlagen für die Detailanalyse immer gemeinsam mit dem Kunden im Workshop", schildert der Experte seine Vorgehensweise. Er rät seinen Kunden dazu, je nach Komplexität und Umfang des Projektes einen Zeitraum von 4, meist eher 8 bis 16 Stunden, aufgeteilt auf zwei Workshops, einzuplanen.

Zurück auf Erfolgskurs mit der "Back on Track Methode"

Durch detaillierte Analysen des Status quo und der Vision der Verantwortlichen ist es den Experten von Proven Impact möglich, die Grundlage für die Rettung eines Projekts zu schaffen. Zu diesem Zweck entwickeln Christian Bäcker und sein Team im nächsten Schritt konkrete, auf den individuellen Fall abgestimmte Handlungsempfehlungen. "Innerhalb von vier Wochen können wir den Verantwortlichen Ergebnisse liefern und ihnen sagen, wie das Projekt noch zu retten ist", versichert Christian Bäcker. Damit betrachtet er seine Arbeit jedoch noch nicht als erledigt. "Auch nach der Analyse stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite und begleiten sie auf Wunsch bei der Umsetzung unserer Lösungsansätze", erklärt er.

Die Unterstützung durch einen externen Berater bietet Unternehmen dabei in jedem Fall mehrere Vorteile. So können Christian Bäckers Kunden von Methoden und Erfahrungswerten profitieren, die sich im Business-Einsatz schon zahlreiche Male bewährt haben. Gleichzeitig wirkt die Beratung durch Experten auch der typischerweise eintretenden Betriebsblindheit entgegen, die die interne Lösungsfindung so schwierig macht. "Wir unterstützen nicht nur bei der Ursachenforschung, sondern helfen unseren Kunden dabei, ihre Projekte objektiv zu betrachten. Dank der Beurteilung eines externen Beraters und seiner unabhängigen Perspektive gelingt dies auch ganz neutral und unvoreingenommen. So erhalten unsere Kunden zusätzliche Sicherheit und können kostspielige Fehlentscheidungen vermeiden, wodurch sich verborgene Probleme und innovative Lösungen effektiver identifizieren und erarbeiten lassen. Dadurch ist es ihnen möglich, in kürzester Zeit zurück auf den Weg des Erfolgs zu finden", so Christian Bäcker abschließend.