Wie eine einheitliche Plattform das Prozessmanagement im Krankenhaus unterstützt

Prozessmanagement im Krankenhaus

13.03.2024
Irina Brüning

Krankenhäuser sind komplexe Gebilde, in denen unterschiedliche Interessen aufeinandertreffen. Eine schlechte Organisation führt zu Frustration und kann im schlimmsten Falle Menschenleben gefährden. Im Krankenhaus stellen Prozessmanagement, das daraus gewonnene Wissen über die Anforderungen sowie entsprechende digitale Produkte eine Erleichterung dar.

Wenn die rechte Hand nicht weiß, was die linke tut

In Krankenhäusern geht es meistens hektisch zu – schließlich lassen sich Notfälle und Komplikationen nicht im Voraus planen. Die Tatsache, dass die Pflegebranche stark vom Fachkräftemangel betroffen ist, verschärft die Situation noch, denn häufig muss improvisiert werden, da es an Personal fehlt. Die Dokumentationspflicht ist Teil des Behandlungsvertrags; dies ist durchaus sinnvoll, jedoch muss zum Führen der Patientenakte Zeit aufgewendet werden, die dann bei der eigentlichen Arbeit am Patienten fehlt.

Für die Mitarbeiter, die ihre Arbeit dokumentieren, ist es umso frustrierender, wenn Informationen versanden. Unter Umständen wird Arbeit doppelt erledigt, was noch mehr in der Medizin kostbare Zeit verschwendet. Veraltete Technologien und schlechte Prozesse können dazu führen, dass Mitarbeiter das Krankenhaus verlassen, was Personalengpässe noch verschärft. Außerdem gehen auf diese Weise wertvolles Wissen und Erfahrung verloren. Eine schlechte Reputation erschwert die Rekrutierung neuer Talente und wird auf lange Sicht auch Patienten abschrecken. Kundenverlust und schlechtes Wirtschaften verursachen finanzielle Einbußen. Dies alles kann ein Krankenhaus als Unternehmen in eine ernsthafte Krise befördern.

Effizientes Prozessmanagement im Krankenhaus

Im klinischen Alltag gilt es, die Bedürfnisse der Mitarbeiter mit denen der Patienten sowie die menschliche Ebene mit den Anforderungen an Wirtschaftlichkeit zu vereinbaren. Eine Reduzierung von Schnittstellen, eine effizientere Nutzung von Ressourcen und eine bessere Regelung von Informationsflüssen tragen dazu bei, dieses Ziel zu erreichen. Leerlauf, Wartezeiten und Abstimmungsprobleme müssen so weit wie möglich vermieden werden.

Die Aufnahme und Dokumentation interner Prozesse ist Teil des internen Qualitätsmanagements eines Krankenhauses. Diese Ebene stellt sicher, dass alle klinischen Prozesse den höchsten Standards entsprechen, und hat vor allem die Sicherheit und Zufriedenheit der Patienten im Blick. Um eine bestmögliche Versorgung zu gewährleisten, ist eine Förderung der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Fachbereichen und Berufsgruppen im Gesundheitswesen notwendig. Dies sind hauptsächlich die medizinischen, die pflegerischen und die administrativen Berufe. Der Einsatz von Daten und Analysen zeigt Verbesserungspotenzial auf und macht die Auswirkungen von Veränderungen leichter nachvollziehbar. Digitale Werkzeuge sollen im Vergleich zur herkömmlichen analogen Arbeitsweise mehr Unterstützung leisten und alle Abläufe abbilden. Häufig verlangsamen sie das Arbeiten jedoch, weil sie an den tatsächlichen Anforderungen vorbei entwickelt wurden.

Es ist wichtig, Prozesse im Detail zu erfassen, damit kein Wissen verloren geht. Ebenfalls nötig ist eine klare Verantwortungszuordnung zu den einzelnen Prozessen. Ohne Änderungsbereitschaft aller Beteiligten lassen sich keine Neuerungen einführen; um die Mitarbeiter von der Sinnhaftigkeit des Unterfangens zu überzeugen, ist es erforderlich, dass die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen. Grundsätzlich ist die Umsetzung eines klinischen Prozessmanagements kein Projekt mit einer definierten Dauer, sondern ein dauerhaft genutztes Werkzeug, das die Arbeit erleichtert.

NeTec KPMwiki: das Tool, dem Krankenhäuser vertrauen

Die NeTec GmbH ist seit über 25 Jahren in den Bereichen IT-Management, Digitalisierung, IT-Sicherheit und Datenschutz aktiv. Sie agiert in Bayern, Baden-Württemberg und darüber hinaus ganzheitlich und zukunftsweisend, versteht sich als Beratungshaus und IT-Dienstleister. Da die leitenden Mitarbeiter zuvor in Krankenhäusern tätig waren, kennt NeTec das Umfeld und seine Herausforderungen genau. Um Abhilfe zu schaffen, wurde das Tool NeTec KPMwiki entwickelt, eine einheitliche Plattform zur Dokumentation von klinischen Prozessen im Rahmen der Patient Journey, die sich individuell auf jedes Krankenhaus anpassen lässt.

Um Optimierungspotenzial zu erkennen, ist eine gründliche Prozessanalyse Voraussetzung. Sie deckt Risiken und Ineffizienzen auf, gewährt Einblick in die Bearbeitungszeiten und zeigt, ob alle gesetzlichen Bestimmungen erfüllt werden. Das Team von NeTec kann hier sowohl durch Methodenkompetenz als auch durch Praxiserfahrung wertvolle Unterstützung leisten. Sein Credo: Der Unternehmenserfolg steht und fällt mit schlanken und effizienten Prozessen! Schließlich sind alle Prozesse miteinander verzahnt und damit voneinander abhängig. NeTec KPMwiki ist vielseitig einsetzbar:

Schulung für neue Anwendungen

Onboarding von Neuzugängen

Fehlersuche (als Self-Service-Plattform)

Grundlange für internen und externen Support

Wissensdatenbank zur Schaffung von Verständnis für die Arbeitsweise anderer Bereiche

Die NeTec GmbH möchte Prozessmanagement als kontinuierlichen Verbesserungsprozess in den Krankenhäusern etablieren, Hilfe zur Selbsthilfe geben und den Wandel unterstützen, um ihre Kunden fit für die Zukunft zu machen. Gerade die immer stärkere Nutzung von KI macht es erforderlich, die eigenen Prozesse genau zu kennen.