Was unterscheidet "Recruiting as a Service" von herkömmlicher Personaldienstleistung?

Recruiting as a Service

• 01.10.2025
• Redaktion Ad2.0

Der Fachkräftemangel trifft den Mittelstand besonders hart. HR-Abteilungen kämpfen mit hohen Kosten, komplexen Prozessen und knappen Ressourcen. „Recruiting as a Service“ verspricht Abhilfe: Spezialisierte Dienstleister übernehmen zeitintensive Aufgaben, verschlanken Verfahren und sorgen dafür, dass Unternehmen schneller die fachlich wie menschlich passenden Bewerber finden.

HR-Abteilungen arbeiten in mittelständischen Unternehmen am Limit

Die meisten Mittelständler suchen aktuell qualifizierte Fachkräfte und finden sie allzu selten. Denn Personalbeschaffung erfordert Zeit, Fachwissen, Kapazitäten – häufig mehr, als intern zur Verfügung steht. Besonders in der sich dynamisch verändernden Arbeitswelt ist es schwer, Menschen zu finden, die sowohl fachlich als auch kulturell zum Unternehmen passen. Markant zeigt sich das Problem bei der Executive Search, der Suche nach Führungspositionen. Sie erfordert Erfahrung, Fingerspitzengefühl und Marktkenntnis, um Persönlichkeiten zu finden, die nicht nur fachliche Anforderungen erfüllen, sondern auch langfristig zum Unternehmenserfolg beitragen.

Ein Problem ist schlichtweg die Unterbesetzung in HR-Abteilungen. Es fehlt die Zeit, um sich um Personalentwicklung und professionelles Bewerbermanagement zu kümmern. Die tägliche Arbeitsbelastung lässt keinen Raum für kontinuierliches Netzwerken, Nachfassen und den Aufbau eines Talentpools. Diese strategisch wichtigen Aufgaben bleiben liegen. Die Folge sind langwierige Besetzungsverfahren, hohe Kosten durch unbesetzte Stellen und verpasste Chancen. Zudem schlagen die Lizenzgebühren großer Jobportale wie XING, LinkedIn oder Stepstone erheblich zu Buche und sind doch keine Garantie für qualifizierte Bewerbungen.

Hinzu kommen strukturelle Defizite beim Recruiting. Herkömmliche Stellenausschreibungen erreichen nur einen begrenzten Teil des Bewerbermarkts. Viele Kandidaten (Schätzungen zufolge etwa die Hälfte!) warten auf persönliche Ansprache, anstatt sich aktiv zu bewerben. Dieses „Active Recruiting“ besorgen dann häufig Headhunter per Massen-Mail, ohne Gespür für individuelle Kommunikation. Der Erfahrung nach sind allerdings nach dem Erstkontakt mehrere Anläufe nötig, um von Kandidaten eine Rückmeldung zu erhalten – ein Aufwand, den viele interne Teams kaum leisten können.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Daten von abgelehnten Bewerbern in Unternehmen maximal sechs Monate gespeichert werden dürfen, auch wenn sie für zukünftige Stellen interessant sein könnten. Das erschwert den Aufbau einer „stillen Reserve“ und hinterlässt keinen guten Eindruck bei potenziellen Talenten.

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„Software as a Service“ ist bekannt. Was aber ist „Recruiting as a Service“?

Ein möglicher Ausweg: Recruiting-as-a-Service. Hinter dem Begriff steht ein Dienstleistungsmodell, bei dem spezialisierte Anbieter das Rekrutieren ganz oder teilweise übernehmen. Der entscheidende Unterschied zu herkömmlichen Personalvermittlungen: Unternehmen kaufen keine einzelnen Bewerberprofile, sondern eine umfassende Dienstleistung – modular und flexibel.

Die Anbieter arbeiten nicht auf Provisionsbasis, sondern liefern messbare Leistung zu kalkulierbaren Kosten. Sie entlasten die HR-Abteilung, indem sie zeitintensive Aufgaben wie Active Sourcing und Erstgespräche übernehmen und nur Kandidaten vorschlagen, die sowohl fachlich als auch persönlich zum Unternehmen passen. Die Personalabteilung kann sich auf Aufgaben wie Onboarding, Firmenkultur und Mitarbeiterbindung konzentrieren.

Recruiting-as-a-Service verkürzt die Time-to-Hire, verbessert das Kandidatenerlebnis, das Image des Unternehmens profitiert, qualifizierte Talente springen seltener ab. Dank ihrer Expertise erkennen Personaldienstleister Potenziale selbst dann, wenn Lebensläufe und Anschreiben lückenhaft oder unkonventionell sind.

Recruiting-as-a-Service kann außerdem bedarfsgerecht in Anspruch genommen werden. Dienstleister fangen kurzfristige Engpässe ab, überbrücken Elternzeiten und Krankheitsphasen in HR-Teams oder begleiten Wachstumsphasen langfristig. Viele verfügen über große Datenpools voller Fach- und Führungskräfte, denn sie dürfen Bewerberdaten bis zu sieben Jahre DSGVO-konform speichern – ein Vorteil, wenn Stellen nachbesetzt oder neue geschaffen werden.

„Nicht immer förmlich – aber immer in Höchstform“

Unter diesem Motto leistet die Scout4Skills GmbH aus Ottobrunn bei München Recruiting as a Service mit Fokus auf die Branchen IT und Engineering – Bereiche, in denen der Dienstleister über profundes Fachwissen verfügt. Besonders mittelständische Kunden schätzen den individuellen Ansatz der Firma. Statt Standard-Recruiting erfolgt hier ein maßgeschneidertes Angebot, das auf Bedarf, Stellenprofil und Kapazität abgestimmt wird. Die Beauftragung ist kurzfristig möglich, auch bei nur einer offenen Stelle oder befristeter Projektlaufzeit.

Scout4Skills arbeitet flexibel hinsichtlich Umfang, Startzeitpunkt und Aufgabenteilung. Kunden erhalten geprüfte Kandidatenvorschläge, wobei Qualität stets Vorrang vor Quantität hat. Entscheidend ist, dass die vorgeschlagenen Bewerber auch menschlich ins Team passen. Im Vorfeld findet ein ausführliches Beratungsgespräch statt. Rückmeldungen zu Profilen erfolgen ehrlich und fundiert.

Für die Kunden bedeutet das: geringerer Aufwand in der HR-Abteilung, schneller besetzte Stellen, entlastete Teams und ein professionelles Außenbild. Die Time-to-Hire sinkt spürbar: ein immenser Wettbewerbsvorteil in einem Markt, in dem Talente schnell abgegriffen werden.

Scout4Skills wurde im September 2019 von Matthias Lenders zunächst als Ein-Mann-Betrieb gegründet. Trotz Corona-Pandemie verzeichnete das Unternehmen wachsende Nachfrage, stellte sukzessive Mitarbeitende ein und besteht heute aus einem achtköpfigen Team. Der Schwerpunkt liegt weiterhin auf der Besetzung von IT- und Engineering-Positionen. Mit Branchenkenntnis, Engagement und einem klaren Qualitätsanspruch hat sich Scout4Skills einen festen Platz als Partner des Mittelstands erarbeitet.

• ?Was ist 'Recruiting as a Service' und wie unterscheidet es sich von herkömmlichen Personalvermittlungen?

  'Recruiting as a Service' ist ein Dienstleistungsmodell, bei dem spezialisierte Anbieter das Rekrutieren ganz oder teilweise übernehmen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Personalvermittlungen kaufen Unternehmen keine einzelnen Bewerberprofile, sondern eine umfassende, flexible Dienstleistung.

• ?Welche Herausforderungen bewältigen HR-Abteilungen im Mittelstand mit 'Recruiting as a Service'?

  'Recruiting as a Service' unterstützt mittelständische HR-Abteilungen, die mit hohen Kosten, komplexen Prozessen und knappen Ressourcen kämpfen, indem zeitintensive Aufgaben ausgelagert und Verfahren verschlankt werden.

• ?Welche Vorteile bietet 'Recruiting as a Service' gegenüber herkömmlichem Recruiting?

  'Recruiting as a Service' verkürzt die Time-to-Hire, verbessert das Kandidatenerlebnis und bietet einen Wettbewerbsvorteil durch professionelles Bewerbermanagement und Zugang zu großen Datenpools von Fach- und Führungskräften.

• ?Welche Rolle spielt Scout4Skills im Bereich 'Recruiting as a Service'?

  Scout4Skills bietet 'Recruiting as a Service' mit einem Fokus auf IT und Engineering. Das Unternehmen ist für seinen individuellen Ansatz bekannt, bietet maßgeschneiderte Lösungen und arbeitet eng mit mittelständischen Kunden zusammen.

• ?Welche strategischen Vorteile bringt 'Recruiting as a Service' für Unternehmen?

  Unternehmen können durch 'Recruiting as a Service' schnelle Besetzungen, geringeren HR-Aufwand und ein verbessertes Image erzielen. Die Dienstleistung ist flexibel an Unternehmensbedarfe anzupassen, was gerade bei kurzfristigen Engpässen hilfreich ist.