Zwischen New Work und Effizienzdruck: Wie shyftplan mit KI die Personaleinsatzplanung neu definiert

shyftplan

02.01.2025

Fachkräftemangel, Effizienzdruck und New Work stellen die Personaleinsatzplanung vor neue Herausforderungen. Künstliche Intelligenz und Automatisierung spielen eine immer wichtigere Rolle dabei, diesen Entwicklungen erfolgreich zu begegnen. Im folgenden Gespräch teilt Jan-Martin Josten, Gründer von shyftplan, seine Perspektiven und Erfahrungen dazu, wie moderne Schichtplanung es ermöglicht, trotz angespannter wirtschaftlicher Lage effizient und fair zu planen.

Die aktuelle wirtschaftliche Situation ist geprägt durch steigende Löhne, Druck aus internationalen Märkten, geopolitische Spannungen und demografischen Wandel. Viele Industrien stehen vor der Herausforderung, ihre Produktivität zu steigern.

Welche Faktoren sind Ihrer Meinung nach entscheidend, um in der Personaleinsatzplanung (PEP) effizienter zu werden?

Produktivität in der Personaleinsatzplanung bedeutet, dass Maschinen, Material und Personal effizient aufeinander abgestimmt sind. Maschinen und Material sind dank modernen Lösungen für MES, Supply Chain Optimization und Co. bereits bestens durchgetaktet. Bei der Personaleinsatzplanung beobachten wir jedoch, dass einige Industrieunternehmen noch zu oft auf manuelle Prozesse setzen, die der Komplexität moderner Produktionsabläufe nicht gewachsen sind. Die Effizienzgewinne aus Maschinen- und Materialplanung werden dadurch zunichtegemacht, denn ohne Personal stehen auch Maschinen und Materialien still. Für eine effiziente Personaleinsatzplanung ist es essenziell, flexibel auf Abwesenheiten oder Mehrbedarf reagieren zu können und Daten aus HR- und ERP-Systemen bei der Planung zu berücksichtigen. Moderne, automatisierte Lösungen ermöglichen genau dies und schaffen gleichzeitig Raum, um die Wünsche und Bedürfnisse der Belegschaft bestmöglich in die Planung zu integrieren.

Während es bei Maschinen (durch Lean-Management, MES, Preventive Maintenance) und Material (Supply Chain Planning, Bestandsoptimierung) in den letzten Jahrzehnten erhebliche Fortschritte gab, hinkt die Effizienz in der Personaleinsatzplanung oft noch hinterher.

Warum setzen viele Unternehmen immer noch auf manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationen und wie kann eine Lösung wie shyftplan helfen?

Bei vielen unserer Ansprechpartner beobachten wir bereits ein geschärftes Bewusstsein für Automatisierung und KI. Dies trifft vor allem auf Unternehmen zu, die digitale Schichtplanung als eine Lösung verstehen, die es ermöglicht, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu binden und die Produktivität auf dem Shopfloor zu steigern. Einige Unternehmen zögern beim Umstieg auf digitale Tools jedoch. Vor allem dann, wenn noch viel Alt-Software im Einsatz ist, wird die Anbindung digitaler Lösungen oft noch als mühsam und aufwendig angesehen. Excel und Co. weisen jedoch gerade im industriellen Gebrauch erhebliche Einschränkungen auf.

Schichtplanung mit Excel ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch unflexibel und anfällig für Planungsfehler. So müssen beispielsweise Abwesenheiten, Jahresurlaub und Qualifikationen in separaten Tabellen gepflegt werden. Hinzu kommt der erhebliche Aufwand, der durch die Doppelpflege von Daten zwischen Schichtplanung-, HR- und ERP-Systemen entsteht. Gerade in großen Industrieunternehmen ist die Übertragung dieser Daten enorm komplex und anfällig für Fehler. In Unternehmen, die bereits Software für die Schichtplanung im Einsatz haben, beobachten wir oft, dass diese nicht flexibel genug sind, um die Planung auf individuelle Bedürfnisse von Unternehmen abzustimmen, sodass oft weiterhin eine mühsame Schattenplanung mit Excel stattfindet. shyftplan ermöglicht es, alle Stammdaten nahtlos zusammenzuführen, um Schichtpläne maßzuschneidern. Der Aufwand, der durch die Doppelpflege mehrerer Systeme oder Excel-Tabellen entsteht, fällt damit gänzlich weg.

Der Fachkräftemangel und neue Anforderungen der Arbeitnehmer führen dazu, dass Unternehmen nicht nur effizient, sondern auch attraktiv für qualifiziertes Personal sein müssen.

Wie kann digitale Schichtplanung dabei helfen, die Anforderungen von New Work mit dem Effizienzdruck in der operativen Planung zu vereinen?

Automatisierte Schichtplanung ist hier von großem Vorteil, um diese weitaus komplexeren Schichtmodelle effizient umzusetzen, die beidseitig mehr Flexibilität ermöglichen. Somit lassen sich individuelle Wünsche besser mit den betrieblichen Anforderungen in Einklang bringen. shyftplan bietet Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beispielsweise die Möglichkeit, spezifische Präferenzen für Wunschschichten zu hinterlegen. Anstatt manuell auf einzelne Wünsche von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einzugehen, können Planerinnen und Planer so einfach angeben, wie stark sie Mitarbeiterpräferenzen bei der Planung gewichten möchten. Zusätzlich gibt es weitere Faktoren wie Stammarbeitsplätze, gleichbleibende Rotationen oder den Fairness-Faktor, deren Gewichtung sich individuell steuern lässt. shyftplan bietet zudem freischaltbare Funktionen zum eigenständigen Schichttausch an. Diese Flexibilität erlaubt es Unternehmen, die Wünsche und Präferenzen der Belegschaft bei der Planung zu berücksichtigen, ohne Abstriche in der Effizienz machen zu müssen.

Automatisierung und KI bieten neue Möglichkeiten für die Personaleinsatzplanung.

Welche konkreten Vorteile bringt KI-gestützte Schichtplanung bei der Reduzierung des Zeitaufwands und der Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen?

Welche Ergebnisse konnten Sie bei Ihren Kunden beobachten?

KI ermöglicht es, die zeitaufwendigen Aufgaben in der Personaleinsatzplanung zu automatisieren. Zusätzlich ermöglicht KI es in Sekunden, die bestmögliche Besetzung für Schichten basierend auf den gegebenen Anforderungen zu ermitteln. Bei der Abwesenheitsverwaltung oder der Jahresurlaubsplanung müssen Planerinnen und Planer zum Beispiel nicht mehr manuell passende Nachbesetzungen ermitteln und abtelefonieren. Stattdessen schlägt die KI passende Alternativen vor und berücksichtigt dabei von Anfang an alle relevanten Faktoren wie, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Zeitkonten. In shyftplan werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anschließend automatisch per App über derartige Änderungen informiert.

Bei unseren Kundinnen und Kunden beobachten wir messbare Verbesserungen durch den Einsatz von KI. Siemens Energy konnte durch shyftplan zum Beispiel die Planungszeiten um bis zu 70 Prozent senken, während 98 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter shyftplan als eine Verbesserung empfinden.

Cloud-Technologie ermöglicht flexible und skalierbare Lösungen.

Wie sieht der Implementierungsprozess von shyftplan in Unternehmen aus, und welche Vorteile ergeben sich aus der cloudbasierten Technologie im Hinblick auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen?

Bei der Implementierung von shyftplan begleiten wir unsere Kundinnen und Kunden durch den gesamten Prozess. Dies beinhaltet die Schulung des Personals und das Abbilden der rechtlichen und tariflichen Rahmenbedingungen des Unternehmens. Für Kundinnen und Kunden, die technische Unterstützung bei der Einführung von shyftplan brauchen, steht neben unseren Projektmanagerinnen und Projektmanagern zudem unser Partnernetzwerk bereit, um sicherzustellen, dass shyftplan bestmöglich an bestehende Systemlandschaften angebunden werden kann. Dank unserer langjährigen Partnerschaft mit SAP bieten wir für SAP-Lösungen mit shyftconnect inzwischen eine Standardintegration an, die den Integrationsaufwand erheblich reduziert.

Vor allem große Industrieunternehmen setzen bereits auf KI-gestützte Schichtplanung, um komplexe Schichtsysteme effizienter zu gestalten.

Wie weit ist diese Technologie Ihrer Meinung nach schon verbreitet?

Welche Branchen haben besonders großes Potenzial, und wie hat shyftplan in diesen Bereichen konkrete Erfolge erzielt?

Kurz gesagt: KI-unterstützte Schichtplanung ist überall dort effizienzsteigernd, wo viele Menschen in Schichtarbeit beschäftigt werden. Vor allem dort, wo komplexe Schichtsysteme wie 4-Schicht oder 5-Schicht im Einsatz sind. Der Großteil unserer Kundinnen und Kunden zählt zur Automobil-, Lebensmittel- und Maschinenbau-Industrie. Dazu gehören Firmen wie ZF, Siemens, Mercedes-Benz, Südzucker oder Bosch. Allerdings erreichen uns täglich auch Anfragen aus unterschiedlichsten weiteren Sektoren, wie zum Beispiel der Medienbranche, dem Einzelhandel oder dem Gesundheitswesen. Auch in diesen Bereichen bietet KI einen riesigen Mehrwert.

Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor viele Herausforderungen, insbesondere bei der Organisation großer Teams.

Wie hilft shyftplan konkret bei der Umsetzung von digitalen Strategien in der Personaleinsatzplanung?

shyftplan ersetzt manuelle und veraltete Prozesse, wodurch das Leben von Planerinnen und Planern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erheblich vereinfacht wird. Planerinnen und Planer profitieren von automatisierten Abläufen und einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die eine schnelle Erstellung und flexible Anpassung von Schichtplänen ermöglicht. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können in der shyftplan-App ihre Arbeitszeiten einsehen, Änderungen im Schichtplan verfolgen sowie Abwesenheiten und Präferenzen direkt hinterlegen. Das verbessert die Zusammenarbeit und führt zu einer flexibleren, aber trotzdem effizienten Planung.

Zusätzlich vereinfacht shyftplan es, rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten. Zum Teil beobachten wir noch, dass Unternehmen Schichtpläne ausdrucken und im Pausenraum aushängen. Solch ein Prozess ist nicht nur umständlich, sondern auch schlichtweg gesetzeswidrig, da personenbezogene Daten nicht ohne Weiteres veröffentlicht werden dürfen. In shyftplan besteht dieses Risiko nicht, da alle Daten von Anfang an rechtskonform gehandhabt werden.

Neben der technologischen Entwicklung spielt auch die Unternehmensstrategie in Bezug auf soziale Verantwortung eine wichtige Rolle.

Welche Maßnahmen ergreift shyftplan, um eine nachhaltige Arbeitskultur zu fördern und soziale Verantwortung in der Arbeitsorganisation zu berücksichtigen?

Indem shyftplan den manuellen Aufwand für Schichtplanung drastisch reduziert, entsteht Raum, um auf die Bedürfnisse und Wünsche von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einzugehen. Mit manuellen Lösungen wie Excel ist es enorm zeitaufwendig, Schichtwünsche zu berücksichtigen oder Anfragen für Schichttausch zu bearbeiten. Dieser Zeitaufwand macht es Planerinnen und Planern in größeren Unternehmen nahezu unmöglich, auf Wünsche einzugehen. shyftplan automatisiert diese Vorgänge und macht es so möglich, hinterlegte Präferenzen automatisch bei der Schichtplanerstellung zu berücksichtigen. Zudem verfügt shyftplan über einen Fairness-Faktor, der eine gleichmäßige Verteilung von Arbeitsstunden gewährleistet. Wie stark solche Faktoren bei der Planung gewichtet werden, lässt sich gezielt steuern. So bleiben Planerinnen und Planer flexibel und können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine ausgewogene Work-Life-Balance ermöglichen.

Wie wird sich die Personaleinsatzplanung Ihrer Meinung nach in den nächsten Jahren weiterentwickeln?

Welche Trends, insbesondere im Bereich der Automatisierung und künstlichen Intelligenz, werden dabei eine Rolle spielen?

Welche Position wird shyftplan in diesem Markt einnehmen?

Wir befinden uns in einer Zeit, in der Veränderungen in Markt und Demografie Unternehmen regelrecht zwingen, ihre Personaleinsatzplanung zu digitalisieren. Effizienzdruck und demografischer Wandel führen dazu, dass Excel und Co. den Ansprüchen moderner Schichtplanung nicht mehr gerecht werden. Automatisierung und KI werden die Zukunft der Personaleinsatzplanung maßgeblich prägen und ermöglichen es Unternehmen, flexibel und effizient auf schwierige Zeiten zu reagieren. Wir sehen uns als Schlüsselakteur für die industriegerechte Implementierung dieser Technologien und werden weiterhin mit aller Kraft daran arbeiten, KI-unterstützte Schichtplanung umfassend zu etablieren.

Automatisierung und KI bieten neue Möglichkeiten für die Personaleinsatzplanung.Welche konkreten Vorteile bringt KI-gestützte Schichtplanung bei der Reduzierung des Zeitaufwands und der Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen?Welche Ergebnisse konnten Sie bei Ihren Kunden beobachten?

Cloud-Technologie ermöglicht flexible und skalierbare Lösungen.Wie sieht der Implementierungsprozess von shyftplan in Unternehmen aus, und welche Vorteile ergeben sich aus der cloudbasierten Technologie im Hinblick auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen?

Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor viele Herausforderungen, insbesondere bei der Organisation großer Teams.Wie hilft shyftplan konkret bei der Umsetzung von digitalen Strategien in der Personaleinsatzplanung?

Neben der technologischen Entwicklung spielt auch die Unternehmensstrategie in Bezug auf soziale Verantwortung eine wichtige Rolle.Welche Maßnahmen ergreift shyftplan, um eine nachhaltige Arbeitskultur zu fördern und soziale Verantwortung in der Arbeitsorganisation zu berücksichtigen?

Wie wird sich die Personaleinsatzplanung Ihrer Meinung nach in den nächsten Jahren weiterentwickeln?Welche Trends, insbesondere im Bereich der Automatisierung und künstlichen Intelligenz, werden dabei eine Rolle spielen?Welche Position wird shyftplan in diesem Markt einnehmen?

Automatisierung und KI bieten neue Möglichkeiten für die Personaleinsatzplanung.

Welche konkreten Vorteile bringt KI-gestützte Schichtplanung bei der Reduzierung des Zeitaufwands und der Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen?

Welche Ergebnisse konnten Sie bei Ihren Kunden beobachten?

Cloud-Technologie ermöglicht flexible und skalierbare Lösungen.

Wie sieht der Implementierungsprozess von shyftplan in Unternehmen aus, und welche Vorteile ergeben sich aus der cloudbasierten Technologie im Hinblick auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen?

Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor viele Herausforderungen, insbesondere bei der Organisation großer Teams.

Wie hilft shyftplan konkret bei der Umsetzung von digitalen Strategien in der Personaleinsatzplanung?

Neben der technologischen Entwicklung spielt auch die Unternehmensstrategie in Bezug auf soziale Verantwortung eine wichtige Rolle.

Welche Maßnahmen ergreift shyftplan, um eine nachhaltige Arbeitskultur zu fördern und soziale Verantwortung in der Arbeitsorganisation zu berücksichtigen?

Wie wird sich die Personaleinsatzplanung Ihrer Meinung nach in den nächsten Jahren weiterentwickeln?

Welche Trends, insbesondere im Bereich der Automatisierung und künstlichen Intelligenz, werden dabei eine Rolle spielen?

Welche Position wird shyftplan in diesem Markt einnehmen?