Datenschutz managen: smart DSGVO bietet Schulungen und mehr im Netz

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24.08.2022
Redaktion Ad2.0

Die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) existiert bereits seit wenigen Jahren. Für Unternehmen unterschiedlichster Größen änderte sich mit der Einführung dieses europaweit gültigen Rahmens vieles. Sich um den Datenschutz zu kümmern, ist nun keine Option mehr, sondern Pflicht. Und wer sich nicht an die strikten Vorgaben hält, muss mit teuren Strafen rechnen. smart DSGVO unterstützt Unternehmer auf dem Weg zu solidem Datenschutz unter anderem auch mit Schulungen für Mitarbeitende.

DSGVO-Verstöße können empfindliche Strafen nach sich ziehen

Als die EU-DSGVO eingeführt wurde, dauerte es nicht lange, bis die ersten Meldungen über Strafen und Konsequenzen in den Medien zu lesen waren. Unternehmen, die die Vorgaben der Grundverordnung nicht umsetzten, mussten teilweise mit fünfstelligen Forderungen rechnen.

Und auch wenn diese erste Welle langsam abklingt, erfolgt weiterhin eine stichprobenartige Prüfung aller Unternehmen, für die die DSGVO gilt. Hinzu kommt die Tatsache, dass Datenschutzmeldungen, welche durch Wettbewerber, Kunden oder auch Mitarbeiter an die Behörde übermittelt werden können, konsequent geahndet werden. Es ist folglich essenziell für Unternehmen, sich mit den Grundsätzen der DSGVO auszukennen und diese im eigenen Haus umzusetzen. So ist es unter anderem notwendig, Prozesse zu dokumentieren, eine solide IT-Sicherheit zu bieten, eine transparente Kommunikation hinsichtlich der Verarbeitung von Daten zu ermöglichen und Mitarbeitende regelmäßig zu schulen.

Wer den Forderungen der DSGVO nicht nachkommt und den Datenschutzbehörden keinen Nachweis für die Umsetzung der Grundverordnung vorlegen kann, muss mit einer Strafe rechnen. Hierfür ist es nicht notwendig, dass die Datenschutzbehörde eine Beweisführung durchführt. Das Bußgeld kann also direkt erhoben werden.

Schulungen in Unternehmen: schwer zu planen, hoher Aufwand

Wie Artikel 32/4 und 39 der Datenschutzgrundverordnung zeigen, sind Unternehmen in der Pflicht, ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen regelmäßig im Bereich Datenschutz weiterzubilden und zu schulen. Schon der Verzicht hierauf gilt als Verstoß und kann mit einem Bußgeld bestraft werden.

Das gilt vor allem, weil die Umsetzung der DSGVO nicht allein in den Händen der Geschäftsführer liegt, sondern weil oft weitere Angestellte mit dem Thema betraut sind. Sie kümmern sich um die Auswahl von Software sowie die Umsetzung des Datenschutzes, weshalb sie diesbezüglich über solides Wissen verfügen müssen. Dass regelmäßige Schulungen stattfinden sollten, ist folglich eine legitime Forderung und sollte auch im Sinne jener Unternehmen sein, die Datenschutz im eigenen Haus großschreiben.

Ganz leicht jedoch ist es nicht, solche Schulungen zu planen und durchzuführen. Klassische Präsenzschulungen nämlich bringen einige Schwierigkeiten mit sich. So ist es nicht nur notwendig, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zur selben Zeit mehrere Stunden investieren. Auch bedeutet dies, dass andere wichtige Aufgaben während der Schulung in gleich mehreren Abteilungen unerledigt bleiben, was sich auf die Produktivität auswirken kann. Abgesehen hiervon ist bereits der Abstimmungsaufwand bei Inhouse-Schulungen hoch, was die Organisatoren und Verantwortliche wiederum von ihrem sonstigen Kerngeschäft abhält.

Online-Mitarbeiterschulung über smart DSGVO als Alternative?

Als zeitsparende Lösung dafür, Mitarbeitenden regelmäßig solide Schulungen zum Thema Datenschutz anzubieten, hat die smart DSGVO GmbH ein Online-Schulungssystem entwickelt. Hier können Unternehmen in Abhängigkeit von der Größe ihres Unternehmens Schulungen für ihre Mitarbeitenden buchen. Der zeitliche und räumliche Abstimmungsaufwand entfällt, da es sich um ein reines Onlineangebot handelt. So können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst entscheiden, wann er oder sie die etwa einstündige Schulung absolviert. Eine gesonderte Software muss hierfür nicht installiert werden, da es sich um eine reines Web-Konzept handelt, das an jedem PC mit Internetverbindung in Anspruch genommen werden kann.

Um den Datenschutzbehörden gegenüber den geforderten Nachweis erbringen zu können, erhalten alle Mitarbeitenden im Anschluss an die Schulung ein Zertifikat. Unterteilt ist die Schulung in zwei Teile, wobei im ersten die Inhalte vermittelt und im zweiten eine Prüfung absolviert wird. Zu den Unternehmen, die dieses Angebot der smart DGSVO GmbH in Anspruch nehmen, gehören Häuser unterschiedlichster Größe von 2 bis mehr als 1.000 Mitarbeitenden.

Auch abgesehen von den Mitarbeiterschulungen bietet das Unternehmen Kunden unterschiedliche Unterstützungsleistungen im Hinblick auf die Umsetzung der DSGVO. Im Rahmen verschiedener Pakete wie etwa Profi Service trägt smart DSGVO auch Sorge für das Stellen eines Datenschutzbeauftragten. Darüber hinaus erhalten Kunden von den Experten weiteres Hintergrundwissen, ein IT-Security-Wiki sowie Zugang zu einer großen Dokumentenbibliothek mit vielen für die Umsetzung der DSGVO notwendigen Vorlagen.

Optionale Ergänzungsleistungen, die Kunden bei smart DSGVO buchen können, sind unter anderem Datenschutz-Audits, umfangreiche Datenschutzanalysen, Checks von Website, Impressum sowie Datenschutzerklärung. Auch die Erstellung der Datenschutzerklärung, die Unternehmen nun in einer bestimmten Form auf ihrer Website veröffentlichen müssen, übernehmen die Experten des Dienstleisters.