Achtung bei der Zeitarbeit: Was Unternehmen zur Subsidiärhaftung wissen müssen

subsidiärhaftung zeitarbeit

07.08.2025
Mirijam Annina Merkoffer

Zeitarbeit ist mittlerweile zu einem unverzichtbaren Instrument für moderne Unternehmen geworden, um eine flexible Personalplanung zu ermöglichen, Ressourcen zu schonen und kurzfristige Auftragsspitzen zu meistern. Trotzdem kommt sie nicht ganz ohne Risiken, die entleihende Unternehmen kennen und präventiv absichern sollten. Die Subsidiärhaftung in der Zeitarbeit stellt beispielsweise eine gesetzliche Verpflichtung des Entleihers dar, für bestimmte Verbindlichkeiten eines Zeitarbeitsunternehmens einzustehen. Kommt dieses seinen Pflichten also nicht nach und es werden beispielsweise Sozialversicherungsbeiträge oder Lohnsteuern nicht (vollständig) abgeführt, so geht die Haftung auf das entleihende Unternehmen übergehen – und zwar unabhängig davon, ob es von den Versäumnissen wusste oder nicht.

Potenzielle Folgen von Subsidiärhaftung in der Zeitarbeit

Die Subsidiärhaftung ist ein Thema, das viele Entleiher entweder nicht kennen oder sie messen diesem keine große Bedeutung bei. Doch vor allem kleinere oder wirtschaftlich schwache Zeitarbeitsfirmen geraten schneller in finanzielle Schieflagen als oftmals gedacht. Selbst wenn die Entleiher alles richtig machen, kann es in solchen Fällen passieren, dass sie am Ende haften und hohe Summen bezahlen müssen. Besonders die Branchen Bau, Logistik und Pflege sind häufig von dieser Problematik betroffen. Denn hier machen die Personalkosten den Großteil der Gesamtkosten aus. Werden die haftungsrelevanten Zahlungen nicht gezahlt, fordert der Staat beim Entleiher die offenen Beträge ein. Daraus können ernstzunehmende Konsequenzen resultieren, wie zum Beispiel:

Unerwartete Nachzahlungen für Sozialabgaben oder Lohnsteuern

Bußgelder bei Verstößen gegen Arbeitsschutz- oder Lohnvorschriften

Ein Imageverlust sowie Misstrauen aufseiten der Kunden und Mitarbeiter

Wirtschaftliche Belastungen bis hin zur Existenzgefährdung

Somit kann schon ein einziger unzuverlässiger Personaldienstleister ausreichen, um immense finanzielle sowie rechtliche Risiken für das Unternehmen zu erwirken. Bleibt also die Frage offen, wie sich Unternehmen schützen können und sollten?

So können sich Entleiher effektiv schützen

Die gute Nachricht lautet, dass es für Entleiher durchaus Wege gibt, um sich vor rechtlichen Risiken wie der Subsidiärhaftung zu schützen. Sie können dieses beispielsweise erheblich minimieren, indem sie auf Personaldienstleister setzen, die hinsichtlich ihrer Zuverlässigkeit von einem unabhängigen Prüfdienstleister zertifiziert sind. Dabei ist wichtig, die Zeitarbeitsfirmen auf eine gültige Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis zu überprüfen und deren Aktualisierung idealerweise täglich zu kontrollieren. Ebenso empfiehlt sich eine kontinuierliche Überwachung mit tagesaktuellen Nachweisen zur Zahlung von Beiträgen zur Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft sowie von Lohnsteuern. Wichtig seien außerdem eine vertragliche Absicherung mit Klauseln zur Haftungsübernahme und zu Nachweispflichten sowie ein professionelles Risikomanagement, erklären die Experten von IZS Institut für Zahlungssicherheit GmbH. Dieses Risikomanagement solle Systeme und Plattformen umfassen, die lückenlos über den Compliance-Status der Dienstleister informieren, führen sie weiter aus. Sie wissen aber auch: Im hektischen Geschäftsalltag hat kaum jemand Zeit und personelle Ressourcen, um alle Lieferanten tagesaktuell zu überwachen.

Deshalb hat IZS eine Managed-Compliance-Plattform im Bereich Arbeitnehmerüberlassung für die Personaldienstleistung entwickelt, die mittlerweile Marktführer in Deutschland ist. Bereits mehr als 1.000 Entleihunternehmen haben seit der Gründung im Jahr 2011 auf IZS gesetzt – Tendenz weiter stark steigend. So arbeiten bereits 8 der 16 größten Zeitarbeitsfirmen in Deutschland seit Jahren mit IZS zusammen, und das nicht ohne Grund. Denn hier genießen sie eine ganze Reihe an Vorteilen:

Komplettlösung für Entleiher ohne aufwendige, tagesaktuelle Pflege der Lieferantendokumentation, aber trotzdem mit maximaler Rechtssicherheit.

Garantierte Compliance mit lückenloser, jederzeit online verfügbarer und professionell überprüfter Dokumentation (inklusive direkter Abfragen bei Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und der Bundesagentur für Arbeit).

Intelligentes Führwarnsystem mit sofortiger Benachrichtigung bei Unregelmäßigkeiten oder rechtlichen Risiken.

Vereinfachte Zahlungsprozesse, was die Anforderung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Rechnungseinbehalte oder Bankbürgschaften überflüssig macht.

Möglichkeit zur nahtlosen Datenintegration in das führende System eines Entleihers, zum Beispiel ERP oder VMS.

IZS verarbeitet monatlich über 25.000 geprüfte Zahlungen von Personaldienstleistern an Krankenkassen und Berufsgenossenschaften und gleicht täglich mehr als 30.000 Erlaubnisse zur Arbeitnehmerüberlassung direkt mit der Bundesagentur für Arbeit ab. Damit bietet IZS eine lückenlose, hochaktuelle Überwachung aller relevanten Risikofaktoren.

Managed Compliance: die innovative Lösung von IZS

Entleiher, die eine kontinuierliche 360°-Überwachung ihrer Personaldienstleister ohne eigenen Aufwand umsetzen möchten, um Risiken frühzeitig zu erkennen, bevor Schäden entstehen, können alle damit verbundenen Tätigkeiten an IZS als Managed Compliance Service Provider auslagern. In Kombination mit SubsidiärProtect® entsteht auch ein echter Schutz gegen finanzielle Schäden aus Subsidiärhaftung.

Über Smart Inhouse Factoring können Entleiher zudem ihre Liquidität optimieren und Zahlungsziele auf bis zu 180 Tage verlängern, ohne ihre Lieferanten zu verärgern. Dabei geht die Subsidiärhaftung auf den Factorer über.