"Wir wollen Workflows
effektiver gestalten"

TA Triumph-Adler GmbH

12.02.2025

Unsere Arbeitswelt wird immer vernetzter. Eine zentrale Rolle spielen ganzheitliche Lösungen für das Dokumentenmanagement, die Informationen sicher und effektiv zugänglich machen. Christopher Rheidt, Geschäftsführer der TA Triumph-Adler GmbH, erläutert im Gespräch, wie TA Triumph-Adler seine Unternehmenskunden dabei unterstützt, Dokumentenprozesse optimal aufzustellen.

Herr Rheidt, TA Triumph-Adler unterstützt Unternehmen bei der Optimierung ihrer Dokumentenprozesse. Welche Vorteile sehen Sie speziell in der Kombination von papierbasierten und digitalen Lösungen?

Wir wollen Workflows effektiver gestalten. Aufgrund vielfältiger Faktoren – zum Beispiel rechtlichen Anforderungen, Integrationskomplexitäten, menschlichen Gewohnheiten oder Sicherheitsbedenken – braucht es dafür weiterhin Lösungen aus beiden Welten. Im hybriden Office hat sich vielerorts die Kombination aus modernen Multifunktionssystemen (MFP) und Enterprise Content Management (ECM) Lösungen bewährt, um gängige Arbeitsprozesse Schritt für Schritt zu digitalisieren und zu automatisieren. Während der vernetzte MFP papierbasierte Dokumente ins Digitale überführt und Informationen intelligent extrahiert, ermöglichen die ECM-Systeme über sichere Workflows, dass relevante Dateien unabhängig von Ort und Zeit zugänglich sind. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist das ein praxistauglicher Einstieg in die Digitalisierung.

Ihr Unternehmen setzt auf Kundenähe und ein ausdifferenziertes Partner- und Vertriebsnetz. Wie stellen Sie sicher, dass diese Nähe und Vernetzung in einem digitalen Zeitalter erhalten bleibt?

Wir versuchen, die Möglichkeiten der digitalen Kanäle bestmöglich zu nutzen. Unsere Kunden und Partner informieren wir regelmäßig über unterschiedliche digitale Formate – zum Beispiel via Social Media, Newsletter oder Webinare. Über ein zentrales Online-Portal erhalten unsere Partner alles Wichtige an einem Ort und die Möglichkeit, unkompliziert mit uns in Kontakt zu treten. Darüber hinaus bieten wir regelmäßig Online-Trainings zu digitalen Themen für den Fachhandel an. Als Vertriebsunternehmen ist es uns aber immer auch wichtig gewesen, regelmäßige Anlässe für persönliche Begegnungen zu schaffen, um die Beziehungen zu unseren Kunden und Partnern zu pflegen. Hier gilt es, die richtige Balance zu finden.

Als hundertprozentige Tochter des Kyocera-Konzerns profitiert die TA Triumph-Adler GmbH von dessen Vernetzung. Welche konkreten Vorteile ergeben sich daraus für Ihre Kunden?

TA Triumph-Adler hat seine Wurzeln im deutschen Mittelstand. Über die Jahre haben wir als Vertriebsunternehmen ein großes Service- und Technikernetzwerk aufgebaut, das die lokalen Anforderungen unserer Kunden genau versteht. Unser Mutterkonzern Kyocera ermöglicht uns, die steigenden Kunden- und Marktanforderungen mit innovativen Technologien auf höchsten Niveau zu bedienen. Am Ende profitieren unsere Kundinnen und Kunden von dieser Mischung und von der kundenzentrierten Philosophie beider Unternehmen.

TA Triumph-Adler ist bekannt für seine duale Vertriebsstruktur. Welche spezifischen Herausforderungen und Chancen sehen Sie im direkten beziehungsweise im indirekten Vertrieb über die Fachhandelsmarke UTAX?

Grundsätzlich sind beide Kanäle weiter von der herausfordernden externen Lage beeinflusst. Die multiplen Krisen weltweit und deren Auswirkungen stellen die gesamte Wirtschaft vor Herausforderungen. Zum Beispiel durch gestiegene Frachtpreise beim Schiffsverkehr, um nur einen Punkt zu nennen. Was mich positiv stimmt: Gerade in den vergangenen Jahren haben wir immer wieder bewiesen, dass wir flexibel auf komplizierte externe Entwicklungen reagieren können und wirtschaftlich erfolgreich bleiben. Gleichzeitig setzen wir uns ambitionierte Ziele. Im Direktvertrieb wollen wir unter anderem unsere digitalen Angebote für moderne Workflows weiter ausbauen und neue Vertriebsmodelle anbieten. Ein wichtiges Thema für uns ist auch der Service: Unser über Jahre gewachsenes und flächendeckendes Servicenetz in Deutschland ist eine unserer größten Stärken. Diese Servicekompetenz wollen wir auch in Zukunft bestmöglich nutzen und Leistungen gezielt ausbauen. Wachstumschancen sehen wir zudem im Produktionsdruck, wo es um hochqualitative Massendrucksachen geht. Seit rund fünf Jahren bewegen wir uns in diesem Markt und bieten ein innovatives Inkjet-System mit hochwertigem Service an.

Im indirekten Kanal ist zurzeit vor allem das Thema der IT-Sicherheit allgegenwärtig. Wir erhalten dazu viele Nachfragen von Fachhändlern, wie sie ihre Kunden in diesem Bereich unterstützen können. Um diesen wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, sind unsere Systeme über das gesamte Portfolio hinweg mit umfassenden IT-Sicherheitsfunktionen ausgestattet und bieten höchste Sicherheit. Neben zeitgemäßen Sicherheitsfunktionen ist es aber auch wichtig, dass vorhandene Features genutzt und richtig eingesetzt werden. Zum Thema "IT-Sicherheit beim Drucken und Scannen" bietet UTAX seinen Fachhandelspartnern daher regelmäßige Webinare und Schulungen an. Nicht zuletzt spüren wir auch im indirekten Kanal eine wachsende Nachfrage nach cloudbasierten Lösungen, die als hardwarenahe Software-as-a-Service-Angebote (SaaS) von unseren Partnern vertrieben werden können.

Mit über 125 Jahren Geschichte hat TA Triumph-Adler eine lange Tradition. Wie gelingt es Ihnen, Innovationen voranzutreiben und gleichzeitig auf dieser Tradition aufzubauen?

Ich würde schon sagen, dass der Wille und die Fähigkeit zur Veränderung ein spürbarer Teil unserer Unternehmenskultur ist. Über die Jahre hat TA Triumph-Adler stets das Ziel verfolgt, Menschen mit Technologien zu verbinden. Erst physisch, durch Fahrräder oder Motorräder. Später informativ, mit Schreibmaschinen und Produkten für die Bürokommunikation. Heute vertreiben wir papierbasierte wie digitale Lösungen für effektive Workflows in Unternehmen, um den Informationsaustausch und die Geschäftsprozesse zu optimieren. Als verlässlicher Partner möchten wir Firmen jeder Größe befähigen, von den Vorteilen der Digitalisierung individuell passend zu profitieren und den digitalen Wandel selbst zu gestalten. Wenn uns das weiterhin gelingt, werden wir auch in Zukunft erfolgreich sein.

Welche Innovationen im Bereich digitale Workflows sehen Sie als besonders zukunftsweisend?

Bereits im vergangenen Jahr hat der Digitalverband Bitkom prognostiziert, dass Services mit Cloud-Bezug kräftig wachsen werden. Auch wir sehen im Cloud-Bereich ein großes Potenzial für den Mittelstand, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu optimieren. Über unsere Angebote ermöglichen wir Unternehmen einen praxisorientierten Cloud-Einstieg: TA Cloud Print and Scan erlaubt das Drucken und Scannen aus der Wolke. TA Zeitblick nutzt die Cloud für eine flexible Zeiterfassung. Anfang 2023 haben wir mit yuuvis® RAD as a Service auch eine ECM-Lösung aus der europäischen Cloud auf den Markt gebracht. Mit unserer neuesten Lösung, dem TA Cloud Information Manager, verwalten kleine und mittelständische Unternehmen ihre Dokumente professionell aus der Cloud. Für 2025 planen wir, dieses digitale Portfolio weiter auszubauen.

Der deutsche Mittelstand ist bekannt für seine spezifischen Herausforderungen. Wie unterstützt TA Triumph-Adler diese Unternehmen gezielt bei der Digitalisierung?

Wir helfen unseren Kunden, ihre Dokumenten- und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten – und stellen dafür zeitgemäße Technologien bereit. Bei uns beginnt das digitale Dokumenten-Management bereits am MFP. Unsere aktuellen Systeme verfügen standardmäßig über einen leistungsstarken Dual-Scanner, der systemabhängig bis zu 120 Seiten pro Minute digitalisiert. Dann schauen wir uns die Prozesse an, um zielgerichtet Lösungen anzubieten. Unser digitales Angebot reicht von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) über cloudbasierte Druck- und Scanlösungen bis hin zum bereits skizzierten ECM, das auch als Software-as-a-Service-Modell aus der Cloud bereitgestellt werden kann. Nicht zuletzt können wir Firmen mit unseren IT-Services individuell passend unterstützen.

Ihre Software-Angebote reichen von Dokumenten-Management-Systemen bis hin zum Enterprise Content Management. Wie stellen Sie die Integration und Sicherheit dieser Lösungen sicher, insbesondere hinsichtlich der Datenschutzanforderungen?

Mittlerweile ist die große Bedeutung der IT-Sicherheit zu Recht bei großen wie kleinen Unternehmen angekommen. Wir nehmen das Thema sehr ernst. Zur Unternehmenskultur von TA Triumph-Adler gehört es seit jeher, Verantwortung zu übernehmen. Für uns selbst, aber auch für unsere Kundinnen und Kunden. Ein Beispiel: Seit Jahren arbeiten wir daran, die Informationssicherheit stets auf höchstem Niveau zu halten. Als Folge sind wir von der DEKRA im Bereich Informationssicherheitsmanagement ISO 27001 zertifiziert. Darüber hinaus ist es für uns selbstverständlich, dass wir nur Lösungen vertreiben, die unseren Kunden höchste Sicherheit bieten – von der Hardware über die Software bis hin zum Service. Und natürlich sind unsere Lösungen DSGVO-konform. Nicht zuletzt achten wir beispielsweise bei unseren Cloud-Angeboten darauf, dass die Daten komplett in Europa gespeichert werden können. So bieten wir yuuvis® RAD as a Service ausschließlich aus europäischen Rechenzentren an. Eine oft nachgefragte Option unserer Kunden, gerade mit Blick auf die digitale Souveränität.

Ihr Unternehmen engagiert sich stark in der Optimierung von Dokumentenprozessen. Welche Trends und Technologien sehen Sie im Bereich der Multifunktionssysteme, der automatisierten Flottenverwaltung und generell bei digitalen Workflows?

Allgegenwärtig ist das Thema der Nachhaltigkeit. Nachhaltiges Wirtschaften ist für TA sehr wichtig. Das spiegelt sich auch in unseren Produkten wider. Ein ganz konkretes Beispiel, wie wir das bei unseren MFPs umsetzen: Für unsere neuesten DIN-A4-Systeme haben wir unter anderem den recyclingfähigen Anteil im Systemgehäuse erhöht und einen wachsbasierten Toner eingeführt, der durch eine niedrigere Schmelztemperatur weniger Energie verbraucht. Darüber hinaus bieten wir mit TA Cockpit® Green eine eigens entwickelte Software-Lösung an, mit denen unsere Kunden den Energieverbrauch ihrer Systeme genau im Blick behalten und reduzieren können – zum Beispiel durch eine intelligente Steuerung von Ein- und Ausschaltzeiten. Bei der automatisierten Druckerflottenverwaltung steht auch das Thema der IT-Sicherheit verstärkt im Fokus. So haben wir beispielsweise kürzlich mit TA Cockpit® Red unsere Fleet-Management-Lösung ganz gezielt um eine Version erweitert, die zusätzliche Features für die IT-Sicherheit der Print-Infrastruktur bietet. Bei den digitalen Workflows spielt die Cloud eine wichtige Rolle, gerade auch für hybride Arbeitsweisen. Darüber hinaus wird auch die Bedeutung von künstlicher Intelligenz – und deren sichere Integration – bei der Optimierung von Workflows in Unternehmen weiter wachsen.