Mit gastwerk! das Teilnehmermanagement effizienter gestalten
Teilnehmermanagement
- 16.05.2023
gastwerk! – moderne Technologien für ein optimiertes Gästemanagement
Als IT-Manufaktur für Gästemanagement setzt gastwerk! auf eine moderne, digitale Arbeitsweise und nutzt entsprechende Technologien, um den Ablauf von Veranstaltungen und Konferenzen zu optimieren und zu vereinfachen. Der Erfolg von gastwerk! liegt in der ganzheitlichen Betrachtung von Veranstaltungen. Erst wird zugehört, dann wird beraten und schließlich erfolgt die individuelle Entwicklung eines Registrierungssystems.
Welches Veranstaltungsformat ist geplant? Wen möchte der Auftraggeber erreichen? Wie viele Gäste werden erwartet? Wird es unterschiedliche Zugangsbereiche geben? Sind kontingentierte Seminarsessions und etwaige Wartelisten geplant? Wie gestaltet sich die Situation vor Ort? Über welches Medium erfolgt die Akkreditierung?
Auf zahlreichen Veranstaltungen kommen intelligente Akkreditierungstools von gastwerk! zum Einsatz
Das gastwerk!-Registrierungstool wird durch ein cloudbasiertes Akkreditierungssystem sowie ein elegantes LEAD-Management zur Erfassung von Kontakten auf Messen und Kongressen ergänzt. Die Besonderheit: Neue Anmeldungen während einer Veranstaltung sind unmittelbar auf allen drahtlos vernetzten Geräten in Echtzeit verfügbar.
Mittlerweile stattet gastwerk! unzählige Veranstaltungen mit intelligenten Akkreditierungstools aus. Das neue Akkreditierungssystem FastTrack registriert mühelos 500 Gäste in zehn Minuten. Eine digitale Überholspur, die überall und ohne großen Aufwand geplant und umgesetzt werden kann.
Gästedaten und bereits bestehende Tickets aus fremden Registrierungssystemen können bei einer Akkreditierung durch gastwerk! mühelos übernommen werden.
gastwerk! stellt im Rahmen einer Akkreditierung eine umfangreiche Auswahl unterschiedlichster Medien zur Verfügung. Auch hier kommen ausschließlich eigene Entwicklungen zum Einsatz:
eTickets, Wallet-Dateien, großformatige Lanyard-Eventpässe aus reißfestem Papier, mit zusätzlich eingepassten digitalen Visitenkarten sowie Namensschilder aus FSC-zertifizierter Pappe, die über die Haptik von Plastikkarten verfügen.
Natürlich möchte ein Veranstalter wissen, wie viele Teilnehmer gerade vor Ort sind. gastwerk! geht gleich einige Schritte weiter, denn die Akkreditierung von gastwerk! erledigt Kategorisierungen in Echtzeit und bildet stets die Zahl aller Teilnehmer, aller Aussteller, Speaker, Crew und Presse ab. Im Rahmen von Kundenveranstaltungen müssen Kundenberater nicht mehr am Akkreditierungscounter erfragen, ob ein Kunde bereits eingetroffen sei, denn der Berater wird beim Eintreffen des Gastes automatisch per SMS benachrichtigt. Einfach effektiv.
Die Vorteile von Teilnehmermanagement liegen auf der Hand:
Bessere Planbarkeit: Eine durchdachte Gästemanagement-Strategie trägt dazu bei, die Planbarkeit von Veranstaltungen zu verbessern.
Verbesserte Gästeerfahrung: Durch ein effektives Gästemanagement können Gäste besser betreut werden. Die reibungslose digitalisierte Kommunikation steigert die Zufriedenheit der Teilnehmer.
Datenanalyse: Gästemanagement bündelt Daten über Teilnehmer, die ein Veranstalter bei zukünftigen Veranstaltungen oder Projekten nutzen kann, um marketingrelevante Entscheidungen zu treffen.
Die vielseitigen Teilnehmermanagement-Tools von gastwerk! tragen dazu bei, Veranstaltungen und Projekte effizienter, personalisierter und sicherer zu gestalten, die Budgetverwaltung zu verbessern und wichtige Daten zur Analyse und Verbesserung der Teilnehmererfahrung zu sammeln.
