Wie sich bei Einführung neuer Software Trainingskosten reduzieren lassen

Trainingskosten reduzieren

24.08.2022
Urs Richter

Um die digitale Transformation zu vollziehen, beschaffen Unternehmen entsprechende Software. Das ist richtig, jedoch nur die kleinere Herausforderung. Die größere ist, Mitarbeitende zur effizienten Arbeit an neuen Tools anzuleiten. Herkömmliche Schulungsmaßnahmen erzeugen hohe Trainingskosten. Reduzieren lassen die sich durch ergänzende Hilfsprogramme, sogenannte Digital-Adoption-Plattformen (DAP).

Herkömmliche Software-Schulungen basieren auf "Vorratswissen"

Digitalisierung ist längst keine Option mehr, sondern Pflicht. Gemäß einer Telekom-Studie vom April 2022 wollen fast alle befragten Organisationen und Unternehmen die Transformation voranbringen, beinahe die Hälfte davon entsprechende Investitionen in den kommenden Jahren sogar noch erhöhen. Als wichtigster Schlüsselfaktor der Entwicklung gilt dabei Effizienz: Eingeführte Software muss reibungslos und intensiv genutzt werden, damit sich Kosten für Lizenzen und Implementierung rechnen und die Produktivität gesteigert wird.

Weitere Studien enthüllen allerdings das größte Defizit der digitalen Veränderung: Viele Angestellte fühlen sich überfordert. 48 Prozent der Arbeitnehmer:innen wünschen sich bessere Unterstützung bei der Softwareeinführung. Verantwortliche können darauf reagieren durch herkömmliche Schulungsmaßnahmen wie Präsenz- und Webtraining, Video- und Audio-Tutorials, klassische Handbücher oder Wikis und Lernkarten. All diese Trainingsformen basieren auf Information, die in gesonderten Medien dokumentiert ist.

Daraus ergibt sich der Nachteil, dass das Erlernen und der Gebrauch neuer Software in unterschiedlichen Systemen stattfindet, zudem meist zeitversetzt – und leider sind wir Menschen nicht gut darin, uns Dinge abstrakt zu merken. Zudem erfordern solche Maßnahmen in Planung, Erstellung und Aktualisierung viel Aufwand und Geld. Teilnehmende sind für ihre Dauer dem eigentlichen Arbeitsprozess entzogen. Im Fall mehrsprachiger Schulungen entstehen weitere Übersetzungskosten und bei der konkreten Umsetzung bieten sie keine "Live"-Unterstützung.

Wie "Digital Adoption" nachhaltiges Lernen fördert und Trainingskosten reduziert

Trainingskosten reduzieren — Digital Adoption by AppNavi AppNavi GmbH

Aus den genannten Gründen werden Digital-Adoption-Plattformen (DAP) populär, ihr Markt wächst mit jährlich 75 bis 80 Prozent. Eine DAP ist ein unterstützendes Programm, das Neulingen der jeweiligen Software bei Bedarf geeignete Hilfestellung leistet, in der Regel durch angelegte Routen. Sie führen Schritt für Schritt, mit Erläuterungen und Tooltipps, "live" durch die Anwendung. Nach Abschluss einer Route ist nicht nur die Aufgabe erledigt, sondern ein echtes "Learning-by-doing" absolviert – ohne dass externe Trainingshilfen beansprucht werden mussten. Der unmittelbare Erfolg mündet in höherer Motivation und Akzeptanz.

Angelegt werden die Routen durch jene, die die Anforderungen am besten kennen: unternehmenseigene Autoren. Sie publizieren bedarfsgerecht Hilfsdialoge, Tipps und steuern die Veröffentlichung zeitlich sowie nutzergruppenspezifisch.

Die Vorteile der Herangehensweise sind offenkundig: Erlernen und Anwenden neuer Software erfolgt in einem Akt, ohne Vernachlässigung des Arbeitsalltags. Erworbenes Wissen wird sofort umgesetzt und muss nicht "auf Vorrat" gemerkt werden. Ändert sich Software, müssen herkömmliche Trainingsmaßnahmen aufwendig aktualisiert werden. Nicht so DAP: Durch lernende Algorithmen behalten bereits erstellte Routen ihre Gültigkeit. Zudem sind die Hilfsprogramme problemlos skalierbar, etwa wenn sich der Anwendungsbereich eingesetzter Software erweitert oder mehrere Sprachen berücksichtigt werden sollen.

Mit einem Satz: Durch Digital-Adoption-Plattformen können Betreiber bei Erstellung, Vermittlung und Aktualisierung von Software-Schulungen signifikant Kosten einsparen, zumal die Voraussetzungen meist sehr gering sind. Empfehlenswerte DAP werden als SaaS (Software as a Service) angeboten: Sie können per Code-Snippet oder Browser-Erweiterung zur Software ergänzt werden. Die Bereitstellung erfolgt zentral über den Anbieter, Nutzer:innen müssen nichts installieren.

"Hinten die Software. Vorne der Anwender. Dazwischen AppNavi"

Anbieter solcher komfortabler DA-Lösungen ist die AppNavi GmbH aus München. Das Unternehmen entwickelte mit "AppNavi" ein Werkzeug, das hilft, jede Software sofort richtig anzuwenden, ohne Schulung, ohne Rückfragen.

Das Tool ist so konzipiert, dass Autoren auch ohne Programmierkenntnisse problemlos in der Lage sind, selbständig Inhalte zu erstellen. Die IT-Abteilung oder gar externe Dienstleister müssen nicht beansprucht werden. Die oben beschriebenen Routen werden einfach in einem Rekorder aufgezeichnet, bearbeitet und durch Tooltipps ergänzt. Sollte sich die Architektur der Software ändern, sorgt der lernende Algorithmus von AppNavi dafür, dass dennoch alle Elemente richtig zugeordnet werden.

AppNavi verfügt außerdem über ein integriertes Übersetzungssystem. Alle Menüfelder können mit einem Klick in andere Sprachen übertragen werden, ebenso alle Routen, Informationstafeln, Ankündigungen und so weiter.

Die Integration in die betreffende Software erfolgt per Code-Snippet oder Browser Extension in wenigen Minuten. Umfassende Individualisierungsoptionen von Benutzeroberfläche, Farben, Positionen, Nutzersegmentierung ermöglichen die nahezu grenzenlose Anpassung an die jeweiligen Kundenvorgaben.

Der Dynamik von Softwarebedarf und Geschäftsfeldern seiner Kunden passt der Münchner Anbieter sich auch hinsichtlich seiner Preispolitik an: Für die Nutzung von AppNavi stehen flexible Kosten- und Vertragsmodelle zur Verfügung. Damit niemand die Katze im Sack kaufen muss, kann die Anwendung 30 Tage lang kostenlos und ohne Einschränkungen getestet werden. Der Probezugang ist über die Firmen-Website anzufordern.