Öffentliche Vergabeverfahren bieten große Chancen – sofern man sie zu nutzen weiß

Vergabeverfahren

18.11.2024
Urs Richter

Kommunen, Länder und der Bund müssen, wenn sie Produkte und Dienstleistungen einkaufen, die Aufträge per öffentlicher Ausschreibung vergeben. Ein Zuschlag kann Unternehmen lukrative Arbeit sichern – wenn davor nicht das komplexe Vergabeverfahren stünde. Um es erfolgreich zu bewältigen, lohnt es sich, externe Spezialisten zurate zu ziehen.

Der Staat als solventer, verlässlicher Kunde

Die öffentliche Hand in Deutschland hat jedes Jahr Ausgaben im Wert von fast 1.000 Milliarden Euro. Neben Personal und Zinsdienst bilden Investitionsvorhaben einen großen Teil dieser Ausgaben. Sie werden durch öffentliche Aufträge getätigt und stellen einen bedeutenden Wirtschaftsfaktor dar.

Für Unternehmen gibt es gute Gründe, sich an Vergabeverfahren solch öffentlicher Aufträge zu beteiligen. Zum einen ist der Staat ein verlässlicher Kunde – in aller Regel begleicht er seine Rechnungen. Bund, Länder und Kommunen sind zudem treue Auftraggeber, die auf bewährte Kooperationspartner zurückgreifen. Für öffentliche Ausschreibungen entfällt außerdem die eigene Akquise, denn die Auftraggeber müssen alle Vergabeverfahren publizieren, etwa auf ihrer Homepage. Zusätzlich existieren – kostenlose und kommerzielle – Dienstleister, die Ausschreibungen zusammentragen und auf Internetportalen publizieren.

Das Verfahren der öffentlichen Ausschreibung bringt es mit sich, dass für marktgerechten Wettbewerb, transparente Prozesse und Chancengleichheit der beteiligten Unternehmen zu sorgen ist. Die entsprechenden Gesetze, Vorschriften und Richtlinien bilden das sogenannte Vergaberecht. Öffentliche Auftraggeber müssen es unbedingt beachten, wenn sie Waren, Dienstleistungen, Bauleistungen et cetera einkaufen. Auf der anderen Seite definiert das Vergaberecht die Regeln, unter denen Unternehmen an Vergabeverfahren der öffentlichen Hand teilnehmen können, und bietet ihnen Rechtsschutz, sollte es zu Regelverletzungen kommen.

Viel Bürokratie: das Vergabeverfahren

Es gibt also gute Gründe, den Staat als Kunden zu gewinnen – und genauso viele Gründe, einen Bogen um ihn zu machen. Diese Gründe sind komplizierte Vergabeverfahren, eigenwillige Anforderungen und das öffentliche Preisrecht.

Zur Veranschaulichung dient hier eine kleine Skizze des Vergabeverfahrens. Es beginnt mit der Ausschreibung. Sie nennt Auftraggeber, Gegenstand, Art und Umfang des Auftrags, den Ort der Leistungserbringung, die Verfahrensart, Kriterien für die Eignung von Unternehmen und den Zuschlag sowie Fristen.

Fordern Unternehmen die Vergabeunterlagen an, erhalten sie ein Anschreiben mit der Einladung zur Angebotsabgabe und den Bewerbungsbedingungen. Diese Bewerbungsbedingungen enthalten Einzelheiten zur Durchführung des Vergabeverfahrens, konkretisieren etwa, wie der Auftraggeber jenes Angebot auswählen will, das den Zuschlag erhält. Daneben sind häufig Regeln zur Kommunikation und zum Rechtsschutz definiert.

Die Unterlagen enthalten außerdem das Vertragsdokument sowie die detaillierte Leistungsbeschreibung beziehungsweise das Leistungsverzeichnis. Aus beiden Dokumenten ergeben sich die Rechte und Pflichten des Vertragsverhältnisses. Unternehmen sollten sie aus zwei Gründen genau kennen, bevor sie ihr Angebot abgeben. Zum einen können bereits kleine Formfehler zum Ausschluss als Bewerber führen. Zum anderen ist ein einmal abgegebenes Angebot verbindlich im Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuches: Es kann vom Auftraggeber mittels Zuschlags angenommen werden. Man muss vorher daher gut rechnen, ob und wie der Auftrag wirtschaftlich durchgeführt werden kann.

Öffentliche Ausschreibungen bieten Unternehmen also enorme Chancen – doch sie sind komplex und voller rechtlicher Fallstricke. Ein kleiner Fehler im Angebot, ein fehlendes Zertifikat oder unklare Nachweise, und schon sind Bewerber aus dem Rennen.

Damit die Ausschreibung kein "ungewöhnliches Wagnis" wird

Erfahrener Lotse durch Vergabeverfahren ist die Vergabe24 GmbH aus Halle an der Saale. Seit über 20 Jahren unterstützt die Firma Unternehmen bei der Recherche nach passenden Aufträgen, hilft, öffentliche Ausschreibungen effizienter zu meistern und dabei, Zeit, Kosten und Fehler zu reduzieren. Vergabe24 bündelt jährlich über 570.000 Ausschreibungen aus Deutschland und Europa – und ist damit der starke Partner für den Vertrieb der Produkte und Leistungen von Kunden aller Branchen und Gewerke.

Zentraler Baustein der Dienstleistung ist der Online-Service Vergabe24.de. Hier lässt sich die Suche nach Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber praktisch anhand zahlreicher Kriterien durchführen, zum Beispiel unterteilt nach "regional", "in ganz Deutschland" oder "europaweit". Unternehmen übernehmen die Recherche selbst oder lassen sich über geeignete Vergabeverfahren komfortabel per E-Mail informieren. Der Service steht je nach Nutzung zu unterschiedlichen Tarifen zur Verfügung. Möglich ist auch das Bezahlen je abgerufener Bekanntmachung.

Vergabe24 leistet ergänzend die umfassende Beratung und Begleitung durch den gesamten Ausschreibungsprozess, von der rechtssicheren Angebotserstellung bis zur erfolgreichen Auftragsvergabe. Dank unterstützender Expertise optimieren Bewerber ihre Angebote, vermeiden rechtliche Fallstricke, erhöhen ihre Chancen auf den Zuschlag. Alles, während sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während Vergabe24 die komplexen Aufgaben verantwortet.

Vergabe24 macht allerdings auch keine Raketenwissenschaft aus dem fachlichen Know-how. Durch Webinare, Ratgeber, Checklisten und eine kostenlose Support-Hotline ermächtigt es Unternehmen, selbstständig die nötige Sicherheit zur Teilnahme an Vergabeverfahren zu erlangen. Fachbegriffe wie "Projektant", "CPV-Code" oder "ungewöhnliches Wagnis" werden grundlegend erklärt. Die angebotenen Medien und Materialien halten Nutzer außerdem immer auf dem neuesten Stand der Ausschreibungspraxis.