Vertrags- und Abrechnungsmanagement neu gedacht: Wie eine smarte Lösung Transparenz und Effizienz schafft

Vertragsmanagement

28.07.2025
Birte Klingenfuß

Abrechnungs- und Vertragsmanagement gehören zu den administrativen Kernaufgaben vieler Unternehmen – unabhängig von Branche oder Betriebsgröße. Leistungen werden zunehmend dynamischer, individueller und komplexer vereinbart. Trotzdem werden Verträge und Rechnungen vielerorts noch manuell verwaltet, was zu Ineffizienz, Intransparenz und Fehleranfälligkeit führt. Spätestens mit der ab 2025 geltenden E-Rechnungspflicht im B2B-Sektor ist klar: Nur durchgängig digitale und automatisierte Prozesse bieten die notwendige Grundlage, um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig wirtschaftlich zu agieren. Eine Lösung wie Contract and Billing (CnB) von der EPG schafft hier die nötige Transparenz, Prozesssicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Die E-Rechnung ist seit Jahresbeginn Pflicht

Mit dem Jahreswechsel 2025 trat in Deutschland eine neue gesetzliche Regelung in Kraft: Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen Rechnungen künftig in einem strukturierten, elektronischen Format empfangen und verarbeiten. Diese Maßnahme basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und verfolgt das Ziel, Geschäftsprozesse zu vereinheitlichen, zu digitalisieren und transparenter zu gestalten. Unternehmen, die keine geeigneten digitalen Prozesse implementiert haben, riskieren nicht nur operative Verzögerungen, sondern auch rechtliche und finanzielle Konsequenzen.

Vertragsmanagement und Abrechnung: Warum digitale Lösungen unerlässlich sind

In vielen Unternehmen dominieren noch immer manuelle Arbeitsschritte, Excel-Tabellen und papierbasierte Vertragsarchive. Vertragsinhalte, Leistungsdaten und Abrechnungsprozesse sind häufig über mehrere Abteilungen und Systeme verteilt – ohne zentrale Steuerung oder einheitliche Standards. Daraus ergeben sich folgende Herausforderungen:

• Fragmentierte Datenquellen führen zu Redundanzen, Fehlern und einem erhöhten Prüfaufwand.

• Manuelle Prozesse verlängern die Durchlaufzeiten und erhöhen das Fehlerrisiko bei der Rechnungsstellung.

• Medienbrüche zwischen operativen und kaufmännischen Systemen verursachen zeitaufwendige Rückfragen und Korrekturschleifen.

• Fehlende Transparenz über den Leistungsstand erschwert die Abgrenzung und führt zu Umsatzverlusten durch nicht abgerechnete Leistungen.

• Unklare Verantwortlichkeiten behindern die Nachvollziehbarkeit von SLA-Verstößen, Gutschriften oder Reklamationen.

Hinzu kommen wachsender Margendruck, steigende Anforderungen an Compliance sowie die Notwendigkeit zur revisionssicheren Dokumentation.

Digitale Lösung: CnB

CnB ist eine spezialisierte Softwarelösung zur Digitalisierung von Vertrags- und Abrechnungsprozessen. Die Lösung ist branchenübergreifend einsetzbar und wurde mit Blick auf durchgängige Automatisierung, Transparenz und rechtliche Sicherheit konzipiert.

Zentrale Leistungsmerkmale:

• Automatisierte Vertragserfassung und revisionssichere Archivierung schaffen Transparenz und Rechtssicherheit ab dem ersten Kontakt.

• Revisionssichere E-Rechnungen werden gemäß geltender Standards (XRechnung, ZUGFeRD) erzeugt und nahtlos in bestehende Freigabe- und Buchungsprozesse integriert.

• Echtzeit-Transparenz über Leistungen, inklusive automatischer Prüfung von SLA-Verstößen oder Zusatzleistungen, verbessert die Datenqualität und verkürzt Abrechnungszyklen.

• Durchgängige Integration in ERP-, Buchhaltungs- und weitere Systeme reduziert Medienbrüche und erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit.

• Kostenreduktion und Prozesssicherheit durch die Minimierung manueller Eingriffe und die Standardisierung von Workflows.

Dank modularer Architektur lässt sich CnB sowohl für klassische als auch hochautomatisierte Geschäftsprozesse einsetzen – skalierbar und zukunftssicher.

Praxisnutzen im Fokus: Wie EPG Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützt

Offergeld Logistik, ein international tätiges Unternehmen aus dem Mittelstand konnte nach der Einführung von CnB die durchschnittliche Durchlaufzeit in der Rechnungsstellung um beeindruckende 500 Prozent reduzieren. Gleichzeitig sank die Fehlerquote deutlich, da manuelle Korrekturen durch automatisierte Leistungsvalidierungen weitgehend entfallen. Die strukturierte Erfassung und transparente Nachvollziehbarkeit von Leistungen und Vertragskonditionen führten zu einer messbaren Senkung der Reklamationsquote.

EPG als Anbieter für kaufmännische Digitalisierungslösungen

EPG ist ein international tätiges Softwareunternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden an 23 Standorten weltweit. Das Unternehmen bietet ein vielseitiges Portfolio digitaler Lösungen für verschiedenste Branchen – von Industrie über Handel bis hin zu Dienstleistung und Logistik.

Mit CnB stellt EPG eine leistungsstarke Lösung zur Verfügung, die nicht nur die Erstellung, den Versand und den Empfang elektronischer Rechnungen ermöglicht, sondern auch die nahtlose Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme erlaubt. Der modulare Aufbau und standardisierte Schnittstellen sorgen für eine einfache Implementierung und einen effizienten Datenaustausch.