Neue Art der Videoberatung: Eine Software bietet viele Vorteile

videoberatung software

03.06.2020

Finanz- und Versicherungsberater müssen sich bei Beratungsgesprächen an die gesetzlichen Vorgaben der Dokumentationspflicht halten. Mit einer innovativen Videoberatung-Software geht der Aufwand gegen Null.

Dokumentationspflicht für Beratungsgespräche

Verschärfte Dokumentationspflicht für Berater — An der Dokumentation von Versicherungs- und Finanzberatungen führt kein Weg vorbei

Für Versicherungsvermittler besteht seit 2007 die Pflicht zur Dokumentation von Beratungsgesprächen. Seit 2013 müssen auch Berater für Finanzprodukte dieser Vorgabe nachkommen. Dies dient dem Verbraucher- und dem Beraterschutz: Beide Seiten sollen jederzeit nachvollziehen und im Streitfall beweisen können, was im Zuge des Beratungstermins besprochen wurde. Für Finanzvermittler ist es außerdem wichtig, nachweisen zu können, dass der Kunde über Risiken aufgeklärt wurde. Eine Dokumentation gibt im Vergleich zu einem Protokoll nicht das gesamte Beratungsgespräch wieder, sondern den Gesprächsverlauf sowie Informationen über Beteiligte, Ort, Uhrzeit und Anlass des Gesprächs. Die herkömmliche Vorgehensweise mit handschriftlichen Notizen, die später digitalisiert werden, bedeutet einen zeitlichen und damit finanziellen Aufwand, der mit den heutigen technischen Möglichkeiten nicht mehr notwendig ist.

Ab August 2020 verschärft sich die Gesetzeslage: Durch die geänderte Finanzanlagenvermittlungsverordnung (FinVermV) stehen Finanzvermittler dann in der Pflicht, Video- und Telefonberatungen sowie Live-Chats aufzuzeichnen und dadurch im Detail zu protokollieren. Diese Aufzeichnungspflicht (Taping) für die telefonische und elektronische Kommunikation wird eine Mehrbelastung bedeuten. Kommen Berater dieser Pflicht nicht nach oder erfüllen sie diese nur lückenhaft, so drohen Bußgelder. Dies betrifft auch die Archivierungspflicht von zehn Jahren.

Eine innovative Software erfüllt nicht nur die gesetzlichen Vorgaben, sondern bietet Beratern noch andere Vorteile.

Videoberatung dokumentieren: Smarte Software nimmt Beratern diese Aufgabe ab

Dank innovativer Videoberatungssoftware viel Zeit sparen — Die Videoberatungssoftware Bridge übernimmt automatisch die Dokumentation

Bridge ist eine innovative, web- und cloudbasierte Softwarelösung für Videoberatung, die zudem eine lückenlose Beratungsdokumentation bietet. Unter anderem Finanz- und Versicherungsvermittlern wird damit ein Tool zur Hand gegeben, mit dem sich die Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten problemlos erfüllen lassen. Die Software dokumentiert automatisch die Beratung, mit allen gezeigten Inhalten, Notizen und Zeichnungen.

Die Beratungsdokumentation steht Beratern und Kunden direkt nach Gesprächsende als PDF zur Verfügung. Kunden können sich das Dokument bequem downloaden. Der Berater findet die Dokumentation in den Kundendaten in Bridge. Mit Bridge Premium kann das PDF-Dokument auch gleich digital unterzeichnet und an den Gesprächspartner versendet werden. Mit der Bridge-Videoberatung+ und der integrierten automatischen Dokumentation können Finanz- und Versicherungsberater ihren Zeitaufwand um ein Vielfaches reduzieren: Bei einem normalen Arbeitsvolumen fallen pro Woche etwa acht Stunden weg, die bislang für die herkömmliche Nach- und Vorbereitung von Kundengesprächen notwendig waren. Eine deutliche Zeiteinsparung, durch die eine Umsatzsteigerung durch mehr Kundentermine oder sogar eine Vier-Tage-Woche möglich sind. Bridge bietet folglich Beratern die Möglichkeit, einen großen Schritt in Richtung strukturiertes, papierloses Büro zu machen, in dem keine Dokumente mehr in Ordnern abgeheftet oder auf dem Postweg versandt werden müssen.

Kundenberatung einfach wie nie – die Features der Bridge-Videoberatung+

Arbeitszeit effizient nutzen — Mit Bridge lassen sich durchschnittlich acht Stunden pro Woche einsparen

Die Videoberatungssoftware Bridge gilt nicht ohne Grund als Vorreiter in diesem Bereich. Neben der automatischen, lückenlosen Beratungsdokumentation können die User von weiteren Vorteilen profitieren. Da es sich um eine webbasierte Lösung handelt, ist keine Installation nötig. Der Versand eines Links per E-Mail reicht aus, um die Bridge-Videofunktion nutzen zu können.

Berater profitieren durch diese moderne, ortsunabhängige Kommunikationsmöglichkeit von einer vertrauensschaffenden, persönlichen Art des Beratungsservice, ohne Zeit, Geld und Nerven unnötig durch Reisen strapazieren zu müssen. Darüber hinaus wird die junge Zielgruppe angesprochen, die erfahrungsgemäß über digitale Kontaktwege besser zu erreichen ist. Mit Bridge abgehaltene Video-Chats können interaktiv und optimal auf das Produkt ausgerichtet gestaltet werden: Screen-Sharing, das Teilen interaktiver Folien, gleichzeitiger Text-Chat sowie das Versenden von Dokumenten sind unter anderem möglich. Ferner lassen sich in Echtzeit die Präsentation anpassen sowie Notizen und Markierungen vornehmen.

Die Möglichkeit der Multi-User-Telefonie unterstreicht die bedarfsgerechte Nutzung. Mit Bridge Premium ist das digitale Unterzeichnen von Dokumenten und Verträgen möglich. Dies beschleunigt den Vertragsabschluss ungemein, denn es muss nichts ausgedruckt, eingescannt oder per E-Mail und Post versendet werden. Alle unterzeichneten Dokumente sind sicher in der Bridge-Cloud-Bibliothek hinterlegt und können jederzeit mit nur wenigen Klicks aufgerufen werden.