WEG-Selbstverwaltung: Selbstermächtigung statt teurer Abhängigkeit
WEG Selbstverwaltung
- 24.04.2025
Der Mangel an Hausverwaltungen und transparenten Abläufen
Viele kleine und mittlere Wohnungseigentümergemeinschaften haben seit einiger Zeit deutliche Probleme bei der Suche nach einer passenden Hausverwaltung. Etliche Firmen lehnen neue Anfragen wegen zu geringem Umfang ab oder rufen Honorare auf, die in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen. Bei vorhandenen Verträgen mit Dienstleistern hingegen häufen sich Konflikte: unklare Zuständigkeiten, verspätete Betriebskostenabrechnungen, fehlerhafte Belege, wichtige Unterlagen, die verstreut in Ordnern oder Mails liegen. Bei Beschwerden stockt die Kommunikation.Das hat unnötige Kosten zur Folge, Unmut unter den Miteigentümern und unklare Beschlusslagen. Anfragen versanden, weil sich niemand verantwortlich fühlt oder zu viel Bürokratie im Weg steht. Erheben Hausverwaltungen dann auch noch höhere Verwaltungsgebühren, wird es richtig ärgerlich, weil keine besseren Alternativen verfügbar sind.
Für Eigentümer, die sich schnellen Zugriff auf Abrechnungen und Jahresabschlüsse wünschen sowie mehr Transparenz bei laufenden Kosten, Abrechnungsposten oder geplanten Sanierungen, sind digitale Lösungen interessant. Moderne Technologien helfen, Prozesse effektiv zu steuern und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren – alles unter Berücksichtigung der rechtlichen Vorgaben des Wohnungseigentums-
gesetzes (WEG) für eine ordnungsgemäße Verwaltung.
Eine digitale Plattform zur Selbstverwaltung von WEG
Eine dieser digitalen Lösungen ist eine Plattform zur Selbstverwaltung, die alle Schritte automatisiert, vom Jahresabschluss bis hin zur Beschlussfassung. Das System entlastet vor allem bei der Erstellung von Jahresabrechnungen und Wirtschaftsplänen, denn die Vorgänge werden von der Software weitgehend selbstständig abgewickelt, ohne dass externe Dienstleister eingebunden werden müssten. Das spart wertvolle Zeit und minimiert Fehlerquellen.Durch vordefinierte Vorlagen, die auf der Plattform hinterlegt sind, ergehen rechtssichere Beschlüsse. Jede Entscheidung einer Eigentümerversammlungen wird revisionssicher dokumentiert und archiviert. Das Dokumentenmanagement erfolgt in einem zentralen Archiv. Alle Unterlagen stehen digital bereit, sortiert nach Kategorien und jederzeit abrufbar. Ein integrierter Chat unterstützt die Abstimmung unter den Miteigentümern, ohne E-Mail-Chaos oder Unklarheiten in der Kommunikation.
Besonders komfortabel ist die Integration bereits bestehender Bankverbindungen. Zahlungen an Handwerksbetriebe oder Versorger lassen sich über die Plattform anstoßen, nutzen aber die bekannten Konten. Die korrekte Zuordnung der Ausgaben erfolgt automatisch, genau wie eine lückenlose Verbuchung. Die Buchhaltung kann sämtliche Transaktionen direkt im System kontrollieren. Voraussetzung ist lediglich, dass ein Miteigentümer sich bereitfindet und die Rolle des "internen Verwalters" übernimmt. Er oder sie hat die Verantwortlichkeit, bedient die Plattform, koordiniert die Arbeitsschritte. Alle Miteigentümer können jederzeit Einblick in Kontostände und Abrechnungen nehmen.
Einfach. Digital. Verwalten.
Im persönlichen Interview berichtet Co-Founder Niklas Mocker:
"dotega entstand nicht aus Theorie, sondern aus Erfahrung: Als Antwort auf ein Problem, das wir bei Eigentümergemeinschaften immer wieder hautnah miterlebt haben. Wir haben gesehen, wie kleine und mittelgroße Wohnungseigentümer-
gemeinschaften – oft unter 40 Einheiten – von klassischen Hausverwaltungen mit sogenannten Abwehrangeboten bewusst ferngehalten werden oder schlichtweg keine ordnungsgemäße Verwaltung mehr erhalten. Da geht s um verspätete Abrechnungen, chaotische Kommunikation und fehlende Transparenz. Für diese Eigentümer gab es lange keine Alternative – bis wir gesagt haben: Es braucht eine digitale Lösung, mit der WEGs sich endlich selbst helfen können."
Wie funktioniert das konkret? Intern übernimmt eine Person aus dem Kreis der Miteigentümer die Administrator-Rolle. Alle weiteren Eigentümer erhalten über die Plattform Zugang zu sämtlichen Vorgängen innerhalb der WEG. Jeder sieht Aufträge, Beschlussvorlagen und Dokumente in Echtzeit. Unabhängig vom jeweiligen Kreditinstitut können bestehende Bankkonten nahtlos eingebunden werden, aufwendige Kontoeröffnungen entfallen. Alle Verbindungen laufen weiterhin auf den Namen der WEG, nur die Gemeinschaft selbst besitzt Zugriff.
Im Abonnement der dotega-Plattform ist automatisch eine Vermögensschaden-
haftpflichtversicherung enthalten: Sie bietet Schutz vor Schäden, die aus Verwaltungsfehlern entstehen könnten. Zudem gewährleistet der Anbieter die persönliche Betreuung. Jede Gemeinschaft erhält einen festen Ansprechpartner, der für Rückfragen bereitsteht und bei der Einrichtung der Software unterstützt.
Co-Founder Niklas Mocker erklärt:
"Allein in Deutschland gibt es über zehn Millionen Wohnungen in Eigentümergemeinschaften – und jede zweite WEG ist laut aktuellen Studien unzufrieden mit ihrer klassischen Hausverwaltung. Genau dort setzen wir an. Unsere Plattform wurde so entwickelt, dass wirklich jede Eigentümergemeinschaft – ob groß oder klein – ihre Verwaltung mit wenigen Klicks selbst übernehmen kann. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Abrechnungen, Beschlüsse und Buchhaltung effizient und fehlerfrei ablaufen. Und das alles rechtssicher, ohne juristische Vorkenntnisse und ohne technisches Vorwissen. dotega macht Selbstverwaltung erstmals wirklich einfach – und eröffnet damit einen skalierbaren Zukunftsmarkt."
Die Mission von dotega beruht auf dem Leitgedanken: "Verwalten, wie es heute sein sollte." Technische Innovationen sollen Verwaltungskosten senken und Eigeninitiative stärken. Offen kommunizierte Prozesse, schlanke Abläufe und rechtssichere Auswertungen stehen dabei an oberster Stelle. Das Team von dotega ist überzeugt: Die digitale Selbstverwaltung von WEG ist das Konzept der Zukunft.
