Das Wichtigste in Kürze
- Pleo bietet Firmenkreditkarten und automatisiertes Ausgabenmanagement für Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen.
- Die Karten funktionieren weltweit und ermöglichen es den Mitarbeitern, Unternehmenskosten unkompliziert zu begleichen; eine mobile App erleichtert die Erfassung und automatische Kategorisierung von Belegen.
- Als Alternativen bieten sich zum Beispiel Moss, American Express® oder Payhawk an.
Was ist Pleo?
Pleo ist ein dänisches Fintech, das smarte Firmenkreditkarten und automatisiertes Ausgabenmanagement anbietet. Das Unternehmen wurde 2015 von zwei früheren Teammitgliedern des erfolgreichen dänischen Start-ups Tradeshift gegründet. Neben dem Hauptsitz in Kopenhagen hat Pleo inzwischen weitere Standorte in Berlin, London, Stockholm, Madrid und Montreal. Mehr als 30.000 Unternehmen aus allen Branchen nutzen bereits Firmenkreditkarten von Pleo.
Bei den Karten handelt es sich um Commercial Cards von Mastercard, die weltweit akzeptiert werden. Mitarbeiter können damit geschäftliche Ausgaben wie Taxifahrten, Geschäftsessen, Büroeinkäufe oder Software-Abos selbst tätigen. Eine Pleo Karte kann wie eine Kreditkarte zum Kauf von Waren oder zum Bezahlen von Dienstleistungen verwendet werden, aber mit dem Unterschied, dass das Pleo Konto zuvor mit einem Guthaben aufgeladen werden muss. Da jede Pleo Karte ein individuell einstellbares Limit hat, behält das Buchhaltungsteam die volle Kontrolle über die Ausgaben. Es sieht, wer was wann ausgibt und kann Zahlungen direkt überprüfen.
Pleo ist aber mehr als eine Firmenkreditkarte, es ist eine ganzheitliche Lösung für transparentes, digitales und automatisiertes Ausgabenmanagement. Belege werden mobil per App erfasst und vom System automatisch kategorisiert und kontiert. Die dahinter stehende Technologie vereinfacht die Buchhaltung, macht Spesen- und Reisekostenabrechnungen überflüssig und bietet einen Echtzeitüberblick über alle Ausgaben. Zudem kann die Lösung mit allen gängigen Buchhaltungssystemen wie Datev, Lexoffice und Co. verknüpft werden.
Pleo ist keine Bank, sondern eine Ausgabenlösung. Die Gelder der Kunden werden in Dänemark und Schweden von der Danske Bank und in den übrigen Ländern von der US-Bank J.P. Morgan verwahrt. Das Fintech ist PSD2- und GoBD-konform und untersteht der dänischen Finanzmarktaufsicht.
Für wen Pleo geeignet ist
Pleo eignet sich für Unternehmen aller Branchen und aller Größen:
- Start-ups, die ihre Zeit lieber auf den Geschäftsaufbau statt auf die manuelle Ausgabenverwaltung verwenden wollen
- kleine und mittelständische Unternehmen, die Spesenabrechnungen in Excel und gemeinsam genutzte Kreditkarten hinter sich lassen möchten
- große Unternehmen, die Ausgaben über mehrere Standorte oder Tochterunternehmen hinweg einfach und automatisiert kontrollieren wollen.
Drei Preispläne für jede Unternehmensgröße
Angeboten werden drei Firmenkreditkarten, deren Gebühren jeweils monatlich oder jährlich bezahlt werden können, letzteres mit entsprechendem Preisvorteil.
| Kartenname | Pleo Starter | Pleo Essential | Pleo Advanced | Pleo Beyond |
|---|---|---|---|---|
| Gebühr | kostenlos | 45 € pro Monat 39 € pro Monat bei jährlicher Zahlung | 99 € pro Monat 89 € pro Monat bei jährlicher Zahlung | 199 € pro Monat 179 € pro Monat bei jährlicher Zahlung |
| Geeignet für | Einzelunternehmer und Kleinstunternehmen | kleine Unternehmen | Unternehmen mit mehreren Niederlassungen | Großunternehmen |
| Anzahl der Nutzer | 2 inbegriffen, max. 3 Nutzer, dritter Nutzer 8 € / Monat | 3 Nutzer inbegriffen, jeder weitere je 11,50 € / Monat | 3 Nutzer inbegriffen, jeder weitere je 14,50 € / Monat | 3 Nutzer inbegriffen, jeder weitere je 17,50 € / Monat |
| Geldabheben am Automaten | 5 € pro Abhebung | 0 € | 0 € | 0 € |
| Apple Pay und Google Pay | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Fremdwährungsgebühr bei Kartenzahlung im Ausland | 2,49 % | 1,99 % | 1,99 % | 1,49 % |
| Wechselgebühr bei Rechnungszahlung | 2,49 % | 1,99 % | 1,99 % | 1,49 % |
| Cashback | ❌ | ❌ | 0,50 % | 0,75 % |
| Buchhaltungs- und ERP-Schnittstellen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zugang für externen Buchhalter | 12 € pro Monat | 0 € | 0 € | 0 € |
| Webseite | pleo.io/de | pleo.io/de | pleo.io/de | pleo.io/de |
Positive Erfahrungen mit Pleo
Einfachere Buchhaltung:
Die Pleo Firmenkreditkkarte erweist sich im Alltag als erhebliche Entlastung bei der Verwaltung der Unternehmensfinanzen. Das transparente Ausgabenmanagementsystem bietet einen Echtzeit-Überblick darüber, welcher Mitarbeiter wann welche geschäftliche Ausgabe tätigt. Das System kontiert die Zahlungen automatisch und erspart der Buchhaltung damit Zeit und Arbeit.
Zum Vergleich: Bei klassischen Kreditkarten erfährt die Buchhaltung erst am Monatsende per Kontoauszug, welche Transaktionen getätigt wurden.
Zweckbindung der Karten:
Eine nützliche Funktion ist die Zweckbindung der virtuellen Pleo Firmenkreditkarten. Diese Karten können zum Beispiel für wiederkehrende Zahlungen genutzt werden oder für Zahlungen innerhalb eines Projekts oder an bestimmte Lieferanten. So lassen sich Ausgaben leichter steuern und im Blick behalten, böse Überraschungen beim Monatsabschluss werden vermieden.
Weltweite Akzeptanz:
Von Vorteil ist außerdem, dass die Pleo Firmenkreditkarte von Mastercard herausgegeben wird. Dadurch ist sie auf Geschäftsreisen weltweit einsetzbar. Die Karte wird an mehr als 30 Millionen Stellen rund um den Globus akzeptiert.
Spesenabrechnung entfällt:
Pleo macht aufwendige händische Reisekostenabrechnungen überflüssig. Dank App und Ausgabenmanagementsystem müssen auf Geschäftsreisen anfallende Belege nur noch abfotografiert werden. Die Kategorisierung erfolgt automatisch.
Alles in einem Tool:
Ebenso einfach wie die Spesen lassen sich Kilometerpauschalen, Verpflegungskosten, Barausgaben, Privatauslagen und Rückerstattungen über die App erfassen. Selbst das Verarbeiten, Genehmigen und Bezahlen von Rechnungen ist mit Pleo möglich, was die Mitarbeiter von weiteren manuellen Prozessen befreit.
Integration der Buchhaltung:
Pleo lässt sich in alle gängigen Buchhaltungssysteme integrieren, zum Beispiel Datev, Lexoffice, Xero, Sage und viele mehr. Sämtliche Transaktionen lassen sich direkt in die Buchhaltungssysteme übertragen oder exportieren.
Kritikpunkte
Kein Kreditrahmen:
Die Pleo Firmenkreditkarte ist keine echte Kreditkarte mit Kreditrahmen. Stattdessen muss das Unternehmen zuerst ein Pleo-Wallet einrichten, also eine Art zweites Geschäftskonto, und dieses mit einem Guthaben auffüllen. Erst dann können die Mitarbeiter ihre Karten verwenden. Man muss außerdem an das Aufladen des Wallets regelmäßg denken, da die Karten sonst plötzlich nutzlos werden können.
Eingeschränkte Nutzerzahl:
In den Gebühren der Pleo Essential, der Pleo Advance und der Plea Beyond Firmenkreditkarten sind jeweils nur drei Nutzer kostenfrei eingeschlossen, bei Pleo Starter nur zwei. Für jeden weiteren Mitarbeiter, der eine Karte bekommen soll, fallen zusätzliche Ausgaben an.
Kostenfreie Karte hat nur wenige Funktionen:
Zwar bietet Pleo mit dem Preisplan Starter eine kostenfreie Firmenkreditkarte an, doch deren Funktionsumfang ist gegenüber den beiden kostenpflichtigen Karten merklich eingeschränkt. Wer Wert legt auf Features wie Ausgabenanalyse-Dashboard, Ausgabenlimits pro Kauf oder pro Nutzer, Erstattung von Bargeldausgaben oder Ausgabenüberprüfung pro Team, der muss eine gebührenpflichtige Kartenvariante wählen.
Etliche Zusatzkosten:
Mit den Monatsgebühren für die Pleo Firmenkreditkarten ist es nicht getan. Für etliche Leistungen fallen weitere Kosten an, sodass sich die wirklichen Monatskosten schwierig kalkulieren lassen. Es ist bei allen drei Karten nur eine bestimmte Anzahl von Eingangsrechnungen kostenfrei. Jede weitere wird zusätzlich berechnet. Für die Nutzung der Karten im Ausland fallen des Weiteren Fremdwährungsgebühren an. Auch die Bearbeitung von Rückbuchungen und die Erstattung von Guthaben werden dem Kunden in Rechnung gestellt.
Voller Support nur für Advanced-Kunden:
Support per Telefon, Live-Chat und E-Mail steht nur Inhabern der Advance Karte zur Verfügung. Wer eine Essential oder Starter Karte nutzt, kann nichts einfach mal schnell telefonisch klären. Essential Karteninhaber bekommen nur Live-Chat- und E-Mail-Support. Starter Karteninhaber können sich lediglich per E-Mail an den Support wenden. In Bewertungsportalen beklagen einige Nutzer, dass bei E-Mail-Anfragen nur auf das Hilfe-Center auf der Pleo-Webseite verwiesen wird.
Alternativen zu Pleo
Innovative Lösungen für das Ausgabenmanagement hat nicht nur Pleo zu bieten. Interessante Alternativen gibt es unter anderem bei Moss, Amex und Payhawk.
Moss: Maßgeschneiderter Ausgaben-Workflow
Das deutsche Unternehmen Moss ist Betreiber einer technologiegestützten Zahlungs- und Kreditkartenplattform. Zielgruppe sind kleine und mittlere Unternehmen, die mit leistungsstarken Firmenkreditkarten und digitalisiertem Ausgabenmanagement mehr Zeit für ihr Kerngeschäft zurückgewinnen wollen.
Moss ist eine Komplettlösung, die von Papierkram entlastet, Transparenz schafft, für effizientere Cashflows sorgt und schnellere Monatsabschlüsse ermöglicht. Ausgabenbudgets können in Echtzeit überwacht, automatisch kategorisiert und zur Überprüfung vorcodiert werden. Die Moss-App erfasst Belege, ruft diese automatisch ab und gleicht sie mit den Kartentransaktionen ab. Die Firmenkreditkarten (Mastercards) lassen sich per Klick den Mitarbeitern zuteilen und mit individuellen Limits versehen.
Nach Preisen sucht man auf der Moss-Webseite vergebens. Der Grund: Für jeden Kunden wird je nach Land, Branche, Mitarbeiterzahl und gewünschtem Produktumfang ein individueller Plan erstellt. Mit anderen Worten: Preis nur auf Anfrage. Der Vorteil: Unternehmen können das Basispaket, bestehend aus der App, den Firmenkarten und allen wichtigen Finanzintegrationen, nach ihrem individuellen Bedarf maßschneidern. Unter anderem lassen sich Funktionen wie Rückerstattung, Rechnungsmanagement, Einkauf oder auch EPR-Integration dazubuchen. Man zahlt also nur für das, was man braucht.
Finom: Effizientes Finanzmanagement mit Debitkarten
Die Finom Visa Business Card bietet Unternehmen eine moderne Lösung für ihre Finanzverwaltung, indem sie kostenfreie Debitkarten mit einem deutschen IBAN-Konto kombiniert. Physische als auch virtuelle Karten lassen sich ohne zusätzliche Gebühren nutzen. Freiberufler und kleine bis mittelständische Unternehmen profitieren von der Kartenzahlung in Euro ohne Gebühren und der Integration in Buchhaltungstools.
Vom kostenfreien „Solo“-Tarif (einzig in diesem Tarif kosten allerdings die SEPA-Überweisungen jeweils zwei Euro, in allen anderen Paketen sind sie kostenfrei) bis zum „Enterprise“-Paket deckt Finom verschiedene Unternehmensanforderungen ab. In allen Tarifen sind virtuelle Karten unbegrenzt nutzbar, während bis zu drei physische Karten pro Nutzer (maximal 45 Stück, je nach gewähltem Modell) enthalten sind.
Die monatlichen Limits unterscheiden sich je nach Tarif: Im Solo-Tarif liegt das Limit für Kartenzahlungen bei 100.000 Euro und für Bargeldabhebungen bei 500 Euro, während höherwertige Tarife erweiterte Limits und niedrigere Gebühren bei Fremdwährungszahlungen (Solo-Tarif: 3 Prozent) bieten. Finom überzeugt durch hohe Sicherheitsstandards und eine schnelle, unkomplizierte Kontoeröffnung ohne Schufa-Prüfung. Bargeldeinzahlungen sind allerdings nicht möglich.
American Express: Der Klassiker unter den Business Cards
Die Qual der Wahl haben Unternehmenskunden bei American Express. Der US-Finanzdienstleister bietet fünf Business Cards und sechs Corporate Cards an. Die Business Cards sind für Freelancer, Selbstständige und inhabergeführte Firmen mit bis zu 10 Millionen Euro Jahresumsatz konzipiert. Bei diesen Karten sind die Konditionen festgelegt. Die Corporate Cards richten sich an mittlere und große Unternehmen mit mehr als 10 Millionen Euro Jahresumsatz und Bedarf an vielen Mitarbeiter-Firmenkreditkarten. Hier lassen sich die Konditionen individuell gestalten. Für beide Firmenkreditkarten-Arten bietet Amex attraktive Zusatzleistungen an, darunter Reiseversicherungen. Das ist im Geschäftsalltag sehr praktisch, weil sich der Arbeitgeber nicht vor jeder Dienstreise eines Mitarbeiters extern um eine Versicherung kümmern muss.
Mit den American Express-Firmenkreditkarten lassen sich Geschäftsreiseausgaben über ein zentrales Unternehmenskonto abwickeln. Dadurch muss statt vieler Einzelabrechnungen für Flüge, Bahnfahrten und Hotelübernachtungen nur eine konsolidierte Sammelabrechnung beglichen werden. Das vereinfacht die Übersicht, verbessert die Kostenkontrolle und reduziert den Aufwand für Genehmigung und Bezahlung. Alle Transaktionsdaten können angereichert, bearbeitet und exportiert werden. Dank verlängerter Zahlungsziele verbessert sich außerdem der Cashflow des Unternehmens
Die Jahresgebühren für American Express Firmenkreditkarten liegen je nach Art und Funktionsumfang zwischen 30 und 850 Euro.
Payhawk: Cashflow-Verwaltung nach eigenen Vorstellungen
Das britische Fintech Payhawk hat eine All-in-One-Lösung entwickelt, die Unternehmen bei der Verwaltung und Automatisierung aller Vorgänge zwischen Buchhaltungssoftware und Bank in Echtzeit unterstützt. Die Firmenkreditkarten sind Visa Commercial Cards. Diese werden weltweit von Hotels, Autovermietungen und digitalen Plattformen akzeptiert. Im Gegensatz zu Prepaid-Karten verfügen Visa Commercial Cards immer über ein verfügbares Budget. So können Mitarbeiter jederzeit ihre geschäftlichen Ausgaben decken. Zudem enthalten die Karten eine kostenlose Reise- und Unfallversicherung.
Payhawk bietet neben der Echtzeitüberwachung der Ausgaben weitere praktische Funktionen, darunter anpassbare Ausgabenlimits, Quittungserfassung und automatischen Abgleich jeder Zahlung. Ausgabenberechtigungen können an Zeiten, Standorte, Händler und Händlerkategorien angepasst werden. Die App verfügt über eine KI-unterstützte Kamera zur Belegerfassung. Zeichen werden in über 60 Sprachen erkannt.
Wie bei Moss richten sich auch bei Payhawk die Preise nach dem individuellen Funktionsbedarf und der Anzahl der benötigen Karten. Es gibt drei Nutzungsmodelle. Kunden müssen also erst ein individuelles Angebot anfordern, bevor sie wissen, welche Kosten auf sie zukommen. Laut Angaben des Unternehmens sorgt aber der Cashback auf die Kreditkartenausgaben dafür, dass jeder vierte Kunde sein Payhawk-Abo kostenlos nutzen kann.
Häufig gestellte Fragen zu Pleo
Pleo ist ein dänisches Fintech, das 2015 von zwei früheren Teammitgliedern des dänischen Start-ups Tradeshift in Kopenhagen gegründet wurde. Hinter Pleo stehen die US-Bank J.P. Morgan und Danske Bank als Bankpartner zur Verwahrung und Absicherung der Kundengelder. Unterstützt wird das Fintech von VCs Bain Capital Ventures und Thrive Capital. Die Pleo Financial Services A/S steht unter Kontrolle der dänischen Finanzmarktaufsicht.
Die Benutzerfreundlichkeit von Pleo wird auf Software-Bewertungsportalen wie G2 und Trustpilot sowie auf Plattformen für die Digitalwirtschaft wie OMR Reviews hoch bewertet. Bei G2 sind es zum Beispiel 4,7 von 5 Punkten, bei OMR Reviews 9,6 von 10 Punkten. Fast jeder Vierte, der Pleo auf G2 bewertet hat, nennt die Benutzerfreundlichkeit als größten Vorteil der Lösung. In vielen Online-Bewertungen werden außerdem der Onboardingprozess und die Unterstützung durch Pleo bei der Implementierung positiv hervorgehoben.
Pleo lässt sich mit allen gängigen Buchhaltungssystemen verknüpfen. Es gibt direkte Schnittstellen zu Datev, Lexoffice, Xero, Microsoft Dynamics 365, Oracle Netsuite, SAP, Okta, HR Works und vielen anderen Systemen. Insgesamt kann Pleo mit über 20 Buchhaltungssystemen nahtlos zusammenarbeiten. Für alle anderen Fälle stellt Pleo ein benutzerdefiniertes CSV-Exportformat bereit.
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