Das Wichtigste in Kürze
- Bei der Rechnungsprüfung werden die formelle und die sachliche Richtigkeit von Eingangsrechnungen geprüft.
- Eine ordnungsgemäße Dokumentation aller relevanten Angaben ist unerlässlich für den Vorsteuerabzug.
- Digitale Lösungen wie etwa von Moss können den Prozess erleichtern und Fehlerquellen verringern.
Die Rechnungsprüfung ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung in jedem Unternehmen. Doch was genau passiert bei der Rechnungsprüfung? Welche Schritte sind notwendig, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft? Besonders kleinere Unternehmen ohne dedizierte Kreditorenbuchhaltung stehen hier oft vor Herausforderungen.
Ein strukturierter Ansatz und der Einsatz moderner digitaler Lösungen können helfen, den Prozess effizient und stressfrei zu gestalten.
Rechnungsprüfung in Kürze erklärt
Die Rechnungsprüfung sichert ab, dass Unternehmen nur für tatsächlich erhaltene Leistungen zahlen. Dabei werden Eingangsrechnungen mit den zugehörigen Belegen wie Lieferscheinen und Bestellungen abgeglichen. Dies verhindert Überzahlungen und stellt sicher, dass die Rechnungsangaben korrekt sind. Diese Prüfung erfolgt sowohl formal als auch inhaltlich.
Welche Arten der Rechnungsprüfung gibt es?
1. Formelle Rechnungsprüfung
Die formelle Rechnungsprüfung stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Laut § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen bestimmte Pflichtangaben auf einer Rechnung enthalten sein, darunter:
- Die vollständigen Namen und Adressen des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
- Ein eindeutiges Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Netto-Betrag, Umsatzsteuerbetrag und -satz
- Gegebenenfalls Hinweise zu Steuerbefreiungen
Bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro gelten vereinfachte Anforderungen gemäß § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).
Die formelle Prüfung erfolgt idealerweise zentral und unmittelbar nach Rechnungseingang. Dies verhindert, dass fehlerhafte Rechnungen erst im Prozessverlauf auffallen und erneut bearbeitet oder angepasst werden müssen. Auch Dublettenprüfungen sind wichtig, um Doppelzahlungen auszuschließen.
2. Inhaltliche Rechnungsprüfung
Neben formellen Aspekten ist die inhaltliche, auch sachliche Prüfung entscheidend. Hier wird untersucht, ob die Rechnung korrekte und volle Leistungen angibt:
- Stimmen die Waren oder Dienstleistungen mit der Bestellung überein?
- Wurden genaue Mengen und Preise berechnet?
- Sind Rabatte und andere Vereinbarungen korrekt ausgewiesen?
- Entsprechen alle Angaben dem Lieferschein?
Dieser Schritt erfordert oft die Einbindung der Abteilungen, welche die Bestellung aufgegeben oder die Lieferung empfangen haben.
Formelle und inhaltliche (sachliche) Rechnungsprüfung auf einen Blick:
| Unterscheidungsmerkmal | Formelle Rechnungsprüfung | Sachliche Rechnungsprüfung |
|---|---|---|
| Ziel | Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gemäß § 14 UStG | Überprüfung der Richtigkeit von Lieferungen und Leistungen |
| Inhalte | Vollständigkeit und Korrektheit der Pflichtangaben wie Name, Adresse, Steuernummer etc. | Überprüfung von Mengen, Preisen, Rabatten und anderen Vereinbarungen |
| Beteiligte | Zentralisierte Buchhaltung oder Kreditorenbuchhaltung | Fachabteilungen, die mit den Bestellungen befasst sind |
| Häufige Fehler | Fehlende Angaben, falsche Steuernummer, unvollständige Rechnungsdetails | Falsche Mengenangaben, nicht berücksichtigte Rabatte oder Skonti, fehlerhafte Preisdarstellung |
| Folgen bei Fehlern | Kein Vorsteuerabzug, Rücksendung der Rechnung | Verzögerte Zahlungen, Korrekturaufwand, Risiken von Doppelzahlungen |
Stand: 2025
Darum ist die Rechnungsprüfung wichtig
Eine sorgfältige Rechnungsprüfung ist wichtig, um finanzielle Verluste zu vermeiden. Fehlerhafte oder doppelt erfasste Rechnungen können zum Beispiel zu hohen zusätzlichen Kosten führen. Zudem ist sie Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine fehlerhafte Rechnung kann dazu führen, dass das Finanzamt den Abzug nicht anerkennt.
Wichtige Schritte von der Prüfung bis zur Zahlung
Die Rechnungsprüfung verläuft in mehreren Schritten, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind und die Rechnung bezahlt werden kann.
- Der erste Schritt betrifft die formelle Prüfung: Hier wird geprüft, ob die Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
- Nach der formellen Prüfung folgt die inhaltliche Prüfung. In diesem Schritt wird kontrolliert, ob die auf der Rechnung angegebenen Artikel oder Dienstleistungen korrekt beschrieben sind.
- Der letzte Schritt ist dann die Zahlungsfreigabe. Diese kann erfolgen, sobald die Rechnung sowohl formal als auch inhaltlich geprüft wurde. In Unternehmen, in denen eine gesonderte Freigabe notwendig ist, wird die Rechnung nach bestandener Prüfung zur finalen Genehmigung weitergeleitet.
Herausforderungen und Fehlerquellen in der Rechnungsprüfung
Die Rechnungsprüfung kann oft zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Ein Hauptproblem stellt oft die sachliche Prüfung dar, die durch Weiterleitungen an verschiedene Abteilungen und manuelle Freigaben Verzögerungen verursachen kann. Fehlende Prioritäten und Ressourcen verschärfen diese Situation. Effiziente Rechnungsprüfung ist überdies schwierig, wenn der Workflow strukturell nicht gut organisiert ist oder alle Schritte nur manuell erfolgen.
Weitere typische Fehlerquellen
Zu weiteren gängigen Problemen gehören Dubletten und Formfehler, die bei manuellen Prüfungen häufig auftreten. Dubletten entstehen zum Beispiel, wenn Rechnungen versehentlich doppelt erfasst oder bezahlt werden. Formfehler treten auf, wenn wesentliche Angaben fehlen oder fehlerhaft sind. Solche Fehler führen zu einem erhöhten administrativen Aufwand und können nachträgliche Korrekturen erforderlich machen.
Moderne Lösung: Moss als digitaler Helfer
Um den Herausforderungen und Fehlerquellen bei der Rechnungsprüfung effektiv zu begegnen, bietet sich der Einsatz spezialisierter digitaler Helfer an.
Vorteile digitaler Rechnungsprüfung im Vergleich zur manuellen Prüfung
| Vorteil | Manuelle Rechnungsprüfung | Digitale Rechnungsprüfung |
|---|---|---|
| Fehleranfälligkeit | Hoch | Niedrig dank Automatisierung |
| Bearbeitungszeit | Lang | Kurz durch automatisierte Prozesse |
| Nachvollziehbarkeit | Schwierig, papierbasiert | Einfach, digitale Dokumentation |
| Kosten | Höher durch hohen Arbeitsaufwand | Geringer durch Effizienzsteigerung |
| Flexibilität | Eingeschränkt | Hoch, ortsunabhängige Bearbeitung möglich |
| Skonto-Vorteile | Selten genutzt | Besser durch schnellere Bearbeitungszeiten |
Stand: 2025
Ein gutes Beispiel für die Nützlichkeit ist etwa die Software Moss.
Einblick in die Recherche – so wurde ausgewählt
Dieser Artikel basiert auf einer redaktionellen Auswahl eines überregionalen Anbieters, der anhand beliebter Suchbegriffe und Anbieter sorgfältig recherchiert wurde. Ziel ist es, ein umfassendes Bild davon zu vermitteln, warum dieser Anbieter aktuell für Verbraucherinnen und Verbraucher relevant sein könnte und welche besonderen Merkmale ihn auszeichnen.
Dieser Artikel bildet jedoch nicht den kompletten Markt ab, sondern stellt lediglich einen ausgewählten Anbieter vor, um eine hilfreiche Orientierung und fundierte Entscheidungsgrundlage zu bieten.
Moss in der Rechnungsprüfung einsetzen – das kann die Software
Moss unterstützt die zentrale Erfassung und Verwaltung von Eingangsrechnungen. Durch KI-gestützte Datenextraktion werden Rechnungsdaten schnell und fehlerfrei ausgelesen und in das System übertragen. Dies minimiert nicht nur die Fehlerquote, sondern beschleunigt auch die Bearbeitungszeiten.
Die Rechnungsmanagement-Lösung von Moss umfasst viele wichtige Funktionen für eine effiziente Kreditorenbuchhaltung, darunter:
- Zentraler Rechnungseingang mit Unterstützung für E-Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung
- Bei 99 von 100 Rechnungen werden die Buchhaltungsdaten automatisch und korrekt vorbefüllt
- Automatisch zugewiesene Freigaben
- Zahlungen in über 70 Währungen mit mehrstufiger Autorisierung
- Effiziente Zwei-Wege-Synchronisation mit dem Buchhaltungssystem
- Unterstützung durch erfahrene Mitarbeitende via E-Mail, Chat und Telefon
Moss sorgt dafür, dass alle relevanten Dokumente und Daten jederzeit zugänglich und korrekt sind, reduziert den administrativen Aufwand und ermöglicht eine schnelle und korrekte Freigabe von Rechnungen. Dies ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen von großem Vorteil, die oft keine dedizierte Kreditorenbuchhaltung haben. Insgesamt kann Moss durch seine vielseitigen Features dabei helfen, die Effizienz und Genauigkeit der Buchhaltungsprozesse zu steigern und finanzielle Risiken zu minimieren.
Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsprüfung
Formfehler treten auf, wenn eine Rechnung nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält. Dazu gehören etwa der vollständige Name und die Anschrift des Leistenden und des Rechnungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, das Rechnungsdatum und eine einmalige Rechnungsnummer. Auch die genaue Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sowie deren Menge und der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung müssen aufgeführt sein. Fehlen solche Pflichtangaben, kann dies den Vorsteuerabzug gefährden und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Rechnungskontrolle bedeutet die Prüfung eingehender Rechnungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Hierbei wird kontrolliert, ob die ausgestellten Rechnungen formal korrekt sind und ob die aufgeführten Leistungen oder Waren mit den tatsächlichen Bestellungen und Lieferungen übereinstimmen. Dies schließt die Überprüfung von Mengen, Preisen, Rabatten und Zahlungsfristen ein.
Durch den Einsatz von Softwarelösungen kann die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen automatisiert werden. Tools für die automatische Datenerfassung, wie OCR (Optical Character Recognition), ermöglichen es, Rechnungsdetails schnell und fehlerfrei zu extrahieren. Intelligente Systeme überprüfen automatisch, ob alle nötigen Angaben vorhanden sind und ob Form und Inhalt korrekt sind. Durch Software wie Moss wird dieser Prozess effizienter gestaltet. Moss integriert sich in bestehende Buchhaltungssysteme und bietet Funktionen zur automatisierten Erfassung und Prüfung von Rechnungen. Dies minimiert die Fehlerquote und verkürzt die Bearbeitungszeiten erheblich. Zudem ermöglicht Moss eine bessere Übersicht und Kontrolle über alle finanziellen Transaktionen, was besonders für kleinere und mittelständische Unternehmen von großem Vorteil ist.
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