Das Wichtigste in Kürze
- Die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet alle Aufgaben rund um eingehende Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern.
- Sie erfasst, prüft, kontiert und bezahlt Rechnungen und archiviert sie anschließend.
- Softwarelösungen wie zum Beispiel Moss bieten umfassende Unterstützung und die Automatisierung der Kreditorenprozesse.
Die Kreditorenbuchhaltung ist ein zentraler Bestandteil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, eingehende Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern zu verarbeiten und sicherzustellen, dass alle Verbindlichkeiten fristgerecht beglichen werden. Dies umfasst die Erfassung, Prüfung, Kontierung und Archivierung der Rechnungen.
Lieferanten und Dienstleister werden hierbei als Kreditoren bezeichnet. Die Kreditorenbuchhaltung sorgt dafür, dass die Beziehungen zwischen dem Unternehmen (Schuldner) und den Kreditoren (Gläubigern) reibungslos funktionieren. Dabei helfen kann unter anderem Software wie jene von Moss.
Was macht die Kreditorenbuchhaltung?
1. Rechnungen erfassen und prüfen
Jede eingehende Rechnung wird zuerst dokumentiert. In vielen Unternehmen erfolgt dies durch einen Eingangsstempel, der das Datum vermerkt, sowie eine fortlaufende Nummer, die jeder Rechnung zugeordnet wird. Nach der Dokumentation folgt die sachliche Prüfung. Hierbei wird überprüft, ob die Rechnung inhaltlich korrekt ist, das heißt, ob die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen den Erwartungen entsprechen. Besonders in größeren Betrieben arbeiten die Kreditorenbuchhalter eng mit den Fachabteilungen zusammen, die die Bestellung durchgeführt haben.
Das Ergebnis der Überprüfung wird direkt auf der Eingangsrechnung vermerkt, häufig durch einen Haken und das Namenskürzel des prüfenden Mitarbeiters.
2. Rechnungen fristgerecht bezahlen
Die Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist es, sicherzustellen, dass alle Rechnungen pünktlich bezahlt werden, wobei mögliche Rabatte wie Skonto oder Abzüge wegen Mängeln berücksichtigt werden müssen. In größeren Unternehmen gibt es eine Zahlungsvorschlagsliste, die zur Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips von einem anderen Mitarbeiter gegengezeichnet wird. Diese Liste enthält die Bankdaten der Kreditoren sowie die genauen Zahlungsbeträge.
Heutzutage erfolgt die Überweisung fast ausschließlich online, oft in Form von automatisierten Datenaustauschprotokollen.
3. Rechnungen richtig kontieren
Nachdem die Rechnung geprüft und genehmigt wurde, muss sie korrekt kontiert werden. Hierbei wird ein Buchungssatz erstellt, der das Kreditorenkonto und ein entsprechendes Aufwandskonto anspricht. Diese Zuordnung ist entscheidend, damit eine genaue und korrekte Kosten-Leistungs-Rechnung sowie ein funktionierendes Controlling möglich werden. Bei der Erstellung des Buchungssatzes berücksichtigen die Kreditorenbuchhalter den in den Stammdaten hinterlegten Steuerschlüssel. Lieferanten fakturieren entweder mit dem vollen Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent oder dem reduzierten Satz von 7 Prozent.
Die in den Rechnungen enthaltene Mehrwertsteuer kann das Unternehmen als Vorsteuer von seiner zu zahlenden Steuerlast abziehen, sodass sie zum durchlaufenden und ergebnisneutralen Posten wird.
4. Rechnungen archivieren
Eine wichtige Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist die ordnungsgemäße Archivierung der Rechnungen. Diese müssen gemäß gesetzlicher Vorgaben für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden.
Die systematische Ablage nach Eingangsnummern ist dabei besonders nützlich, sodass die Dokumente jederzeit für Betriebsprüfungen oder andere rechtliche Anforderungen verfügbar sind.
Elemente der Kreditorenbuchhaltung auf einen Blick:
| Schritte in der Kreditorenbuchhaltung | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungserfassung | Eingehende Rechnungen werden dokumentiert, meist mit einem Stempel, der das Datum und eine fortlaufende Nummer vermerkt. |
| Prüfung der Rechnung | Die sachliche Prüfung erfolgt durch den Vergleich der Rechnung mit den gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen. Zusammen mit den Fachabteilungen wird die inhaltliche Korrektheit überprüft und das Ergebnis direkt auf der Rechnung vermerkt. |
| Zahlung verwalten | Die Kreditorenbuchhaltung sorgt für die pünktliche Begleichung aller Rechnungen, wobei Rabatte und Abzüge berücksichtigt werden. In größeren Unternehmen erfolgt dies mithilfe einer Zahlungsvorschlagsliste, die das Vier-Augen-Prinzip einhält. |
| Kontierung der Rechnung | Nach der Prüfung wird die Rechnung anhand eines Buchungssatzes kontiert, der sowohl das Kreditorenkonto als auch das Aufwandskonto anspricht. Mehrwertsteuer wird hierbei korrekt erfasst und als Vorsteuer geltend gemacht. |
| Archivierung der Rechnungen | Alle Rechnungen müssen nach gesetzlichen Vorgaben für zehn Jahre archiviert werden. Eine systematische Ablage nach Eingangsnummern gewährleistet eine schnelle Verfügbarkeit für Betriebsprüfungen und rechtliche Anforderungen. |
Stand: 2025
Was gehört noch zur Kreditorenbuchhaltung?
Die Kreditorenbuchhaltung gliedert sich in mehrere Teilbereiche, die alle miteinander verbunden sind und zu einem reibungslosen Ablauf beitragen:
Lieferantendaten pflegen
Zu den Aufgaben gehört die Pflege der Lieferantendatenbank, des sogenannten Kreditorenstammsatzes, der alle relevanten Informationen zu den Lieferanten und Dienstleistern enthält. Dazu gehören die Kreditorennummer, Name und Anschrift, Rechtsform, Tätigkeitsfeld, Kontaktdaten der Ansprechpartner, Bankverbindungen und zusätzliche Informationen wie gewährte Rabatte. Diese Stammdaten sind oft an ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) angeschlossen, sodass alle notwendigen Informationen für die Buchung sofort verfügbar sind.
Rechnungen erfassen und zuordnen
Die Erfassung und Zuordnung der Rechnungen geschieht meist innerhalb eines ERP-Systems. Jede Rechnung wird einem Lieferanten und dem entsprechenden Geschäftsvorgang zugeordnet.
Der Rechnungsbetrag wird getrennt von der Mehrwertsteuer bearbeitet, sodass alle Verbindlichkeiten übersichtlich ausgewiesen werden.
Rechnungen prüfen und Zahlungen veranlassen
Bei der Prüfung der Rechnungen wird zuerst die formelle Korrektheit geprüft. Dazu gehört, ob die Rechnung alle notwendigen Pflichtangaben enthält. Anschließend erfolgt die sachliche Prüfung, bei der überprüft wird, ob die gelieferte Ware den bestellten Anforderungen entspricht.
Sind alle Angaben korrekt, wird die Zahlung gemäß den Zahlungszielen über das Geschäftskonto des Unternehmens veranlasst.
Offene Rechnungen verwalten
Eine effiziente Kreditorenbuchhaltung sorgt dafür, dass keine Mahngebühren anfallen und Rabatte wie Skonto vollständig genutzt werden. Die Verwaltung offener Rechnungen umfasst die Sortierung nach Zahlungszielen, sodass keine Liquiditätsengpässe entstehen und alle Verbindlichkeiten pünktlich ausgeglichen werden.
Kreditorenrechnungen archivieren
Für die Archivierung gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Rechnungen müssen bei Bedarf schnell verfügbar sein, beispielsweise für Anfragen des Finanzamts oder Betriebsprüfungen. Eine systematische und gut organisierte Ablagehilfe ist dabei unerlässlich.
Compliance in der Kreditorenbuchhaltung: Sicher und gesetzeskonform arbeiten
Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien ist ein weiterer zentraler Aspekt der Kreditorenbuchhaltung. Jede eingehende Rechnung muss bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen, darunter vollständige Angaben wie der Name und die Anschrift des Lieferanten, Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und eine präzise Beschreibung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren.
Neben den gesetzlichen Vorgaben sind aber auch unternehmensinterne Prozesse von großer Bedeutung. Regelmäßige Schulungen für die Buchhaltungsmitarbeiter sorgen dafür, dass aktuelle gesetzliche Änderungen und interne Richtlinien stets bekannt sind und beachtet werden. Implementierte Kontrollmechanismen, wie das Vier-Augen-Prinzip, garantieren eine doppelte Überprüfung wichtiger Transaktionen und verhindern Fehler sowie betrügerische Handlungen. Eine klare und transparente Prozesskette trägt wesentlich zur Ordnungsmäßigkeit der Kreditorenbuchhaltung bei.
Um die Compliance effektiv zu gewährleisten, setzen viele Unternehmen auf spezialisierte Softwarelösungen, die automatische Prüfungen und Freigaben ermöglichen. Diese Tools unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und interner Richtlinien durch automatisierte Workflows und detaillierte Audit-Trails.
Software, die bei der Kreditorenbuchhaltung helfen kann
Die Kreditorenbuchhaltung lässt sich durch den Einsatz spezieller Softwarelösungen wie Moss erheblich erleichtern und automatisieren. Moss optimiert den gesamten Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen:
Einblick in die Recherche – so wurde ausgewählt
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Wie Moss die Kreditorenbuchhaltung vereinfacht
Angenommen, ein Lieferant sendet eine Rechnung per E-Mail.
Moss erkennt diese Rechnung automatisch und legt sie im System an. Die Rechnung wird zur Prüfung und Freigabe an die zuständige Abteilung weitergeleitet.
Regelbasierte Freigaben sorgen dafür, dass alles korrekt geprüft wird. Moss zeigt außerdem, ob die Rechnung das Budget überschreitet.
Nach der Freigabe wird der Zahlungsvorgang direkt über Moss angestoßen. Alle Rechnungsdaten stehen der Finanzbuchhaltung zur Verfügung und können dort weiter bearbeitet werden.
Moss kann auf diese Weise kostbare Zeit sparen, optimiert Arbeitsabläufe und sorgt dafür, dass alle Rechnungen korrekt erfasst, geprüft und bezahlt werden – ohne manuelle Umwege oder Papierarbeit.
Moss-Paket – immer enthalten: Die Moss-Plattform
Das Basis-Paket von Moss deckt viele wichtige Funktionen ab und bietet eine solide Grundlage für eine effiziente Kreditorenbuchhaltung:
- Kundenservice: Unterstützung durch erfahrene Mitarbeiter per E-Mail, Chat und Telefon.
- Mobile Apps: Zugriff via iOS- und Android-Apps sowie eine Web-App.
- Nutzerverwaltung: Einfache Integration über HR-Software mit der Verwaltung unbegrenzter Nutzer.
- Sichere Anmeldung: Single Sign-On (SSO) für sichere Zugänge.
- Buchhaltungsintegration: Standard-Integration mit üblicher Buchhaltungssoftware.
- Datenexporte: Benutzerdefinierte CSV-Exporte für Finanzberichte.
Zusätzliche Bausteine hinzubuchen:
- Mitarbeiterrückerstattungen: Erleichtert das Einreichen und Genehmigen von Spesen sowie die Auszahlung an Mitarbeiter.
- Rechnungsmanagement: Automatisiert Prüfen und Freigeben von Rechnungen inklusive sachlicher Prüfung und Erkennung doppelter Rechnungen.
Add-Ons für noch mehr Kontrolle:
- Erweitertes Controlling: Bietet Einblicke in Ausgaben und ermöglicht Echtzeitkontrolle von Budgets.
- Erweiterte Buchhaltung: Automatisiert die Zuordnung von Ausgaben und unterstützt die Nachverfolgung projektspezifischer Ausgaben.
- Einkauf: Vereinfacht den Einkaufsprozess durch Echtzeit-Budgetüberwachung und effiziente Bearbeitung von Einkaufsanfragen.
- ERP-Integration: Integration in bestehende Systeme wie Oracle Netsuite, SAP B1, Microsoft Business Central und DATEV.
Mehr zu Erfahrungen mit Moss und zu den Paketen gibt es hier.
Häufig gestellte Fragen zur Kreditorenbuchhaltung
Nicht zwingend, aber es ist für Unternehmen jeder Größe sinnvoll. Eine eigene Kreditorenbuchhaltung hilft, den Überblick über alle Verbindlichkeiten zu behalten, Zahlungen pünktlich zu leisten und Mahngebühren zu vermeiden. Dies trägt zur Zufriedenheit von Lieferanten und Dienstleistern bei und fördert gute Geschäftsbeziehungen.
Die Kreditorenbuchhaltung kümmert sich um die Begleichung von Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern. Im Gegensatz dazu verwaltet die Debitorenbuchhaltung die Forderungen des Unternehmens an Kunden. Sie umfasst die Pflege der Kundenstammdaten, die Erfassung und Prüfung von Rechnungen sowie das Mahnwesen und die Bonitätsprüfung.
Das Erfassen von Kreditoren in der Buchhaltung beginnt mit der Anlage eines Kreditorenstammsatzes, der wichtige Informationen wie Firmennamen, Adresse und Bankverbindung enthält. Eingehende Rechnungen werden dokumentiert, geprüft und kontiert. Dies bedeutet, dass die Rechnung auf Richtigkeit überprüft und einem Buchungssatz zugeordnet wird. Anschließend wird eine Zahlungsvorschlagsliste erstellt, die im Vier-Augen-Prinzip freigegeben wird. Nach der Zahlungsveranlassung werden die Rechnungen archiviert, um sie bei Bedarf schnell verfügbar zu haben. Eine Software wie etwa Moss kann diesen Prozess deutlich vereinfachen und automatisieren, indem sie Rechnungen automatisch erfasst, regelbasierte Freigaben durchführt und eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme ermöglicht. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine optimale Verwaltung der Kreditorenrechnungen.
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