E-Rechnung kommt: Das müssen Unternehmer und Selbstständige jetzt tun

Die EU sagt dem Betrug bei der Umsatzsteuer den Kampf an. In einigen Jahren wird daher die elektronische Rechnung zur Pflicht. Einige Länder, darunter Deutschland, sind allerdings schneller: 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Politik und IT-Berater sehen darin eine große Chance, gleich die komplette unternehmensinterne Rechnungsstellung zu modernisieren. Doch für die meisten geht es erst einmal um praktikable Lösungen. Das Handelsblatt erklärt, was Unternehmen und Selbstständige wissen sollten und warum sie sich auf Ärger mit dem Finanzamt einstellen müssen, wenn sie die Umstellung vertrödeln. In der Praxis gilt: „Ab 2025 müssen alle inländischen Unternehmen und Unternehmer in der Lage sein, von Geschäftspartnern (B2B) E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten“, sagt Nancy Schanda, Partnerin im Bereich Tax bei KPMG. Europaweit wird die entsprechende Pflicht frühestens 2030/32 eingeführt. Für Beträge unter 250 Euro und in Geschäftsbeziehungen mit Verbrauchern bleiben Papierrechnungen erlaubt. Nein. „Künftig gelten nur noch die Rechnungen als elektronisch, die in einem maschinenlesbaren Dateiformat ausgestellt werden, zum Beispiel XML, und dabei der EU-Norm EN 16931 entsprechen“, sagt Schanda. Unternehmer, die Rechnungen mit staatlichen Behörden austauschen, kennen E-Rechnungen bereits seit 2020. Gängig sind hier die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Letzteres enthält eine Funktion, mit der nicht nur Maschinen, sondern auch Menschen die Rechnung auslesen können. Auch andere Länder haben die E-Rechnung eingeführt oder sind dabei. „Die nationalen Anforderungen unterscheiden sich jedoch, sodass deutsche Unternehmer, die auch in diesen Ländern tätig sind, eine eigene Lösung benötigen, auch diese E-Rechnungen zu empfangen“, sagt Schanda. » Lesen Sie auch: „Die Beute bestand einzig und allein aus Steuererstattungen“ – Top-Ermittlerin in Sachen Cum-Ex spricht Klartext Bisher ist noch niemand dazu verpflichtet. Für die Jahre 2025 und 2026 dürfen deutsche Unternehmen und Unternehmer noch Rechnungen auf Papier erstellen. Beträgt der Jahresumsatz maximal 800.000 Euro, ist das auch noch für 2027 erlaubt. » Lesen Sie auch: „Das Steuergeheimnis schützt die Täter“ Anders als ein PDF ist eine XRechnung für Menschen nicht lesbar, sie kann also nicht direkt auf Richtigkeit geprüft werden. Die namhaften Buchhaltungssoftwareanbieter wie SAP, Datev, Lexoffice oder Sevdesk haben angekündigt, ihre Lösungen auf E-Rechnungen zu erweitern. Somit ändert sich für deren Nutzer relativ wenig. „Unternehmen müssen prüfen, ob diese die notwendige Länderabdeckung aufweisen. Auch der Einsatz von landesspezifischen Einzeltools ist möglich“, sagt Schanda. „Selbstständige, die bisher ihre Rechnung selbst geschrieben haben mit einem Programm wie Word, Excel oder Indesign, müssen sich ab Januar 2025 ein entsprechendes Programm zulegen“, sagt Tino Keller, Co-Gründer von Accountable, einer Steuer-App für Selbstständige. „Um den gesetzlichen Anforderungen mit geringem Aufwand gerecht zu werden, können Unternehmen E-Rechnungen per E-Mail empfangen, diese durch entsprechende XML-Viewer lesbar machen und entsprechend dem bestehenden Prozess weiterverarbeiten“, erklärt Anton Appel, Partner und Rechtsanwalt bei der Steuerberatung WTS. Das wäre die „Quick-and-dirty-Lösung“ – nicht ordentlich, aber schnell. Accountable will ab dem 15. August eine kostenlose Variante seiner App anbieten, mit der Nutzer unbegrenzt E-Rechnungen erstellen, senden und empfangen können. Man verspricht sich, darüber neue Nutzer zu gewinnen, die in das Bezahlmodell von Accountable wechseln, mit dem sich unter anderem Steuererklärungen und Einnahmen-Überschuss-Rechnungen erstellen lassen. Das ist den Unternehmen freigestellt. „Bisher gibt es in Deutschland keine Vorgaben, wie die E-Rechnung übermittelt werden soll, etwa per E-Mail oder über ein Kundenportal wie in der Automobilindustrie“, sagt Schanda. Andere Länder nutzen bereits die europäische Plattform Peppol. „Rechnungen, die darüber zugestellt werden, sind verschlüsselt, und der Absender erhält eine Lesebestätigung“, sagt Keller. Um Peppol nutzen zu können, müssen Absender und Empfänger ein Nutzerkonto haben. Zudem werden für die Übergangszeit bis 2027 Rechnungen sowohl elektronisch als auch auf herkömmlichem Weg eingehen. „Es ist sinnvoll abzuklären, welcher Geschäftspartner welche Art von Rechnung wohin schickt“, rät daher Schanda. „Ein Bußgeld ist nicht vorgesehen“, sagt Schanda. Aber ein Unternehmer, der eine E-Rechnung nicht verarbeiten kann, steht vor praktischen Herausforderungen: „Wer eine E-Rechnung nicht lesen kann, kann sie auch nicht prüfen, nicht bezahlen und sich die Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt erstatten lassen“, warnt Appel. Im Fachjargon ausgedrückt, können diese Unternehmen dann die Vorsteuer nicht mehr ziehen – und zahlen unterm Strich zu hohe Steuern. Übergangsweise kann man den Absender bitten, die Rechnung noch einmal in Papierform zu senden. » Lesen Sie auch: Wie das Finanzamt Steuerhinterzieher enttarnt Wenn die E-Rechnung europaweit zum Standard wird, sollen Unternehmen verpflichtet werden, zeitnah zur Rechnungsstellung auch Details zu den Transaktionen an die Steuerbehörden zu melden. In Italien wurde ein solches Reporting bereits eingeführt. Steuer-App-Gründer Keller meint daher: „Durch die E-Rechnung kommt das Finanzamt dem Traum von der ständigen Betriebsprüfung ein ganzes Stück näher.“ Die E-Rechnung könnte laut Appel zum Anlass genommen werden, die gesamten Rechnungsprozesse im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Das stellt auch die Regierung in ihrem Gesetz als Ziel heraus. „Im Schnitt können so zehn Prozent der Kosten im Rechnungsprozess eingespart werden“, meint Schanda. Doch in der Realität sieht es noch anders aus. „Der deutsche Mittelstand hat das Thema E-Rechnung in der Fläche bisher noch nicht angegangen“, berichtet die KPMG-Partnerin. Sie merkt an, dass der Umstellungsprozess Zeit und Ressourcen kostet. Teilweise müssten zunächst auch die Stammdaten gepflegt werden. „In der Praxis werden wir ab 2025 vermutlich noch wenig E-Rechnungen sehen“, erwartet Appel. Viele Selbstständige und Mittelständler würden sich zum Empfang von E-Rechnungen zunächst für eine „Quick-and-dirty-Lösung“ entscheiden und erst nach und nach ihre Prozesse umstellen. Spätestens ab 2029 werden E-Rechnungen alltägliche Praxis für Unternehmen in Deutschland. Mehr: Betriebsprüfung – So vermeiden Sie Ärger und horrende Nachzahlungen