Notion: Diese Firma macht Start-ups produktiver – und bald auch Konzerne?
San Francisco, Düsseldorf. In einer alten Industriehalle am Hafen von San Francisco demonstriert Ivan Zhao, wie er sich die Zukunft der Büroarbeit vorstellt. Der CEO des Start-ups Notion öffnet die Anwendung und sagt: „Meeting mit dem Handelsblatt.“
Automatisch startet eine Audioaufnahme, transkribiert das Gespräch in Echtzeit und erstellt anschließend eine Zusammenfassung. Was üblicherweise mehrere Apps und händisches Kopieren zwischen verschiedenen Programmen erfordern würde, erledigt Notion in einem Arbeitsschritt. „Das ist der Punkt“, sagt Zhao.
Notion erledigt viele Dinge gleichzeitig und ist eine Plattform, auf der Nutzer Informationen speichern, Dokumente verwalten, Datenbanken anlegen und gemeinsam arbeiten können – eine Art kollektives Gehirn für Unternehmen, auf das alle Beschäftigten zugreifen können.
Diese Idee hat das 2013 gegründete Unternehmen zu einem der erfolgreichsten Produktivitäts-Start-ups im Silicon Valley gemacht – mit einer Bewertung von etwa zehn Milliarden Dollar laut Analysehaus Pitchbook und einer bemerkenswerten Eigenschaft: Notion ist profitabel. Viele große Start-ups in Europa, wie die KI-Firmen Parloa und Synthesia, sollen Notion laut eigenen Angaben bereits nutzen. Jetzt wollen die Kalifornier vor allem die Konzerne in Deutschland erreichen.
Profit als Erfolgsmodell
Die Geschichte von Notion beginnt mit einem Scheitern. Ursprünglich sollte ein Werkzeug für Entwickler entstehen, mit dem sich Software wie Lego zusammensetzen lässt. Aber: „Wir haben auf die falsche Technologie gesetzt“, sagt Zhao. Das Produkt funktionierte nicht. Bald erkannten die Gründer: Der Durchbruch liege darin, wenn Notion Nutzern direkt ganze Arbeitsprozesse abnehme.
2015 startete das Team neu. Nur zwei Leute blieben, um Zeit zu gewinnen, bis der Firma das Geld ausginge: Zhao und sein Mitgründer zogen für einen Sommer nach Kyoto in eine Airbnb-Wohnung. „Keiner von uns war vorher in Japan“, erzählt Zhao. In diesem improvisierten „Hacker House“ entstand die Grundlage für das heutige Notion: ein digitaler Arbeitsraum für Prozesse, Daten und Dokumente.
Der Erfolg kam 2018 mit den Datenbanken. Organisationschef (COO) Akshay Kothari erklärt: Notion 1.0 sei mehr wie ein Wikipedia gewesen, bei Notion 2.0 hätten Nutzer eigene Datenbanken mit einbinden können.
„Das war der echte Wendepunkt des Geschäfts“, sagt Kothari, der damals von LinkedIn zu Notion wechselte. Der gebürtige Inder aus Rajasthan wuchs in einer Kultur auf, in der es selbstverständlich war, darauf zu achten, keine Verluste zu schreiben.
Diese Philosophie prägt Notion bis heute. Seit der bislang letzten Finanzierungsrunde 2021 („Series C“) hat das Unternehmen laut seinen Chefs mehr Geld verdient, als es je von Investoren erhielt. „Wir haben nie Investoren-Dollar verbrannt“, sagt Kothari. Ein Börsengang sei geplant, aber: „Der Vorteil daran, dass unser Cashflow positiv ist, ist, dass wir keinen Zeitdruck haben.“
KI als Unterscheidungsmerkmal
Notion kann mit anderen Apps verbunden werden und bündelt so Informationen, Mails, Kalender, interne Dokumente, aber auch Programmcode auf einer einzigen durchsuchbaren Oberfläche. „Wenn man sich die meisten Unternehmen heute ansieht, ertrinken sie in Tools“, sagt Kothari.
Er beschreibt Notion deshalb als die ideale Infrastruktur, auf der auch sogenannte KI-Agenten, also schlaue Algorithmen, selbstständig arbeiten können.
Bei der Einführung von KI in ihre Software erhielt Notion einen entscheidenden Vorsprung: Bereits im Oktober 2022 erhielt das Gründerteam frühen Zugang zu GPT-4 – dem Nachfolgemodell von GPT-3.5, das Ende November 2022 den KI-Hype auslöste. GPT-3 hatte das Team bereits 2019 testen können.
Gerade mit GPT-4 sei klar geworden, wie nützlich KI sein kann, so Kothari. „Das Team hat sich tagelang im Zimmer eingeschlossen“, sagt er. Sie arbeiteten an einem Prototyp. „Wir würden das erste Unternehmen sein, das KI in unser Produkt integriert“, sagt Chef Zhao über diese Zeit. Im Februar 2023 erschien „Notion AI“.
Heute steckt KI in allen Funktionen. Notion nutzt mittlerweile je nach Aufgabe nicht nur Modelle von OpenAI, sondern auch Anthropic, Google oder Open-Source-Entwickler. „Wir sind modellagnostisch“, sagt Kothari. In der Fachsprache bedeutet dies, dass ihre Software mit jedem KI-Modell funktioniert.
Mit der Plattform „Notion 3.0“ können KI-Agenten bis zu 20 Minuten eigenständig komplexe Aufgaben erledigen, so das Versprechen. Wer Notion öffnet, wird von Notions eigenem KI-Agenten mit der Frage „Was kann ich heute für dich tun?“ begrüßt. Der KI-Agent erstellt nach kurzen Textbefehlen Vorlagen für Dokumente, durchsucht Datenbanken und Apps, transkribiert und fasst Meetings übersichtlich zusammen. Er aktualisiert sich automatisch, merkt sich, was für den Nutzer wichtig ist, und kann so an Vorlieben angepasst werden.
Bei der Demonstration lässt Zhao einen KI-Agenten nach den besten Cafés in der Nähe suchen. Das System durchsucht nicht nur das Internet, sondern auch interne Slack-Nachrichten und Google Drive. Anschließend erstellt es eine Datenbank mit Bewertungen – eine Aufgabe, die händisch deutlich länger dauern würde. „Das ist mindestens so gut wie ein guter Praktikant“, sagt Zhao grinsend.
Die Modelle arbeiten auf Wunsch ausschließlich mit Unternehmensdaten, nicht mit dem Internet, was Halluzinationen, also falsche KI-Aussagen, verhindern soll. Notion bietet dabei unterschiedliche Bezahlmodelle an, vom Gratiskonto mit eingeschränkten KI-Funktionen bis zum Enterprise-Plan mit individuellem Preis im Abomodell.
Expansion nach Deutschland
Insgesamt macht Notion laut Chef Zhao mehr als 65 Prozent seines Geschäfts außerhalb der USA. 2025 hat das Start-up einen Fokus: Europa, ein Markt, der laut Unternehmensangaben bereits ein Drittel des Umsatzes ausmache.
Notion expandiert mit Büros in München, London und Paris. In Deutschland nutzen laut Manager Kothari die meisten deutschen „Einhörner“ Notion, also Start-ups mit einer Bewertung von mehr als einer Milliarde Dollar. Zu ihnen gehören etwa das Fintech Taxfix, die digitale Fitnessfirma Egym oder die KI-Agenten-Plattform Parloa.
Auch laut Parloas Marketingchefin Julia Gölles ist Notion bereits ein verbreitetes Werkzeug in der Start-up-Szene. „Je schneller ein Unternehmen wächst, desto eher braucht man ein Tool, das mithalten kann“, sagt Gölles. Notion sei dafür die richtige Software.
In München will Notion nach den Start-ups jetzt auch die Großkonzerne gewinnen. Global agierende Firmen wie OpenAI, Toyota, Figma und Mistral nutzen Notion laut eigenen Angaben bereits.
Notion gehört zu einer neuen Generation der Wissenssoftware
Tim Nelms, Analyst beim Beratungshaus Gartner, beobachtet den Markt für digitale Arbeitsplätze seit 30 Jahren. Für ihn stellen Unternehmen wie Notion eine neue Generation der Wissensverwaltungs-Software dar, die zunehmend nachgefragt sei.
Frühere Systeme verlangten, dass Menschen Inhalte selbst einordneten. Mit KI werde das Ordnen von Wissen nun einfacher, sagt Nelms. Und Tools wie Notion seien unerlässlich für den Betrieb von digitalen Assistenten und Agenten. Das Start-up sei neben Microsoft einer der bekanntesten Anbieter kollaborativer Arbeitsplattformen. Die Konkurrenz schlafe freilich nicht – und komme auch vom chinesischen Unternehmen Bytedance und frei zugänglichen Open-Source-Angeboten wie Obsidian.
„Jetzt ist die Gelegenheit für diese Unternehmen, sich auf Kernkunden zu konzentrieren und sicherzustellen, dass diese Kunden bei ihnen bleiben“, sagt Nelms. Technologisch baut Notion auf ein anderes Fundament als Microsoft: auf HTML-Struktur und Markup-Sprache, statt auf Word und PowerPoint. Diese Standards ließen sich leicht in Unternehmen einführen, sagt Nelms. Und hätten doch einen Nachteil: „In diesen branchenüblichen Formaten ist es relativ einfach, von einer Plattform wieder weg zur anderen zu wechseln.“
Entscheidend für den Erfolg von Notion sei der Fokus auf Datensicherheit: Ihm sei bisher kein Vorfall bekannt, bei dem Unternehmensdaten aus Wissensdatenbanken wie Notion abgeflossen seien, sagt Nelms. Dennoch seien kollaborative Arbeitsplattformen einfacher für sogenannte Webcrawler zu erreichen, also für digitale Datenstaubsauger.
Organisationschef Kothari betont, Notion habe bereits Maßnahmen für mehr Sicherheit umgesetzt: Die Plattform sei DSGVO-konform, folge also den europäischen Datenschutzvorgaben, und biete Firmenkunden Zugangskontrollen an. Deutsche Kunden könnten ihre Daten zudem in Frankfurt speichern, wo Notion mit AWS eigene Server aufgebaut habe.
Trotz aller KI-Euphorie bleibt Chef Zhao nüchtern: Aktuelle Agenten könnten vielleicht 20 Minuten selbstständig arbeiten, dann brauche es aber menschliche Aufsicht. „Menschen müssen letztendlich verantwortlich bleiben“, sagt er. „Ich kann einem Menschen vertrauen, bei einem KI-System fällt mir das schwer. Aber KI kann viel Fleißarbeit übernehmen.“