Das Wichtigste in Kürze
- Rechnungsmanagementsoftware automatisiert die gesamte Rechnungsabwicklung von der Erstellung über den Versand und die Buchung bis zur Archivierung.
- Einige Programme sind wenig intuitiv, lassen wichtige Automatisierungen vermissen oder bieten keine Schnittstellen zur Buchhaltung – deshalb ist die Wahl der richtigen Software entscheidend.
- Moss, Sage, Lexware, FastBill und Sevdesk gehören zu den führenden Anbietern und decken unterschiedliche Bedürfnisse von Freelancern bis hin zu Großunternehmen ab.
Keine andere Aufgabe in Unternehmen ist so alltäglich und zugleich so riskobehaftet wie das Erstellen von Rechnungen. Fehler können Rückfragen, Mahnungen oder Bußgelder nach sich ziehen. Wer sich zwischen Kundenakquise, Produktentwicklung und Jahresabschluss ohnehin schon aufreibt, für den wird eine Rechnungsmanagementsoftware zur spürbaren Entlastung.
Rechnungsmanagementsoftware: Unverzichtbar für effizientes Arbeiten
Eine Software zur Rechnungsverwaltung hilft dabei, gesetzliche Anforderungen wie GoBD-konforme Archivierung, Pflichtangaben auf Rechnungen oder E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung korrekt umzusetzen. Das Programm automatisiert Arbeitsschritte, erkennt Dubletten, verknüpft Kundendaten, prüft auf formale Fehler und dokumentiert jeden Schritt revisionssicher. Zudem strukturiert es Belege, verschickt Erinnerungen, sorgt für korrekte Umsatzsteuer-Angaben und erleichtert den Export für Steuerberater oder DATEV. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: das Tagesgeschäft. Die Software spart aber nicht nur Zeit. Sie minimiert auch Fehler und senkt damit das Risiko von Rückfragen, Mahngebühren oder rechtlichen Auseinandersetzungen.
Doch die Auswahl an Rechnungsmanagementtools ist groß. Zu den etablierten Anbietern zählen Moss, Sage, Lexware, FastBill und Sevdesk. Sie unterscheiden sich hinsichtlich Zielgruppe, Preisgestaltung, Funktionstiefe und Benutzerführung.
Fünf Lösungen im direkten Leistungsvergleich
| Kriterium | Moss | Sage |
|---|---|---|
| Monatspreis | auf Anfrage | ab 30 €* |
| kostenloser Tarif | X | X |
| E-Rechnung möglich | ✓ ZUGFeRD u. XRechnung | ✓ ZUGFeRD u. XRechnung |
| GoBD-Konformität | ✓ | ✓ |
| Schnittstellen | Offizielle 2‑Wege‑Synchronisation mit DATEV (inkl. Kontenplan, Kostenstellen, Kreditoren), API verfügbar | DATEV‑Export und Online-Banking je nach Produkt (z. B. Sage Active), offene API für Integration |
| Mahnwesen integriert | ✓ | ✓ |
| Mobile App | ✓ | ✓ |
| Kostenlose Testversion | 30 Tage | 30 Tage |
| Zielgruppe | Startups und wachsende Teams in KMU, die Finanzen, Ausgaben und Rechnungen automatisieren möchten | KMU, Buchhaltung, Controller, die umfassende ERP‑ und Finanzlösungen mit Rechnungsfunktionen suchen |
| Webseite | getmoss.com | sage.com |
Quelle: Webseiten der Anbieter. Stand: August 2025
| Kriterium | Lexware | FastBill | Sevdesk |
|---|---|---|---|
| Monatspreis | ab 7,90 €** | ab 9 €* | ab 6,36 €* |
| kostenloser Tarif | X | X | ✓ |
| E-Rechnung möglich | ✓ ZUGFeRD u. XRechnung (ab M-Tarif) | ✓ ZUGFeRD u. XRechnung | ✓ ZUGFeRD u. XRechnung |
| GoBD-Konformität | ✓ | ✓ | ✓ |
| Schnittstellen | DATEV‑Export (SKR03/04) sowie ELSTER und Bankanbindung ab Desktop‑Version, keine moderne API | Direkte DATEV-Schnittstelle über Rechnungsdatenservice 1.0 plus Banking-Anbindung, CRM‑Add‑ons | DATEV Rechnungs‑ oder Buchungsdatenservice 1.0, Datei-Export, automatische Onlinebanking-Integration |
| Mahnwesen integriert | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mobile App | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kostenlose Testversion | 30 Tage | 14 Tage | 14 Tage |
| Zielgruppe | Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen bis etwa 50 Mitarbeiter, die eine All‑in‑One‑Lösung aus Buchhaltung, Lohn und Rechnungen bevorzugen | Freiberufler und kleine Unternehmen, die einfache, webbasierte Rechnungserstellung mit Automatisierung und Buchhaltungskopplung wünschen | Solo‑Selbstständige, Freiberufler und KMU, die Rechnungen, Belege, EÜR und Steuerautomatisierung in einer intuitiven Cloud‑Lösung nutzen wollen |
| Webseite | lexware.de | fastbill.com | sevdesk.de |
**Preis pro Monat, zzgl. MwSt.
Quelle: Webseiten der Anbieter. Stand: August 2025
Welche Unternehmen benötigen welche Rechnungsmanagementsoftware?
Die Anforderungen an Rechnungsmanagementsoftware variieren je nach Unternehmensgröße und Branche. Freiberufler und Einzelunternehmer benötigen vor allem eine benutzerfreundliche Lösung für schnelle Rechnungserstellung und grundlegende Zahlungsüberwachung. Cloudbasierte Tools mit monatlichen Kosten unter 20 Euro reichen dafür meist völlig aus. Wichtig sind einfache Bedienung, automatische Steuerberechnung und Rechnungsversand per E-Mail.
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) benötigen weitere Funktionen wie Angebotserstellung, Auftragsbestätigung und Integration in Buchhaltungssysteme. Auch sollten mehrere Benutzer gleichzeitig arbeiten können und Reporting-Funktionen den Überblick über Umsätze und offene Posten gewährleisten. Die Kosten hierfür liegen zwischen 30 und 100 Euro monatlich, je nach Nutzeranzahl.
Große Unternehmen und Konzerne setzen auf Enterprise-Lösungen mit komplexen Approval-Workflows, Multi-Mandanten-Fähigkeiten und tiefer ERP-Integration. Diese Systeme müssen tausende Rechnungen täglich verarbeiten, verschiedene Währungen handhaben und strenge Compliance-Anforderungen erfüllen. Die Investitionen liegen hier oft im vier- bis fünfstelligen Bereich monatlich, rentieren sich aber durch massive Effizienzgewinne.
Kostenlose Angebote reichen doch – oder nicht?
Einige Anbieter locken Startups und Kleinstunternehmer mit kostenfreien Lösungen. Diese stoßen aber im Geschäftsalltag schnell an Grenzen: Die meisten Gratistools beschränken die Anzahl der Rechnungen pro Monat auf 5 bis 10 Belege, bieten keinen E-Mail-Support und blenden Werbung in die generierten Rechnungen ein. Professionelle Funktionen wie automatisches Mahnwesen, Steuerberater-Zugang oder erweiterte Reportings fehlen. Zudem erfüllen kostenlose Tools selten alle gesetzlichen Anforderungen vollständig. GoBD-konforme Archivierung, revisionssichere Speicherung oder die neuen E-Rechnungsformate werden oft nicht unterstützt.
Problematisch wird es auch bei der Skalierbarkeit: Was mit wenigen Rechnungen monatlich funktioniert, kollabiert bei wachsendem Geschäftsvolumen. Der nachträgliche Wechsel zu einer professionellen Lösung bedeutet oft mühsame Datenmigration und das Neulernen von Arbeitsabläufen. Viele Unternehmen bereuen es später, nicht gleich in eine zukunftsfähige Lösung investiert zu haben.
Entscheidungskriterien für die richtige Rechnungsmanagementsoftware
Die Auswahl der passenden Rechnungsmanagementsoftware erfordert eine Analyse der Unternehmensanforderungen. Zunächst sollten Unternehmen ihr monatliches Rechnungsvolumen realistisch einschätzen und mit einem Wachstumspuffer von mindestens 50 Prozent kalkulieren. Die Software muss nicht nur heutige Bedürfnisse erfüllen, sondern auch zukünftige Expansion ermöglichen.
Ein weiterer kritischer Faktor ist die Integration in bestehende Geschäftsprozesse. Die beste Rechnungssoftware nützt wenig, wenn sie nicht mit dem verwendeten Online-Banking, der Buchhaltung oder dem CRM-System kommuniziert. APIs und Schnittstellen zu gängigen Drittanbietern sind daher unverzichtbar. Wichtig ist die nahtlose Anbindung an DATEV, den Quasi-Standard deutscher Steuerberater.
Auch die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend für den Erfolg der Software-Einführung. Komplizierte Menüstrukturen und umständliche Workflows führen zu Akzeptanzproblemen bei den Mitarbeitern. Idealerweise bietet die Software eine intuitive Oberfläche, Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen und automatische Vervollständigung häufig verwendeter Daten. Eine mobile App ermöglicht zudem flexibles Arbeiten von unterwegs.
Worauf bei der Auswahl zu achten ist
Rechnungssoftware ist kein Produkt von der Stange. Wichtige Auswahlkriterien sind:
- Automatisierungsgrad: Werden Zahlungen erkannt und zugeordnet? Gibt es ein Mahnwesen?
- GoBD-Konformität und Datensicherheit: Wie wird archiviert? Ist der Anbieter revisionssicher?
- Schnittstellen: Unterstützt die Software DATEV, Steuerberater-Export, Zapier, E-Mail-Integration?
- E-Rechnungsfähigkeit: Unterstützt das Tool Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung?
- Skalierbarkeit: Lässt sich die Software mit wachsender Unternehmensgröße erweitern?
- Bedienbarkeit: Wie intuitiv ist die Oberfläche? Gibt es eine mobile Version?
- Support: Wird deutschsprachiger Support angeboten? Wie sind die Reaktionszeiten?
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Was kostet das Tool monatlich? Was ist enthalten?
Fünf führende Anbieter im Vergleich
Der deutsche Markt für Rechnungsmanagementsoftware wird von wenigen etablierten Anbietern dominiert. Während einige Lösungen speziell für Freiberufler und Kleinunternehmen entwickelt wurden, richten sich andere an mittlere und große Unternehmen mit komplexeren Anforderungen. Zu den empfehlenswerten Anbietern zählen Moss, Sage, Lexware, FastBill und Sevdesk. Sie decken hinsichtlich Preisgestaltung, Funktionstiefe und Integrationsmöglichkeiten verschiedene Bedürfnisse ab.
Einblick in die Recherche – so wurde ausgewählt
Dieser Artikel basiert auf einer redaktionellen Auswahl von überregionalen Anbietern, die anhand beliebter Suchbegriffe und Anbieter sorgfältig recherchiert wurden. Ziel ist es, ein umfassendes Bild davon zu vermitteln, was Verbraucherinnen und Verbraucher aktuell interessiert und welche etablierten sowie neuen Anbieter für sie relevant sein könnten.
Angesichts der Vielzahl an Anbietern und Angeboten bietet dieser Artikel jedoch keinen kompletten Marktüberblick, da es nicht möglich ist, alle Anbieter aufzuführen. Vielmehr soll er eine erste Orientierung bieten und als fundierte Entscheidungsgrundlage dienen.
Moss: Spezialist für intelligentes Ausgabenmanagement
Das Berliner Fintech Moss ist auf digitale Finanzprozesse in Unternehmen spezialisiert und zählt zu den führenden Lösungen für Rechnungsmanagement in dynamisch wachsenden Organisationen. Das Unternehmen bietet weit mehr als nur Rechnungserstellung – es verbindet Belegmanagement, Freigaben, Unternehmensausgaben und Budgetierung in einem System. Die Software ist modular aufgebaut und richtet sich an Unternehmen mit 10 bis 500 Mitarbeitern, die bereit sind, in Premium-Features zu investieren. Besonders stark ist Moss bei Genehmigungsprozessen, der Kombination von Rechnung und Firmenkarten sowie bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Ein Nachteil ist die intransparente Preisgestaltung: Moss veröffentlicht keine Preise, sondern verweist auf individuelle Angebote nach persönlichen Gesprächen. Das erschwert die Budgetplanung und den Vergleich mit anderen Lösungen. Dafür punktet Moss mit einem sehr gut bewerteten Support und einer Softwarelösung mit hoher Skalierbarkeit.
Sage: Traditionelle Stärke trifft Cloud-Innovation
Sage ist ein traditionsreicher Anbieter mit Sitz in Großbritannien und einer starken Marktpräsenz im deutschsprachigen Raum. Mit verschiedenen Lösungen – von Sage Active bis Sage 100 – bedient das Unternehmen vor allem Kunden mit hohen Anforderungen an Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft. Die Rechnungsmanagementsoftware von Sage zeichnet sich durch tiefe Integration in bestehende ERP-Systeme aus und bietet umfangreiche Branchenlösungen für Handel, Produktion und Dienstleistung. Besonders stark ist die Compliance-Unterstützung für internationale Geschäfte und komplexe Steuerszenarien.
Die Rechnungsmanagementfunktionen sind umfassend und eng an das Sage-Ökosystem gekoppelt. Wer bereits Sage nutzt, profitiert von optimaler Integration. Kritik gibt es mitunter an der hohen Komplexität für Einsteiger. Mit seiner Preisstruktur richtet sich Sage primär an etablierte KMU und große Unternehmen, die Wert auf Stabilität und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten legen. Die Software eignet sich besonders für Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen und hohen Compliance-Anforderungen. Im Vergleich der fünf Anbieter positioniert sich Sage im oberen Preissegment, bietet dafür aber die umfangreichsten Enterprise-Funktionen und die längste Markterfahrung.
Lexware: Der Klassiker für deutsche Kleinbetriebe
Lexware gehört zur Haufe Group und ist in Deutschland insbesondere im Handwerk und bei Selbstständigen weit verbreitet. Die Software ist lokal installierbar und bietet Rechnung, Buchhaltung und Warenwirtschaft in einem. Sie überzeugt durch ihre spezielle Ausrichtung auf deutsche Steuergesetze und Buchhaltungsstandards – ein Vorteil gegenüber internationalen Konkurrenten. Mit einem Startpreis von aktuell 7,90 Euro monatlich gehört Lexware im Vergleich zu den günstigen Lösungen und bietet dennoch alle wesentlichen Funktionen für die Rechnungserstellung und Buchhaltung. Das Programm kombiniert Desktop-Software mit Cloud-Funktionen und ermöglicht sowohl Online- als auch Offline-Arbeit.
Eine Schwäche ist die begrenzte Skalierbarkeit für größere Unternehmen. Lexware richtet sich bewusst an Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleinbetriebe, die eine solide und deutsche Lösung ohne Schnickschnack suchen. Die Zielgruppe schätzt die Verlässlichkeit und den lokalen Support, akzeptiert dafür aber Abstriche bei Design und Innovation. Im Anbietervergleich ist Lexware gemeinsam mit Sevdesk der Preisführer und damit ideal für kostenbewusste Kleinunternehmer, die keine Enterprise-Funktionen benötigen.
FastBill: Design und Funktionalität
Das Frankfurter Unternehmen FastBill hat sich auf einfache, aber leistungsfähige Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse für Freelancer, Agenturen, Dienstleister und kleine Unternehmen spezialisiert. Die Software ist vollständig cloudbasiert, GoBD-konform und erlaubt auch die Abbildung von E-Rechnungen, Banking und Belegmanagement. Die Stärken liegen im ansprechenden Design und in der intuitiven, schnellen Bedienbarkeit: Nutzer können innerhalb von Minuten starten, wiederkehrende Rechnungen automatisieren und Einnahmen-Ausgaben-Übersichten abrufen. Nicht von ungefähr gilt FastBill gilt als eine der benutzerfreundlichsten Rechnungslösungen am Markt.
Schwächen zeigen sich bei komplexeren Buchhaltungsanforderungen und der begrenzten Anpassbarkeit für spezielle Branchen. FastBill zielt bewusst auf Einzelunternehmer, die Wert auf einfache Bedienung legen. Die Software eignet sich besonders für Dienstleister, die stundenbasiert abrechnen und ihre Arbeitszeit direkt in Rechnungen umwandeln möchten. Im Preisvergleich positioniert sich FastBill im mittleren Segment. Die Basisversion ist günstig. Ab den mittleren Tarifen gibt es bereits zahlreiche professionelle Funktionen. Bei komplexeren Anforderungen kann FastBill aber nicht mit Sage oder Moss mithalten.
Sevdesk: Für alle Unternehmensgrößen
Sevdesk aus Offenburg zählt zu den bekanntesten deutschen Rechnungs- und Buchhaltungsplattformen. Die Software ist vollständig webbasiert, einfach zu bedienen und deckt neben Rechnungserstellung auch Buchhaltung, Mahnwesen und Steuerdokumentation ab. Die Integration mit DATEV, Onlinebanking und Elster macht Sevdesk vor allem für steuerlich anspruchsvolle Nutzer attraktiv. Wer mit E-Rechnung und automatisierten Workflows arbeiten möchte, findet hier ein modernes Tool zu moderaten Preisen. Der Support ist zuverlässig und die App praxisnah. Besonders beliebt ist SevDesk bei Gründern und digitalen Dienstleistern.
Zu den Stärken der Lösung zählt die ausgewogene Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und Funktionstiefe sowie der exzellenten mobilen App. Schwächen zeigen sich hauptsächlich bei einzelnen Spezialfunktionen für sehr große Unternehmen. Die Software richtet sich an alle Unternehmensgrößen, von Freiberuflern bis hin zu mittelständischen Betrieben. Sie überzeugt durch Vielseitigkeit und Zukunftssicherheit. Im direkten Vergleich der fünf Anbieter bietet Sevdesk das beste Gesamtpaket aus Preis, Funktionen und Benutzerfreundlichkeit.
Häufig gestellte Fragen zu Rechnungsmanagementsoftware
Deutsche und europäische Anbieter wie Sevdesk, Lexware und FastBill speichern alle Daten in zertifizierten Rechenzentren in der EU und unterliegen damit der DSGVO. Die Server verfügen über mehrfache Redundanz, tägliche Backups und Verschlüsselung nach Bankstandard. Zusätzlich bieten die meisten Anbieter Export-Funktionen, sodass Unternehmen jederzeit eine lokale Kopie ihrer Daten erstellen können. Unternehmen mit besonderen Sicherheitsanforderungen oder Compliance-Vorgaben können On-Premise-Installationen wählen, bei denen die Software auf eigenen Servern läuft.
Die meisten modernen Rechnungsmanagement-Lösungen unterstützen Multi-User-Funktionen, unterscheiden sich jedoch in der Anzahl der inkludierten Benutzerlizenzen. Zusätzliche Benutzer kosten je nach Anbieter zwischen 5 und 15 Euro monatlich extra. Wichtig ist auch die Rollenverwaltung: Nicht jeder Mitarbeiter sollte alle Funktionen nutzen können. Praktikanten benötigen beispielsweise keinen Vollzugriff auf alle Finanzdaten, der Geschäftsführer dagegen schon.
Ja, die meisten etablierten Anbieter bieten Migrationshilfen und Import-Funktionen für Daten aus anderen Rechnungsprogrammen an. Standardformate wie CSV oder Excel werden praktisch überall unterstützt, während spezialisierte Import-Tools für populäre Konkurrenzprodukte existieren. Dennoch sollten Unternehmen eine Migration nicht auf die leichte Schulter nehmen: Stammdaten, Vorlagen und individuelle Einstellungen müssen oft manuell nachkonfiguriert werden. Eine sorgfältige Planung und Testphase ist daher unverzichtbar, um Datenverluste oder Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden.
Neben den beworbenen Monatspreisen können verschiedene Zusatzkosten anfallen, die Unternehmen bei der Budgetplanung berücksichtigen sollten. Zusätzliche Benutzerlizenzen schlagen mit 5 bis 15 Euro pro Nutzer und Monat zu Buche. Premium-Features wie erweiterte Reportings, API-Zugang oder White-Label-Rechnungen kosten extra. Auch die Einrichtung und Schulung sowie erweiterte Backup-Optionen oder spezielle Branchen-Module können weitere monatliche Kosten verursachen.
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