Weltspitze: Wie die perfekte Visitenkarte aussieht
Im Rahmen unserer Serie „Weltspitze – Wie Deutsche international Erfolg haben“ haben wir immer wieder über „weiche Faktoren“ gesprochen. In unserem auf die Reihe bezogenen Verständnis handelt es sich dabei jedoch weniger um die sogenannten „Soft Skills“, wie sie zum Beispiel oft in Bewerbungsgesprächen mit entscheidend sind. Vielmehr geht es hier um solche – vor allem im internationalen Umfeld – oftmals vernachlässigten oder als selbstverständlich angesehenen Faktoren wie die richtige Verwendung von Visitenkarten, die richtige Kommunikation am (Mobil-)Telefon und das soziale Leben, also Einladungen in Restaurants und die passende Garderobe.
Faktoren wie diese sind nicht das entscheidende Kriterium für einen erfolgreichen Geschäftsabschluss oder ein erfolgreiches Projekt im Ausland, aber ohne sie kann der besagte Erfolg manchmal unwahrscheinlich werden. Es geht also um das Thema des Geschäftsprotokolls, d.h. den Regeln und Normen angemessenen Verhaltens bei Geschäften in bestimmten Kulturen. Aus diesem Grund werden wir das Thema der „weichen Faktoren“ in den nächsten zwei Teilen näher betrachten.
Sicher sind in dieser Hinsicht die meisten Geschäftsleute bereits äußerst erfahren. Doch es sind oft die kleinen und mitunter wenig beachteten Dinge, die den Unterschied machen können. Für „Neulinge“ auf dem internationalen Parkett liefert der Artikel erste Ansätze und Informationen.
Visitenkarten oder „Karten machen Leute“
Visitenkarten haben bei der Vorstellung der einzelnen Personen im Geschäftsleben generell eine zentrale Bedeutung und Legitimation. Sie zeigen, mit wem man es zu tun hat und welche Funktion die betreffende Person in dem jeweiligen Unternehmen innehat. In einigen Ländern dienen Visitenkarten gar als Prestigeobjekt oder Statussymbol. Sie sind am Anfang die wichtigste Informationsquelle für das Gegenüber und geben Auskunft über das Unternehmen, Funktion des Gesprächspartners und sämtliche wesentliche Kommunikationsdaten. Darüber hinaus sind Visitenkarten eine wichtige und notwendige Erinnerung an die eigene Person.
In Europa tauschen Geschäftspartner ihre Visitenkarten häufig beim ersten Zusammentreffen aus. Die größte Bedeutung haben die kleinen Kärtchen wohl aber im asiatischen Raum, wo zu jedem Geschäftstermin, sei es Konferenz oder Verhandlung, Visitenkarten ausgetauscht werden. In Fernost kann man gar nicht genug von ihnen mit sich tragen. Prinzipiell erfährt hier auch jede Visitenkarte nach dem Austausch eine hohe Wertschätzung. Die hierzulande verbreitete Unsitte, das Stückchen erhaltener Pappe gedankenlos in der Brusttasche verschwinden zu lassen, käme bei Japanern und Chinesen schlecht an. Sie würden im übertragenen Sinne ihre Person als “abgelegt” betrachten. Darum sollte man die empfangene Karte stets mit beiden Händen nehmen und dabei wertschätzend begutachten.
Inhalt und Layout
Die meisten Geschäftsleute erhalten im Verlauf ihrer Unternehmensaktivitäten Hunderte, manche gar Tausende von Visitenkarten. Daher ist es wichtig, dass man diesen kleinen Kärtchen als Überreichender einen besonderen Wert beimisst. Sie sollten alle notwendigen Informationen wie Name, Funktion im Unternehmen, Adresse, Telefonnummer (Festnetz und Handy), Faxnummer, Email-Adresse und gegebenenfalls auch die Internetadresse enthalten und in einem ansprechenden, aber professionellen Layout verfasst sein. Für die Gestaltung gilt ein (immer noch) eher konservatives Erscheinungsbild: Fotos, exotische Materialien wie Plastik, ausgefallene Farben und Formen sollte man in der Regel vermeiden. Weißes Papier, vor allem das richtige Format (nicht größer als 9 cm x 5,5 cm) und schlichte Eleganz sind immer gern gesehen.
Jedoch werden Sie auf Ihren internationalen Reisen feststellen, dass diese Vorstellung nicht überall gilt. In Russ-land beispielsweise sind Visitenkarten oftmals mehrfarbig auf glänzendem Papier bedruckt und enthalten häufig auch ein Foto. Zudem sind diese Visitenkarten meist größer als die deutschen.
Wenn man sehr oft im Ausland tätig ist, bietet es sich generell an, seine Visitenkarte beidseitig zu bedrucken, d.h. auf der einen Seite auf Deutsch und auf der Rückseite auf Englisch. In bestimmten Ländern, zum Beispiel in Asien einschließlich der GUS, ist es häufig vorteilhaft, noch einen Schritt weiter zu gehen und die Visitenkarte nicht nur auf Englisch, sondern auf der Rückseite auch in der Landesssprache zu halten.
Die Frage nach der Funktion
Visitenkarten sind ein wichtiges Aushängeschild im internationalen Geschäft. Ihnen kommt vor allem am Anfang eine große Bedeutung zu. Jedoch ist hier eine Gratwanderung wichtig, um einerseits Übertreibungen zu vermeiden, andererseits aber die Relevanz der Position herauszustellen. Im Zweifel ist es ratsam, als Führungskraft im Ausland zumindest den Titel „Director“ zu tragen. Demnach sollte beispielsweise ein Abteilungsleiter eines großen Konzerns nicht als „Head of Department“, sondern zumindest als „Director“ bezeichnet werden. Hintergrund ist das unter-schiedliche Verständnis von Funktionen. So ist zum Beispiel in asiatischen Staaten ein „Department Head“ eher eine kleine Nummer, ohne dass man die Relevanz der jeweiligen Position als solche versteht.
Bitte lassen Sie sich in dieser Hinsicht in den USA aber auch nicht von Titeln beeindrucken. Die meisten Außenmitarbeiter firmieren als “Sales Manager” und jeder zweite Abteilungsleiter ist ein “Vice President” (oft als „VP“ abgekürzt). Ebenso sind englischsprachige Titel wie zum Beispiel CFO (Chief Financial Officer), CTO (Chief Technical Officer) oder CIO (Chief Information Officer) mittlerweile in Deutschland sehr beliebt. Trotzdem sollte man bei Übersetzungen beachten, dass viele Funktionen aufgrund unterschiedlicher Ansätze im nationalen Gesellschaftsrecht keine hundertprozentige Entsprechung in den anderen Ländern haben. Bestes Beispiel ist das amerikanische Gesellschaftsrecht, welches im Gegensatz zum deutschen System (Trennung von Aufsichtsrat und Vorstand) nur ein Gremium, den “Board”, kennt. Im Folgenden finden Sie eine Übersetzung der gängigsten Funktionsbeschreibungen:
Aus dem Deutschen
Vorstand – Member of the Executive Board
Vorstandsvorsitzender – Chief Executive Officer
Aufsichtsrat – Member of the Supervisory Board
Geschäftsführer – Managing Director
Aus dem Englischen
President and CEO – keine Entsprechung im Deutschen, deshalb schwer zu übersetzen
Chief Executive Officer – Vorstandsvorsitzender
General Counsel – Justiziar
Titel und Visitenkarten sind sehr wichtig, da sie neben dem persönlichen Auftreten den ersten Eindruck der han-delnden Person vermitteln. Und nichts ist schwieriger, als die gegebene Position nach einem ersten falschen Ein-druck wieder richtigzustellen. Man sollte daher bei der Funktionsbeschreibung weder übertreiben noch zu bescheiden sein. Dementsprechend sollten Titel und Visitenkarte auf internationaler Ebene die richtige Funktion in ihrer Größe und Einbindung im Unternehmen widerspiegeln. Fragen Sie im Zweifelsfall einen Muttersprachler oder recherchieren Sie im Internet, welchen Titel Personen mit Ihrem Aufgabenumfang in einem Unternehmen Ihrer Größe tragen.
Lesen Sie am nächsten Montag den zweiten Tail der Kolumne.