Aktenauslagerung und
-management durch das dokuhaus Sicherheitsarchiv
Aktenauslagerung
- 31.05.2024
Wann lohnt sich die Aktenauslagerung?
In den eigenen Räumlichkeiten ist dies oft nicht möglich oder erwünscht. Eine externe Aktenarchivierung ist daher stets sinnvoll, wenn der notwendige Platz oder eine ausreichende Sicherheit nicht selbst zur Verfügung gestellt werden können. Arztpraxen und Krankenhäuser, Fachabteilungen von mittleren bis großen Unternehmen oder auch Archive der privaten Wirtschaft und der öffentlichen Hand nutzen daher häufig die Aktenauslagerung als Lösung ebenso wie private und gewerbliche Kunden in Form von natürlichen oder juristischen Personen. Die externe Aktenarchivierung bringt in diesen Fällen vielfältige Vorteile mit sich:
• Die Akten werden absolut sicher gelagert und vor Einbruch, Diebstahl, Schädlingsbefall und Elementarschäden geschützt.
• Gesetzliche oder eigens definierte Aufbewahrungsfristen werden dokumentiert und überwacht.
• Es sind keine eigenen Räumlichkeiten mehr für die Lagerung von Akten notwendig, sodass diese für andere Zwecke genutzt werden können.
• Die Aktenvernichtung findet nach der Aufbewahrungsfrist automatisch statt, aber stets erst nach Freigabe durch die Eigentümer.
Eine externe Aktenauslagerung verhindert somit auch, dass sich die Akten unnötig ansammeln und eines Tages zeitaufwendig sortiert sowie vernichtet werden müssen.
360-Grad-Lebenszyklus-Management für Akten
Vor allem für Unternehmen ist es essenziell, stets den Überblick über die Akten und die jeweils gültigen Pflichten zu bewahren. Denn sie sind in allen Wirtschaftszweigen sowie in der öffentlichen Verwaltung verpflichtet, ihre täglich anfallenden Unterlagen für einen fest definierten Zeitraum aufzubewahren. Allerdings geht im Arbeitsalltag diesbezüglich schnell der Überblick verloren, sodass wichtige Dokumente nicht mehr aufgefunden oder Akten überflüssig lange aufbewahrt werden. Eine weitere Herausforderung besteht darin, die Daten vor einem unberechtigten Zugriff zu schützen, was jedoch unerlässlich ist, um wirtschaftliche Risiken oder hohe Strafen zu vermeiden.Was in entsprechenden Fällen also notwendig ist, ist sozusagen ein 360-Grad-Lebenszyklus-Management für Akten, wie es das dokuhaus Sicherheitsarchiv offeriert. Es bietet eine sichere sowie effiziente Archivlösung für Aktenbestände, um diese sicher auszulagern und zum richtigen Zeitpunkt sowie nach der Freigabe durch die Kunden zu vernichten. Zudem stehen weitere Services zur Verfügung, wie eine Abholung der Archivbestände, eine Erfassung und Verschlagwortung zur besseren Auffindbarkeit, eine Einlagerung im speziellen Sicherheitsarchiv, der Aktenabruf bei Bedarf, die Digitalisierung bei Aktenbeständen oder die soeben erwähnte Aktenvernichtung nach Freigabe. Als zertifizierter Dienstleister nach DIN ISO 9001:2015 und DIN ISO 27001:2017 bietet das dokuhaus Sicherheitsarchiv also praktische Lösungen für jeden Lebenszyklus der Daten, um ihr Management zu vereinfachen und zugleich sicherer zu gestalten – ohne internen Personal- oder Platzbedarf.
Sichere und effiziente Aktenarchivierung mit dem dokuhaus Sicherheitsarchiv
"Die Sicherheit der Akten, Daten und Informationen genießt oberste Priorität über den gesamten Lebenszyklus. Um den Schutz personenbezogener und vertraulicher Daten jederzeit gewährleisten zu können, haben wir ein umfangreiches Sicherheitskonzept entwickelt. Selbstverständlich haben wir unsere Prozesse zertifizieren lassen – die Einhaltung aller Sicherheitsstandards wird dabei regelmäßig durch den TÜV Süd überprüft und zertifiziert", fassen die Experten vom dokuhaus Sicherheitsarchiv abschließend zusammen.
