Anforderungsmanagement-Software: So optimieren Product Owner ihr Projektgeschäft

Anforderungsmanagement Software

• 22.10.2025
• Florian Deuring

Wenn sich ein Software-Projekt verzögert, das Budget überschreitet oder sogar gänzlich scheitert, liegt das Problem oft schon in der Vorbereitung: Ohne saubere Spezifikationen kommt es zu Missverständnissen zwischen Auftraggeber und Entwicklungsteam. Außerdem entstehen ungenaue Angebote, falsche Kostenschätzungen und unrealistische Terminsetzungen. Immer mehr Product Owner und Projektverantwortliche setzen daher auf professionelle Anforderungsmanagement-Software. Doch wodurch zeichnen sich leistungsstarke Tools in diesem Bereich aus?

Warum sind unklare Anforderungen ein Risiko für Software-Projekte?

Die Neu- und Weiterentwicklung von Individualsoftware ist ein komplexes Thema. Gerade in größeren Unternehmen benötigen Verantwortliche an diesem Punkt verlässliche Kostenschätzungen. Sowohl interne IT-Teams als auch externe Entwicklungspartner können Aufwände allerdings erst dann sinnvoll beziffern, wenn ein Konzept mit Anforderungsdefinition erstellt wurde. An dieser Stelle ist Gewissenhaftigkeit gefragt.

Doch verursacht die Sammlung und Aufbereitung von Spezifikationen viel Arbeit. Erschwerend kommt hinzu, dass häufig immer noch rudimentäre Hilfsmittel wie Excel oder Word genutzt werden. Das macht die Angebotserstellung komplex und den Anbietervergleich schwierig, da unterschiedliche Resultate erzielt werden. An dieser Stelle kommt Anforderungsmanagement-Software ins Spiel.

Wie kann Anforderungsmanagement-Software das Requirements Engineering verbessern?

Professionelle Lösungen im Requirements Engineering haben eine klare Aufgabe: Sie schaffen Struktur, wo bislang eine uneinheitliche Vorgehensweise vorherrschte. Durch Automatisierung, Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit lassen sich typische Stolpersteine in der Projektvorbereitung vermeiden. Anforderungsmanagement-Software ermöglicht es, Spezifikationen zentral zu erfassen, transparent zu strukturieren und so aufzubereiten, dass sie von technischen wie auch kaufmännischen Ansprechpartnern nachvollzogen werden können.

Wichtig ist dabei auch der Aspekt der Konsistenz: Bei guten Tools ist jede Anforderung auf ihre Quelle zurückführbar, was Missverständnisse reduziert und gleichzeitig die Qualität der Angebote steigert.

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Welche Vorteile hat Anforderungsmanagement-Software in der Praxis?

Ein aktuelles Beispiel für den praktischen Einsatz von Anforderungsmanagement-Software ist Storywise. Im Unterschied zu klassischen Tools wie Jama, ReqSuite oder Visure legt die Lösung ihren Fokus nicht auf komplexe Prozesse, sondern auf Geschwindigkeit und Verständlichkeit in der frühen Projektphase. Spezifikationen entstehen in weniger als der Hälfte der üblichen Zeit, weil die Software aus unstrukturiertem Input semi-automatisch verwertbare User Stories erstellt.

Ob Texteingaben, PDF-Dateien, Screenshots, Miro-Boards oder Figma-Designs: Storywise analysiert die Inhalte mithilfe künstlicher Intelligenz, strukturiert sie und erzeugt daraus klare Anforderungen. Fehlende Informationen werden automatisch erkannt, passende Ergänzungen vorgeschlagen. Jede User Story ist nachvollziehbar mit dem Ursprungsdokument verbunden.

Der Einstieg gestaltet sich besonders einfach: Kurze Projekt-Setups lassen sich in wenigen Minuten realisieren. Selbst Erstnutzer können ohne Vorkenntnisse innerhalb von zehn Minuten starten und ihre erste Spezifikation erstellen. Exportfunktionen in Word oder PDF helfen wiederum, die Ergebnisse nachvollziehbar zu dokumentieren und in Diskussionen einzusetzen. Außerdem lassen sich Daten mit nur einem Klick in gängige Projektmanagement-Tools wie JIRA und YouTrack übertragen.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Effizienzsteigerung: bis zu 60 Prozent weniger Zeitaufwand bei der Definition von Anforderungen
• Qualitätssicherung: KI erkennt Lücken, ergänzt Vorschläge und verhindert unvollständige Spezifikationen
• Flexibilität: mehrere Versionen einer Spezifikation erlauben den direkten Vergleich unterschiedlicher Szenarien oder Funktionsumfänge
• Nutzerfreundlichkeit: keine aufwendige Einarbeitung nötig, der Einstieg gelingt ohne Schulung

Wie profitieren Product Owner noch von Storywise?

Für Projektverantwortliche in größeren Unternehmen bedeutet der Einsatz von Storywise eine erhebliche Entlastung. Statt lange Dokumente von Hand zu erstellen, können sie die Projektidee schnell strukturieren. Verschiedene Angebotsversionen schaffen Kostentransparenz, Verhandlungen mit Dienstleistern werden greifbarer, und das Konfliktpotenzial in der Umsetzung sinkt deutlich.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Wiederverwendbarkeit von Anforderungen. Einmal erstellte User Stories bleiben in einer Bibliothek erhalten und lassen sich bei zukünftigen Projekten bequem adaptieren – ein Vorteil, der bei dynamisch wachsenden IT-Organisationen bares Geld spart.

Kurz gesagt: Storywise funktioniert weniger als kompliziertes Enterprise-Tool, sondern vielmehr als pragmatische Hilfe genau an der Stelle, an der Product Owner sie benötigen: in der Projektvorbereitung und Angebotsphase. Für bis zu 100 User Stories pro Monat ist die Nutzung kostenlos möglich, was auch für Teams mit überschaubarem Projektvolumen attraktiv ist.

Wie entstand Storywise?

Storywise wurde von der ireo GmbH mit Sitz in Graz entwickelt, um eine Marktlücke im Bereich der Software-Beschaffungsverfahren zu schließen. Die Gründer erkannten, dass weder klassische Projektmanagement-Tools noch traditionelle Requirements-Engineering-Lösungen die spezifischen Herausforderungen bei der Angebotserstellung überzeugend abdecken.

CEO Simon Jiménez, selbst langjähriger Softwareentwickler und Projektverantwortlicher, sah sich oft mit unklaren Kundenanforderungen konfrontiert, die Projekte erschwerten. Aus diesem „Schmerz“ heraus entstand die Idee, ein Werkzeug zu entwickeln, das klar strukturierte, schnelle und vollständige Software-Spezifikationen ermöglicht und so für mehr Transparenz und Planungssicherheit sorgt.

• ►Welche Probleme können bei Software-Projekten durch unklare Anforderungen entstehen?

  Unklare Anforderungen führen oft zu Projektverzögerungen, Budgetüberschreitungen und Missverständnissen zwischen Auftraggebern und Entwicklungsteams. Dies kann wiederum zu ungenauen Angeboten und falschen Kostenschätzungen führen.

• ►Wie kann Anforderungsmanagement-Software das Requirements Engineering verbessern?

  Anforderungsmanagement-Software schafft Struktur durch Automatisierung, Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Sie ermöglicht die zentrale Erfassung und transparente Strukturierung von Spezifikationen, wodurch Stolpersteine in der Projektvorbereitung vermieden werden.

• ►Was sind die Hauptvorteile der Anforderungsmanagement-Software Storywise?

  Storywise bietet Effizienzsteigerung, Qualitätssicherung durch KI, Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit. Es reduziert den Zeitaufwand bei der Definition von Anforderungen und sorgt für nachvollziehbare und konsistente Spezifikationen.

• ►Wie unterstützt Storywise Product Owner in der Praxis?

  Storywise erleichtert die Strukturierung von Projektideen und die Erzeugung von Spezifikationen. Es ermöglicht die Erstellung verschiedener Angebotsversionen und reduziert das Konfliktpotenzial in der Projektumsetzung.

• ►Was zeichnet die Entwicklung von Storywise aus?

  Storywise wurde von der ireo GmbH entwickelt, um die spezifischen Herausforderungen im Software-Beschaffungsverfahren zu adressieren. Die Software nutzt modernste KI-Technologie und wurde von CEO Simon Jiménez entwickelt, um klare und vollständige Spezifikationen zu ermöglichen.