Ausbildungsmanagement-Software: So gelingt die Digitalisierung in Bildungseinrichtungen
Ausbildungsmanagement Software
- 23.11.2023
Unzureichende Hilfsmittel und Insellösungen prägen das Bild
Viele Aus- und Weiterbildungsanbieter kennen die Problematik: Der Lehrgangsbetrieb wird mit Hilfsmitteln wie Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken organisiert. Für die Stundenplanung kommen separate Systeme zum Einsatz. Wieder andere Tools sind für die Kommunikation mit den Teilnehmern zuständig. Keines der Werkzeuge ist speziell für den Einsatz im Ausbildungsmanagement entwickelt worden. Weiterhin sind die einzelnen Programme und Listen nicht miteinander vernetzt. Die Folge sind aufwendige Prozesse, uneinheitliche Vorgehensweisen und eine hohe Fehlerquote. Das Ziel sollte es daher sein, die vorhandenen Insellösungen durch eine zentrale, professionelle Ausbildungsmanagement-Software zu ersetzen. Eine solche Komplettlösung ist ANTRAGO berufsbildung.Zentrale Ausbildungsmanagement-Software bringt erhebliche Vorteile mit sich
Bei ANTRAGO berufsbildung handelt es sich um eine ganzheitlich konzipierte, modular aufgebaute und individuell anpassbare Ausbildungsmanagement-Software, mit der sich sämtliche Prozesse in der Aus- und Weiterbildung abbilden lassen. Viele der Arbeitsschritte können sogar automatisiert werden. Zudem dient das System als zentraler Informationspool zu Lehrgängen, Teilnehmern, Dozenten, Noten, Ressourcen und Finanzen. Besonders hebt sich die Lösung durch ihre komfortable und intuitive Bedienung positiv hervor.Im Hinblick auf den Funktionsumfang ist ANTRAGO berufsbildung sehr breit aufgestellt. Ein zentrales Modul ist beispielsweise die Lehrgangsverwaltung. Sie ermöglicht es, alle Ausbildungen und Lehrgänge inklusive der zugehörigen Inhalte, Stoffpläne und Stundenzahlen zu managen. Individuelle Module und Abschnitte werden übersichtlich dargestellt. Auch Fehlzeiten durch Praktikum, Berufsschule oder Ferien finden Berücksichtigung. Praktisch ist zudem, dass bestehende Veranstaltungen als Kopiervorlage für die Neuanlage verwendet werden können.
Ein weiterer wichtiger Baustein der Ausbildungsmanagement-Software ist die Teilnehmerverwaltung. Sie unterstützt sämtliche Vorgänge von der Anmeldung bis hin zur Erstellung von Zeugnissen. Alle Informationen zum Teilnehmer, darunter der Status, die Noten und die Abwesenheiten, werden durchgängig dokumentiert. Auch Teilnehmerbefragungen lassen sich mit der Lösung durchführen und auswerten.
Nicht nur Teilnehmer, sondern auch fest angestellte und externe Dozenten können mit ANTRAGO berufsbildung verwaltet werden. Nutzer erhalten einen guten Überblick über Qualifikationen und Verfügbarkeiten der Lehrer. Auch die Auslastung des Lehrdeputats wird dargestellt. Die Einsatzplanung erfolgt komfortabel via Drag-and-drop. Weiterhin wird die Prüfung und Abrechnung von Honoraren unterstützt. Praktisch ist außerdem, dass die Dozenten via Web jederzeit auf ihre Einsatzplanung zugreifen können.
Durchdacht ist die Stunden- und Raumplanung mit ANTRAGO. Es vereinfacht die Planung von Unterrichtsstunden erheblich. Möglich macht dies ein übersichtlicher grafischer Stundenplan, in dem alle relevanten Elemente wie Themen, Dozenten, Räume und Ressourcen per Drag-and-drop platziert werden können. Automatisierte Plausibilitätskontrollen minimieren dabei das Risiko von Fehlplanungen. Hilfreich: Beim Ausfall einzelner Unterrichtsstunden werden die verknüpften Ressourcen automatisch wieder verfügbar.
Weitere Kernbausteine der Ausbildungsmanagement-Software sind die folgenden:
- Prüfungsverwaltung: Notenberechnung und -erfassung, Zeugniserstellung, Ausbildungsverordnungen und Online-Stellung der Bewertung im Online-Portal
- Korrespondenz und Marketing: zentrale Ablage aller Vorgänge und Dokumente zu einem Kontakt, Erstellung individueller Zielgruppen, automatische Generierung von Serienbriefen und E-Mails
- Abrechnung: Überblick über Beträge und Zahlungstermine durch Leistungs- und Zahlungspläne, Rechnungsstellung an Teilnehmer oder abweichende Rechnungsempfänger, Unterstützung elektronischer Rechnungen, Schnittstellen zu FiBu-Systemen
Hinzu kommen eine Reihe von Zusatzfunktionen, die bei Bedarf ergänzt werden können:
- Online-Services: webbasierte Self-Services für Bewerber, Teilnehmer, Dozenten und Kooperationspartner
- E-Learning: Schnittstellen zu führenden Webinar-Plattformen und Lernmanagement-Systemen (LMS)
- Evaluation: Einholen und Auswerten von Teilnehmer-Feedback (auch online)
- Reports und Statistiken: Erstellen beliebiger Auswertungen im eigenen Design
- Unterkunftsmanagement: Verwaltung eigener Übernachtungskapazitäten und Verpflegungsleistungen
Bei zahlreichen Bildungseinrichtungen erfolgreich im Einsatz
ANTRAGO berufsbildung im Überblick:
• Abbildung aller Prozesse in der Aus- und Weiterbildung• selbstständige Konfigurationsmöglichkeiten
• Verwaltung von beliebigen Bildungsmaßnahmen
• modularer Aufbau
• Automatisierung von Arbeitsschritten
• Umsetzung individueller Prozesse
• Webportale für Teilnehmende und Dozierende
• flexible Reports und Statistiken
• schnittstellenoffen
• Mandantenfähigkeit
• detaillierte Rollen- und Rechtevergabe
• und vieles mehr
