Aus einer formalen Pflicht wird ein wertvolles Tool: Das Berichtsheft für IHK, HWK und weitere Handwerkskammern gibt es nun online
Berichtsheft IHK
- 21.05.2025
Das ungeliebte Pflichtprogramm während der Ausbildung
Das Führen ihres Berichtshefts ist nicht gerade die Lieblingsdisziplin unter Auszubildenden. Der Zeitaufwand für die handschriftliche Dokumentation der Ausbildungsinhalte ist häufig beträchtlich. Nach dem anstrengenden Arbeitstag bleibt wenig Energie und Lust, das Erlernte noch zu protokollieren, obwohl diese Zeit laut Berufsbildungsgesetz zur Arbeitszeit zählt. Die Anforderungen an Genauigkeit und Sorgfalt erhöhen den Druck zusätzlich, da jeder Eintrag idealerweise zeitnah erfolgt, dokumentiert durch Datum und Unterschrift.Die größte Baustelle ist für viele jedoch die Kontinuität beim Schreiben. Gesetzlich ist festgelegt, dass Einträge mindestens wöchentlich erfolgen sollten. Diese Regelmäßigkeit aufrechtzuerhalten, erfordert Disziplin und Organisation. Viele Auszubildende geraten in Verzug und stehen dann vor der schwierigen Aufgabe, rückwirkend Einträge zu erstellen – was weder im Sinne des Ausbildungsbetriebs noch der prüfenden Kammer liegt. Die Konsequenzen sind weitreichend: Wird das Berichtsheft nicht ordnungsgemäß geführt, droht eine Nichtzulassung zur Abschlussprüfung. Ausbilder sind dabei keinesfalls aus der Verantwortung entlassen, da sie laut Gesetz verpflichtet sind, ihre Schützlinge zur Berichtsheftführung anzuhalten und die Einträge regelmäßig zu kontrollieren.
Digitale Berichtshefte erleichtern den Ausbildungsalltag
Auf diese nachgerade "klassischen", Generationen von Auszubildenden allzu bekannten Probleme der Berichtsheftführung antwortet die Digitalisierung mit einer cleveren Lösung: das digitale Berichtsheft. Elektronische Ausbildungsnachweise führen zur erheblichen Zeitersparnis durch direkte Online-Erstellung und -Bearbeitung. Intuitive Bedienbarkeit vereinfacht den Dokumentationsprozess deutlich und reduziert den Arbeitsaufwand für alle Beteiligten.Denn auch die Freigabe durch Ausbilder erfolgt digital mit einem Klick. Der administrative Aufwand ist minimiert, die Nachverfolgbarkeit sogar verbessert: Alle Einträge bleiben chronologisch gespeichert, sodass der Lernfortschritt jederzeit nachvollziehbar bleibt – ohne das Risiko verlorener oder beschädigter Seiten wie im analogen Berichtsheft. Der ortsunabhängige Zugriff über verschiedene Endgeräte wie PC, Tablet oder Smartphone bietet maximale Flexibilität. Auszubildende können beispielsweise Übergangszeiten für ihre Einträge nutzen, etwa die Heimfahrt im öffentlichen Nahverkehr. Elektronische Berichtshefte leisten zudem einen Beitrag zur Nachhaltigkeit: Sie sparen Papier ein und reduzieren Druckkosten.
Besonders wichtig für Ausbildungsbetriebe und Kammern: Die elektronischen Systeme verhindern Datenverlust durch automatische Speicherung und sichern alle Dokumente als digitales Archiv. Online-Berichtshefte entsprechen allen gesetzlichen Vorgaben und erfüllen selbstverständlich die formalen Anforderungen der IHK, HWK und weiterer Handwerkskammern für die Zulassung zur Abschlussprüfung.
Das "Azubiheft" – mehr als ein elektronisches Berichtsheft für IHK, HWK und regionale Handwerkskammern
Eine Feedback-Funktion beispielsweise erlaubt das Ausfüllen individueller Beurteilungsbögen, die automatisch bei jedem Abteilungswechsel erstellt werden. Eine solch systematische Rückmeldung hilft, Ausbildungsprozesse kontinuierlich zu verbessern und räumt Auszubildenden und Ausbildern wichtige Reflexionsmöglichkeiten ein. Dank einer grafisch markant gestalteten Einsatzplanung behalten Ausbildungsverantwortliche den Überblick über alle Abteilungswechsel und Einsätze. Das System benachrichtigt die Auszubildenden automatisch über bevorstehende Termine und verbessert den organisatorischen Ablauf der Ausbildung.
Die integrierte Notenverwaltung des Azubihefts dokumentiert den schulischen Fortschritt, während das Unterweisungsmodul die betrieblichen Schulungen systematisch erfasst und an fällige Auffrischungen erinnert. Das Lernziel-Management dokumentiert, welche Ausbildungsinhalte bereits vermittelt wurden. Es gibt eine Fehlzeitenübersicht, eine digitale Ablage und sogar die Möglichkeit, Lerninhalte spielerisch via Quizbögen zu vermitteln. Die ToDo-Funktion schließlich komplettiert das System mittels digitalisierter Workflows mitsamt praktischer Formulare und Anträge.
Die Kosten für das Azubiheft sind überschaubar: Einrichtungskosten entstehen Unternehmen gar nicht, es fällt lediglich eine monatliche Gebühr von einem Euro (beziehungsweise 1,95 Euro für die erweiterte Programmversion) plus Mehrwertsteuer pro Auszubildendem an. Die Investition rentiert sich durch erhebliche Zeitersparnisse und bessere Ausbildungsqualität. Betriebe profitieren besonders von der verbesserten Übersicht und vereinfachten Kontrolle der Ausbildungsfortschritte, während Auszubildende die intuitive Bedienung und automatischen Erinnerungen schätzen.
Die Umstellung auf das digitale Berichtsheft wandelt eine bürokratische Pflichtaufgabe in ein strategisches Instrument zur Verbesserung der Ausbildungsqualität – ein Fortschritt, von dem alle Beteiligten profitieren.
