Bestes, gesetzeskonformes Hinweisgebersystem mit der Online-Lösung von Whistlelink
bestes Hinweisgebersystem
- 12.08.2024
Was ist das Hinweisgebersystem und wen betrifft es?
Die Vorteile einer Whistleblowing-Lösung liegen für Unternehmen auf der Hand. Sie ermöglicht eine frühe Risikoerkennung und fördert eine offene Unternehmenskultur. Mitarbeiter fühlen sich ermutigt, auf Probleme hinzuweisen. Unternehmen sind dadurch besser vor Compliance-Verstößen geschützt und können ihr gutes Images gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern pflegen.
Das Hinweisgebersystem muss dabei folgende Eigenschaften erfüllen:
1. Anonyme Meldungen
Es besteht keine Verpflichtung, anonyme Meldungen zu ermöglichen. Unternehmen müssen allerdings anonym eingehende Meldungen zuverlässig bearbeiten.
2. Art der Meldung
Die Meldung muss schriftlich, mündlich oder persönlich (auf Wunsch des Hinweisgebers) möglich sein. Dafür müssen Unternehmen über eine Online-Plattform, per Telefon oder eine andere Kommunikationskanäle erreichbar sein.
3. Zeitfenster
Wenn eine Organisation eine Whistleblower-Meldung erhält, ist der Whistleblower innerhalb von sieben Tagen darüber zu informieren, dass die Meldung eingegangen ist. Nach drei Monaten muss das Unternehmen dem Hinweisgeber eine Rückmeldung zu geplanten Maßnahmen geben.
Insbesondere für mittelständische Firmen sind einige Herausforderungen bei der Umsetzung zu meistern. Während sehr große Firmen und Konzerne häufig bereits geeignete Berichtskanäle eingerichtet haben, stehen Mittelständler vor der Aufgabe, diese erst zu finden und in die eigenen Strukturen zu implementieren.
Durch die lange Zeit der Unsicherheit haben einige Unternehmen bis heute noch kein internes Whistleblowing-System eingerichtet. Zum Schutz vor Strafen sollten sie dies allerdings zeitnah nachholen. Sollten Organisationen gegen die Bestimmungen des deutschen Hinweisgebergesetzes verstoßen, kann ihnen ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro drohen.
Wie können Unternehmen das vielleicht beste Hinweisgebersystem optimal für sich umsetzen?
Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, ein Whistleblowing-System intern einzurichten. Üblich sind beispielsweise physische oder virtuelle Postfächer, Telefon-Hotlines oder Messaging-Dienste. Besonders vorteilhaft sind allerdings Online-Systeme, die ein gesetzeskonformes Hinweisgebersystem implementieren. Physische und virtuelle Postfächer können häufig nicht die hohen Anforderungen an die Sicherheit und die Anonymität der Meldekanäle gewährleisten.
Mit einer Online-Lösung wie Whistlelink wird ein hohes Maß an Datensicherheit und DSGVO-Konformität gewährleistet. Hinweisgeber haben dadurch die Möglichkeit, vertrauliche Informationen sicher an den Adressaten zu leiten. Die Online-Lösung ist sämtlichen Personen einfach per Link zugänglich.
Whistlelink ist die effiziente Lösung zur Implementierung eines Hinweisgebersystems
Die Plattform ist äußerst intuitiv bedienbar und ermöglicht sowohl eine schriftliche als auch eine mündliche Berichterstattung. Aufgrund des Hostings in der EU erfüllt sie auch sämtliche Anforderungen an den Datenschutz.
Carsten Schönwald, Territory Manager DACH:
"Das Versprechen von Whistlelink ist es, es jedem Unternehmen extrem einfach zu machen, mit dem Whistleblowing-Gesetz konform zu gehen. Tausende von Kunden in ganz Europa bestätigen die einfache Implementierung und Effektivität unseres Systems."
Sicherheit ist ein Schlüsselelement des Whistleblowing-Systems
"Es ist zu erwarten, dass die Meldungen von Whistleblowern sensible Informationen und Daten enthalten werden. Whistlelink ist nach ISO 27001 für Informationssicherheit zertifiziert und gewährleistet damit höchste Datenschutzstandards", so Carsten."Was andere Benutzer an dieser Lösung schätzen, ist die hohe Benutzerfreundlichkeit und der nahtlose Implementierungsprozess. Der Kundensupport ist sehr reaktionsschnell und immer bereit, zu helfen".
Whistlelink bietet als digitales Tool dieselben Funktionen wie viele andere, wesentlich teurere Lösungen auf dem Markt. Es ermöglicht seinen Benutzern die vollständige Kontrolle über ihr internes Informationssystem. Es gibt verschiedene Modelle und Preise, mit denen Unternehmen genau die Lösung für ein Hinweisgebersystem finden, die zu ihren Anforderungen passt.
