Best Whistleblowing-System: So kommen Unternehmen den Anforderungen des Hinweisgebergesetzes nach

best whistleblowing system

12.08.2024
Florian Deuring

Im Juli 2023 trat das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft. Zunächst galt es für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern. Seit dem 17. Dezember 2023 müssen auch Organisationen mit über 50 Beschäftigten die neuen Vorgaben erfüllen. Unter anderem sind sie damit verpflichtet, ein Whistleblowing-System vorzuhalten. Vielerorts wurde dies noch nicht umgesetzt, was empfindliche Strafen nach sich ziehen kann. Insofern gilt es nun, sich zeitnah mit der Implementierung einer "Hinweisgeber-Lösung" zu befassen. Worauf kommt es beim best Whistleblowing-System dabei an?

Was sind die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes?

Die neue Gesetzesvorgabe des Bundes zielt darauf ab, den Schutz von Hinweisgebern zu gewährleisten, die schwerwiegende Verstöße in einem wirtschaftlichen beziehungsweise beruflichen Kontext melden. Dazu zählen sowohl strafrechtliche als auch bestimmte verwaltungsrechtliche Vergehen, jedoch nicht die Verletzung interner Unternehmensrichtlinien. Wesentlicher Bestandteil ist das Verbot von Vergeltungsmaßnahmen, selbst wenn diese nur angedroht werden. Um die Hinweisgeber zu schützen, kehrt das Gesetz die Beweislast um: Das Unternehmen muss nachweisen, dass keine Vergeltungsmaßnahme ergriffen wurde. Die Vertraulichkeit der Identitäten aller beteiligten Personen muss stets gewahrt bleiben, um den Schutz und die Integrität des Prozesses zu sichern.

Für Deutschland, das viele internationale Unternehmen beherbergt, bedeutet die Umsetzung dieser Richtlinie eine erhebliche Herausforderung. So sind Organisationen mit 50 oder mehr Mitarbeitern dazu verpflichtet, sichere Meldekanäle zu implementieren, die sowohl schriftliche als auch mündliche Berichte ermöglichen. Verstöße gegen diese Vorgaben können mit einer Geldstrafe von bis zu 50.000 Euro geahndet werden. Um der gesetzlichen Pflicht nachzukommen, ist ein geeignetes Hinweisgebersystem erforderlich.

Was ist ein Whistleblowing-System?

Ein Whistleblowing-System dient dazu, Fehlverhalten innerhalb eines Unternehmens effektiv aufzudecken und zu managen. Es kann verschiedene Meldekanäle bereitstellen, darunter physische oder virtuelle Postfächer, Telefon-Hotlines oder Online-Plattformen. Systeme dieser Art sorgen dafür, dass Hinweisgeber anonym bleiben und ihre Meldungen diskret behandelt werden.

Ein gut funktionierendes Hinweisgebersystem hilft, potenzielle Schäden zu verhindern, Verluste zu minimieren und eine loyale Belegschaft aufzubauen. Ohne ein solches System könnten Mitarbeiter Informationen hingegen extern preisgeben, was dem Ruf des Unternehmens schadet. Zudem könnten unentdeckte Betrugsfälle erhebliche finanzielle Verluste verursachen und wichtige ESG-Faktoren (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) missachtet werden. Auch Investoren achten bei ihren Analysen zunehmend auf das Vorhandensein eines Whistleblowing-Systems.

Nicht zuletzt setzt die Implementierung einer Whistleblowing-Lösung ein klares Zeichen: Sie zeigt, dass ein Unternehmen seine Mitarbeiter ermutigt, Missstände zu melden. Unterstützt durch eine anerkannte Whistleblowing-Policy signalisiert dies eine offene und ehrliche Unternehmenskultur, die Vertrauen schafft und Mitarbeiter dazu anregt, Probleme intern statt extern anzusprechen.

Best Whistleblowing-System: Welche Vorteile hat ein Online-Whistleblowing-System?

Die EU-Vorschriften zum Schutz von Hinweisgebern verlangen sichere Meldekanäle, die Anonymität gewährleisten und Feedback ermöglichen. Physische oder virtuelle Postfächer erfüllen diese Anforderungen oft nicht ausreichend. Ein gut konzipiertes Online-System kann hingegen hohe Datensicherheitsstandards und auch die geltenden DSGVO-Vorgaben erfüllen. Weiterhin ermöglichen Online-Lösungen eine vertrauliche und zeitnahe Kommunikation mit dem Hinweisgeber sowie eine effiziente Rückmeldung.

Ein Online-Whistleblowing-System sollte so gestaltet sein, dass es allen Interessengruppen zugänglich ist. Eine Lösung, die über einen Link auf der Unternehmenswebsite erreichbar ist, ist daher ideal.

Praxisbeispiel: So sehen geeignete Lösungen aus

Eine beliebte, leistungsstarke und sichere Whistleblowing-Lösung ist Whistlelink – ein SaaS-Produkt, das umfassend auf die Compliance-Anforderungen von Unternehmen zugeschnitten ist.

Whistlelink ist konform mit dem Whistleblowing-Gesetz und der DSGVO. Gehostet wird die Lösung in EU-Rechenzentren, die nach ISO 27001 zertifiziert sind. Punkten kann das System vor allem mit einer einfachen Einrichtung sowie einer intuitiven Bedienung und Verwaltung. Zudem ist es in über 40 Sprachen verfügbar, was insbesondere international aufgestellten Unternehmen entgegenkommt.

Das Hinweisgebersystem kombiniert verschiedene Funktionen: Es ermöglicht anonyme Meldungen, bietet ein Fallmanagement-Tool und stellt ein sicheres sowie rechtskonformes Hinweisgebersystem bereit. Mit Maßnahmen wie Multifaktor-Authentifizierung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und regelmäßigen externen Penetrationstests wird ein Höchstmaß an Sicherheit garantiert.

Die Kernbestandteile von Whistlelink sind:

personalisierte Berichtsseite: In nur zehn Minuten kann eine Whistleblowing-Website in Betrieb genommen werden – mit anpassbaren Texten und Berichtspassagen in verschiedensten Sprachen.

richtlinienkonforme Whistleblowing-Software: Zwei-Wege-Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Unternehmen, mit Benachrichtigungen über neue Vorgänge

Fallmanagement-Modul: intuitives Modul mit Benachrichtigungen, Terminerinnerungen, Risikokategorisierung, Benutzerzugangskontrolle, Dokumentation und Statistiken.

Die Funktionen im Detail:

Erinnerungen und Warnungen: Benachrichtigungen für neue Fälle, Nachrichten vom Hinweisgeber und bevorstehende Fristen

Verarbeitung von sensiblen Informationen: Schutz der Identität des Hinweisgebers durch diskrete Verarbeitung und anonymisierte Fallkopien

schriftliche und mündliche Meldekanäle: Berichte können durch Ausfüllen eines Fragebogens oder durch eine Sprachnachricht erstellt werden

standardisierte automatische Antworten: konsistente Kommunikation und Einhaltung von Fristen durch automatische Antwortnachrichten

Berichtsfilter: Risikobewertung und Filterfunktion für irrelevante oder nicht risikobehaftete Berichte

Fallvernetzung: Verbindung und Verlinkung von Fällen, die sich auf dasselbe Fehlverhalten beziehen

Carsten Schönwald, Territory Manager DACH:

"Das Versprechen von Whistlelink ist es, es jedem Unternehmen extrem einfach zu machen, mit dem Whistleblowing-Gesetz konform zu gehen. Tausende von Kunden in ganz Europa bestätigen die einfache Implementierung und Effektivität unseres Systems."