Beteiligungsmanagement-Software: Beteiligungen effizient und rechtssicher verwalten und steuern
Beteiligungsmanagement Software
- 02.02.2024
Beteiligungsmanagement: Inhalte und Aufgaben
Beteiligungsmanagement bezeichnet die Verwaltung und Überwachung einer Organisation und ihrer rechtlichen Einheiten – sprich: Beteiligungen wie zum Beispiel Tochtergesellschaften – , um sicherzustellen, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dadurch wird ebenfalls sichergestellt, dass die Organisation ihre Geschäfte reibungslos abwickeln kann. Hier werden also alle strategischen, operativen und verwaltenden Aufgaben zusammengefasst, die eine Unternehmensgruppe im Hinblick auf ihre Beteiligungen erfüllen muss. Konkret umfasst das Aufgaben in drei wesentlichen Bereichen:- Erfüllung der rechtlichen Pflichten, wie zum Beispiel das gesetzliche Meldewesen,
- Unterstützung der täglichen Arbeit und
- werteorientierte Steuerung des Beteiligungsportfolios.
Welche Herausforderungen gibt es im Beteiligungsmanagement?
Eine weitere wesentliche Aufgabe ist die Einholung, Erfassung und Freigabe von Informationen zu den einzelnen Beteiligungen. Dieser Punkt ist häufig ein echtes Problem, denn durch die vielen involvierten Abteilungen liegen die benötigen Daten häufig in unterschiedlichen Dateisilos. In der Konsequenz müssen Excel-Dateien hin und her geschickt werden, dadurch wiederum entstehen Medienbrüche und es ist nicht sicher, wie aktuell die Daten überhaupt sind. Unternehmensgruppen sehen sich also vor der Aufgabe, ein effizientes Beteiligungsmanagement zu implementieren, indem sie
- effiziente Prozesse über alle Abteilungen und Unternehmenseinheiten hinweg etablieren,
- das Beteiligungsmanagement in das Konzernberichtswesen einbinden und
- unterschiedliche Systeme in ein konzernweites System integrieren, indem einheitlich gearbeitet werden kann.
Effizientes Management mit Beteiligungsmanagement-Software
1. Optimierte Datenerfassung: Die Software ordnet Daten den entsprechenden Verantwortungsbereichen inklusive Zugriffssteuerung zu und nutzt dafür ein detailliertes Berechtigungskonzept. Dadurch können auch im Nachgang durchgeführte Datenänderungen immer genau einer Person oder einem bestimmten Personenkreis zugeordnet werden. Die Software setzt also auf dezentrale Datenpflege, nutzt jedoch einen zentralen Freigabeprozess.
2. Zeitabhängigkeit: Die Aktualität der genutzten Daten ist wesentlich. Daher können in der Software geänderte und bearbeitete Werte nur unter Angabe eines Stichtages oder eines rechtlichen Wirksamkeitsdatums gespeichert werden.
3. Rechtsformabhängigkeit: Je nach Rechtsform sind verschiedene Handlungen möglich. Bei einer AG können beispielsweise Mandate im Aufsichtsrat und im Vorstand besetzt werden. Je nach Rechtsform gibt es auch unterschiedliche Meldepflichten, die über die Software abgewickelt werden können.
4. Einheitliche Datenbasis: Ziel des Beteiligungsmanagements ist es, einen einheitlichen Datenpool aller beteiligungsrelevanten Informationen der Unternehmensgruppe zu schaffen. Nur dadurch können die Informationen auch abteilungsübergreifend schnell bereitgestellt werden. Auch das ist mit der Software möglich.
Zusammengefasst hilft die Software dabei, die Prozesse effizienter zu gestalten und die Datenqualität zu verbessern. Die Software stellt umfangreiche Funktionen bereit, die die aktive Steuerung und Optimierung von Beteiligungsportfolios ermöglichen und die Zusammenarbeit aller relevanten Abteilungen unterstützen. Zudem beinhaltet die Software zertifizierte Standardabläufe wie beispielsweise die rechtskonforme Dateneingabe oder auch Funktionen zu Meldewesen, Reporting oder Unternehmensbewertung.
zetVisions CIM bietet Unternehmensgruppen diverse Vorteile: Ein digitales Termin- und Fristenmanagement und die vereinfachte Suche nach Ansprechpartnern bringen nicht nur Arbeitserleichterungen, sondern auch mehr Transparenz. Darüber hinaus spart die Software auch Zeit ein, unter anderem durch eine zügige Erstellung der Beteiligungsstruktur oder die automatisierten Datenabfragen. Optimierte Compliance-Prozesse sparen zudem auch Kosten ein. Die einheitliche Datenbasis, der sogenannte Single Point of Truth, bietet zudem Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit, auch in Prüfungssituationen.
