Consulting KPIs: klare Kennzahlen, bessere Steuerung – mit Expertise zum transparenten, optimierten Projektgeschäft

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27.06.2025
Florian Deuring

Unklare Zuständigkeiten, fehleranfällige Prozesse und fehlende Transparenz im Projektcontrolling: Viele mittelständische Dienstleister kennen diese Realität aus ihrem operativen Alltag. Eine konsolidierte Datenbasis für strategische Entscheidungen fehlt oft genauso wie ein funktionierendes System zur Projekt- und Ressourcenplanung. In solchen Fällen führt die Verbindung aus fundierter ERP-Expertise und Consulting für KPIs zu spürbaren Verbesserungen.

Fehlende Systematik im Projektgeschäft

Besonders Unternehmen mit projektbasierten Dienstleistungen geraten immer wieder an die gleichen Grenzen: Dashboards zur Analyse von Kennzahlen fehlen, das Controlling läuft über Excel-Tabellen an verschiedenen Speicherorten und die Buchhaltung ist ausgelagert. Schnittstellen oder automatisierte Abläufe sind in der Regel kaum vorhanden. Projektplanung, Zeiterfassung, Reisekosten oder Urlaubsanträge werden manuell verwaltet oder derartige Daten gar nicht erfasst. Zahlreiche Informationen für die Abrechnung und das Controlling liegen isoliert vor. Dies schmälert die Transparenz, verursacht hohe manuelle Aufwände und sorgt für Fehler in den Abläufen. Besonders problematisch wird es, wenn gleichzeitig verschiedene Projekte, Budgets, Ressourcen und Standorte gesteuert werden sollen.

Ein weiteres Hindernis: Die eingesetzten Tools wachsen oft nicht mit den Anforderungen des Unternehmens. Funktionen für Intercompany-Abrechnungen fehlen ebenso wie übergreifende Workflows, etwa zwischen Projektmanagement und Finanzbuchhaltung. Ein standardisiertes, systemgestütztes Vorgehen ist unter diesen Bedingungen kaum möglich. Gleiches gilt für ein belastbares KPI-Reporting, das für fundierte Entscheidungen notwendig wäre.

Consulting KPIs als wichtiger Hebel für Verbesserungen

Consulting KPI für Dienstleister - Zitat und Bild Magdalena Stahl, Managerin bei Greenlight Consulting — Magdalena Stahl, Managerin bei Greenlight Consulting

Die genannten Herausforderungen lassen sich durch gezielte ERP-Beratung und datenbasierte Projektsteuerung deutlich reduzieren. Dabei sollte es allerdings nicht nur um die Einführung neuer Software gehen, sondern um die Schaffung einer durchdachten, integrierten Systemlandschaft, die Prozesse vereinheitlicht und verlässliche Daten verfügbar macht. Ziel muss es sein, operative Transparenz zu schaffen, Entscheidungen auf eine belastbare Datengrundlage zu stellen und die administrativen Aufwände zu minimieren.

Ein Anbieter, der sich auf diesen Bereich spezialisiert hat, ist die Greenlight Consulting GmbH aus Oberhaching bei München. Das inhabergeführte Unternehmen betreut seit 2006 namhafte Kunden wie BMW oder Siemens sowie zahlreiche mittelständische Unternehmen – insbesondere bei agilen Transformationsprojekten und der Einführung skalierbarer ERP-Lösungen im Mittelstand. Die rund 70 Beschäftigten arbeiten eng mit Softwarepartnern wie Deltek und Unit4 zusammen. Sie gelten als anerkannte Spezialisten für die Herausforderungen im Mittelstand. Die eigene Eventlocation Greenlight HUB sowie die Auszeichnung als "Great Place to Work" unterstreichen den Anspruch eines modernen, dynamischen Dienstleisters mit starkem Praxisbezug.

Maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Dienstleistungsunternehmen

Consulting KPI für Dienstleister - ERP-Software Deltek Maconomy

Kernstück des Beratungsansatzes von Greenlight Consulting ist die ERP-Software Deltek Maconomy. Die Lösung wurde speziell für projektbasierte Organisationen entwickelt und eignet sich für verschiedenste Branchen. Hierzu zählen beispielsweise Beratungsdienstleister, Agenturen, IT-Dienstleister, Ingenieurbüros oder Forschungseinrichtungen. Im Mittelpunkt der Lösung steht die ganzheitliche Abbildung aller zentralen Prozesse – von der Projektinitiierung über das Ressourcenmanagement bis hin zur Fakturierung und Finanzplanung.

Mit Deltek Maconomy werden bisher manuelle oder fragmentierte Abläufe durch integrierte Workflows ersetzt. Die Software verknüpft CRM, Projektcontrolling, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Spesenabrechnung und Buchhaltung in einer einzigen Plattform. Dank Cloud-Betrieb mit Serverstandorten in Europa ist die Lösung auch sicherheitstechnisch auf dem neuesten Stand. Multi-Company-Support und Anbindung an gängige Tools wie Salesforce oder Jira sind ebenfalls möglich.

Ein weiterer entscheidender Vorteil: Die Lösung ist skalierbar und wächst mit den Anforderungen des Unternehmens. Sie stellt transparente Echtzeitdaten bereit, optimiert die Auslastung und macht Geschäftsprozesse messbar. Hierbei schafft sie zudem alle Voraussetzungen für ein aussagekräftiges KPI-Reporting.

Die Zeit- und Kostenerfassung erfolgt direkt im System, mobil per App oder am Desktop, inklusive Genehmigungs-Workflows und Integration in die Finanzbuchhaltung. Auch projektbezogene Budgetierungen und Prognosen lassen sich auf Knopfdruck abrufen.

Branchenverständnis trifft Umsetzungskompetenz

Greenlight Consulting unterscheidet sich von klassischen ERP-Anbietern und Spezialisten für KPIs im Consulting durch die enge Verzahnung von technischer Implementierung und betriebswirtschaftlicher Expertise. Die Berater kennen die Anforderungen mittelständischer Dienstleistungsunternehmen aus zahlreichen Projekten und agieren als echte Sparringspartner auf Augenhöhe. Die Umsetzung erfolgt effizient und ohne unnötige Komplexität – mit schnellen Reaktionszeiten, direkter Kommunikation und pragmatischen Lösungen.

Im Fokus steht dabei stets der konkrete Nutzen für den operativen Alltag:

• Dashboards, die belastbare Kennzahlen liefern
• Prozesse, die ineinandergreifen
• Systeme, die nicht überfordern, sondern entlasten

Für Unternehmen, die ihre Buchhaltung optimieren, den Überblick über Projekte und Budgets behalten oder ihre Ressourcen optimal einsetzen möchten, schafft Greenlight Consulting damit die nötigen Voraussetzungen.